Егер істер тізіміңіз күніңізден екі есе ұзын болса, шешім қаттырақ жұмыс істеу емес — тапсырмаларға дұрыс басымдық беруді үйрену. Басымдық қою — күш-жігеріңіздің шынымен ілгерілететін жұмысқа ма, әлде қаттырақ айқайлаған іске ме түсетінін шешетін дағды. Бұл нұсқаулықта тапсырмаларға басымдық берудің дәлелденген төрт әдісі — Эйзенхауэр матрицасы, ABCDE әдісі, MoSCoW және MIT — мысалдарымен, ымыраларымен және кез келгеніне қолдануға болатын бес минуттық күнделікті процесімен қаралады.

Басымдық неге маңызды (және нашар басымдық қалай көрінеді)

Көпшіліктің өнімділік мәселесі жоқ. Оларда басымдық мәселесі бар. Олар қатты жұмыс істейді, көп іс тындырады, бірақ апта соңында маңызды нәрсенің неге қолға алынбағанына таңғалады.

Нашар басымдықтың бірнеше таныс белгісі бар. Таңертеңгі уақытыңызды поштаға жұмсайсыз, себебі ол өнімді сезіледі. Күн тәртібіңізді ең қатты айқайлайтын мүдделі жақ белгілейді. Шұғыл тапсырмалар апта сайын маңыздыларды ығыстырады. Үлкен жоба орнынан қозғалмайды, себебі оған «жақсы уақыт» ешқашан табылмайды. Күнді шаршап аяқтайсыз да, маңызды деп ештеңені атай алмайсыз.

Басымдық қоюды білу мұны екі жолмен түзейді. Ол нені кейінге қалдырғаныңызды жазбаша мойындауға мәжбүрлейді — ал бұл бәрін үлгеремін деп өзіңізді алдаудың бұлыңғыр кінәсінен әлдеқайда сау. Әрі ол келесі 30 минутқа әдепкі әрекет береді, сондықтан не істеу керегін ойлауға шешім қуатын жұмсамай, істеудің өзіне жұмсай бастайсыз.

Басымдық қою — көбірек істеу емес. Бұл — дұрысын азырақ істеу.

1-әдіс: Эйзенхауэр матрицасы

Эйзенхауэр матрицасы «Менде мәселенің екі түрі бар: шұғыл және маңызды. Шұғылы маңызды емес, ал маңыздысы ешқашан шұғыл емес» деген сөз айтты дейтін АҚШ президенті Дуайт Д. Эйзенхауэрдің атымен аталады. Стивен Кови оны «Айрықша тиімді адамдардың 7 дағдысы» кітабында танымал етті.

Сіз әр тапсырманы екі сұраққа қарай төрт квадранттың біріне жіктейсіз: ол шұғыл ма? ол маңызды ма?

1-квадрант — шұғыл әрі маңызды. Нағыз дағдарыс, қатаң мерзім, шынайы төтенше жағдай. Мұны бірінші істеңіз. Уақыт өте келе мақсат — 2-квадрантта көбірек уақыт өткізу арқылы бұлардың санын азайту.

2-квадрант — маңызды, бірақ шұғыл емес. Стратегиялық жұмыс, жоспарлау, дағдыны терең дамыту, қарым-қатынас, денсаулық және әзірге ешкім айқайламай тұрған үлкен жоба. Күшті мамандардың басым бөлігі уақытының көбін осында өткізеді, ал көпшілік мұнда мүлде дерлік уақыт бөлмейді.

3-квадрант — шұғыл, бірақ маңызды емес. Бөгеттер, хаттардың көбі, біреуге сіз керек болғандықтан өтетін кездесулер. Мұны біреуге тапсырыңыз немесе топтаңыз. Олар жұмыс сияқты сезіледі, бірақ нақты мақсаттарыңызды сирек ілгерілетеді.

4-квадрант — шұғыл да, маңызды да емес. Әлеуметтік желіні ақтару, бос әуре, бүгін үшінші рет қалталарыңызды реттеу. Мұны жойыңыз немесе алмастырыңыз.

Мысал. Өнім менеджерінің дүйсенбілік тізімінде «шұғыл түзетуді шығару» (1-кв.), «Q3 жол картасының жобасын жазу» (2-кв.), «мүдделі жақтың мәртебе сұрағанына жауап беру» (3-кв.) және «Slack арналарын қайта реттеу» (4-кв.) болуы мүмкін. Матрицасыз төртеуі де қысып тұрғандай көрінеді. Матрицамен жол картасы күн 3-квадрант шуына толмай тұрып 90 минуттық блок алады.

Эйзенхауэр матрицасы өзін үнемі дүрбелең күйде — үнемі жауап беріп, ешқашан ілгерілемей — сезінетіндерге қолайлы. Ал шынымен бәрі шұғыл болғанда ол пайдасы аз (мұндайда сізде басымдық мәселесі емес, жүктеме мәселесі бар).

2-әдіс: ABCDE әдісі

Брайан Трейси Eat That Frog кітабында жасаған ABCDE әдісі — жалаң тізімді реттеудің ең тікелей жолы. Тізіміңізбен төмен қарай жүріп, әр тапсырмаға әріп бересіз:

  • A — істеу міндетті. Істелмесе, салдары ауыр. Бір күнде бірнеше A болуы мүмкін; ондайда оларды рет-ретімен A-1, A-2, A-3 деп таңбалаңыз.
  • B — істеу керек. Салдары жеңіл. Маңызды, бірақ бір күнге кешіксе, әлем құламайды.
  • C — істесе жақсы. Өткізіп жіберсеңіз, нақты салдары жоқ.
  • D — біреуге тапсыру. Кемшін болса да, басқа біреу істей алатынның бәрі.
  • E — жою. Шыншыл қарағанда, мүлде керегі жоқ тапсырмалар.

Бұзылмайтын ереже — барлық A бітпейінше B тапсырмасын бастамайсыз. Көпшілік мұны керісінше істейді: өнімді сезіну үшін жеңіл C-лерді бітіріп тастайды да, A-ларға жететін қуаты қалмайды.

Мысал. Фрилансер жазушының сейсенбілік тізімі:

  • Төлемді кешіктірген клиентке шот жіберу — A-1
  • Бейсенбіге дейінгі мақаланың бірінші нұсқасын бітіру — A-2
  • Үш ұсыныс хатқа жауап беру — B
  • Портфолионы өткен айдағы жұмыстармен жаңарту — C
  • Әлеуметтік желі жазбаларын жоспарлау — D (көмекшіге)
  • ЖИ-мен мәтін жазу құралдары туралы мақала оқу — E (жай ғана жойыңыз)

ABCDE жұмысы негізінен өзін-өзі бағыттайтын және тізімі әркелкі — әкімшілік істер, терең жұмыс және ұсақ шаруалар араласқан — адамдарға қолайлы. Ол Эйзенхауэр матрицасынан қарапайымырақ әрі жылдамырақ қолданылады. Ымырасы: ол шұғылды маңыздыдан ажыратпайды — бұл байыпты пікірді A/B/C шешіміне өзіңіз енгізуіңіз керек.

3-әдіс: MoSCoW (Must / Should / Could / Won’t)

MoSCoW бағдарламалық жасақтама әзірлеуде шығарылым ауқымын келісу тәсілі ретінде пайда болды, бірақ жеке басымдық қоюға тамаша бейімделеді. Төрт санат:

  • Must (міндетті). Талқыға салынбайды. Онсыз жұмыс сәтсіз аяқталады.
  • Should (керек). Маңызды әрі құнды, бірақ онсыз да жұмыс сәтті бітеді.
  • Could (болса жақсы). Қалаулы. Уақыт болса, қосыңыз.
  • Won’t (бұл жолы жоқ). Осы айналымнан әдейі шығарылған — «ешқашан» емес, «дәл қазір емес».

MoSCoW-ды ерекше ететін нәрсе — «Won’t» санаты. Басымдық әдістерінің көбі не істейтініңізге зейін қояды. MoSCoW не істемеуді шешкеніңізді жазуға мәжбүрлейді. Жазбаша кейінге қалдыру таңғажайып еркіндік береді — іс енді мазалауды қояды, себебі ол ұмытылған емес, ресми түрде тоқтатылды.

Мысал. Өнімді шығару аптасын жоспарлау:

  • Must: қону бетін шығару, хабарлама хатын жіберу, қолдау қызметін ақпараттандыру
  • Should: 2 минуттық демо бейне жазу, LinkedIn-ге жазба жариялау
  • Could: баспасөзге жіберу тізімін жазу, серіктестік бетін жасау
  • Won’t (осы аптада): ақылы жарнама, подкасттарға ұсыныс, бағалар кестесінің жаңа дизайны

MoSCoW жобаға негізделген жұмысқа, спринттерге, шығарылымдарға және мерзімі бекітілген, ауқымы икемді кез келген жағдайға қолайлы. Күнделікті жеке істер тізіміне ол онша көмектеспейді, себебі санат ішіндегі істерді реттемейді.

4-әдіс: MIT — ең маңызды тапсырмалар

MIT — бұл тізімдегі ең қарапайым жүйе әрі көпшілік үшін ең тиімдісі. Идеясы: әр күннің басында бір-үш ең маңызды тапсырмаңызды анықтайсыз. Оларды тізімнің басына жазасыз. Соларды бірінші істейсіз.

Осымен бітті. Квадрант жоқ. Әріп жоқ. Санат жоқ.

Мұндағы шектеудің өзі — мән. Үш MIT-пен шектелу нақты шешім қабылдауға мәжбүрлейді. Егер бәрі маңызды болса, ештеңе маңызды емес — ал MIT әдісі осымен бетпе-бет қоюға мәжбүрлейді. Бір MIT әдетте таңыңыздың басым бөлігін алатын тірек тапсырма болады. Қалған бір-екеуі кішірек, бірақ салмағы бар істер.

Мысал. Кәсіпкердің дүйсенбілік MIT-тері:

  1. Жұмаға арналған инвесторлар жаңалығын жазу.
  2. Тең құрылтайшымен ауқым туралы қиын әңгіме жүргізу.
  3. Жаңа баға деңгейлерін қарап шығып, бекіту.

Күн тізіміндегі қалғанының бәрі — бонус. Егер тек MIT-тер бітсе, күн сәтті өтті деген сөз.

MIT бұл тізімдегі әр әдіспен жақсы үйлеседі. Кандидаттарды анықтауға Эйзенхауэр матрицасын қолданып, содан кейін 2-квадранттан үш MIT таңдай аласыз. Толық тізімге ABCDE қолданып, ең үстіңгі екі A-ны MIT деп жариялай аласыз. Бұл жүйелер бір-бірімен бәсекелеспейді — олар қабаттар.

Өз жағдайыңызға дұрыс әдісті қалай таңдайсыз

Жалғыз ең жақсы әдіс деген жоқ. Дұрыс таңдау қандай жұмыс істейтініңізге байланысты.

Эйзенхауэр матрицасын қолданыңыз, егер өзіңізді үнемі дүрбелең күйде сезінсеңіз, күніңізді бөгеттер басқарса немесе стратегиялық жұмысқа уақыт таппасаңыз. Матрица 2-квадрантты бетке шығарып, 3-квадрантты ұялтады.

ABCDE әдісін қолданыңыз, егер жұмысыңыз негізінен өзіңізден тәуелді болса, тізіміңіз ұзын әрі әркелкі болса және жеңіл тапсырмаларды бірінші істеуге бейім болсаңыз. ABCDE рет орнатуға мәжбүрлейді.

MoSCoW-ды қолданыңыз, егер мерзімі бекітілген жобамен жұмыс істеп жатсаңыз әрі мүмкіндіктер мен нәтижелер тізімі шексіз өсуі мүмкін болса. MoSCoW ауқымды келіседі және кейінге қалдыруды айқындайды.

MIT-ті қолданыңыз, егер бір ғана әдет керек болса, ол дәл қазір керек болса және ертең-ақ жұмыс істегенін қаласаңыз. MIT — мұндағы ең жоғары қайтарымды әрі ең аз шығынды әдіс.

Іс жүзінде тәжірибелі мамандардың көбі MIT-ті күн сайын, ал ауырлау әдісті (Эйзенхауэр не ABCDE) апталық шолу кезінде аптасына бір рет қолданады. Апталық өтпе жалпы бейнені көрсетеді; күнделікті MIT өтпесі соны орындайды. Толығырақ жоспарлау жүйесі үшін басымдық қоюды уақытты блоктарға бөлу секілді уақытты басқару әдістерімен біріктіріңіз — MIT-теріңізді таңдаңыз да, оларға күнтізбеден уақыт бөліңіз.

Күнделікті басымдық қою процесі (күніне 5 минут)

Сізге бір сағаттық жоспарлау салты керек емес. Тұрақты орындалатын бес минуттық таңғы рәсім екі аптада тастап кететін күрделі жүйеден артық.

1-минут: төгіп алыңыз. Тапсырмалар тізіміңізді ашып, кешеден бері келген бәрін жылдам қосыңыз — хаттар, түнгі идеялар, әріптестер айтқан нәрселер. Әзірге өңдемеңіз. Жай ғана жинаңыз. Егер төгетін негізгі тізіміңіз әлі болмаса, істер тізімін қалай құру керек нұсқаулығымызды қараңыз.

2-минут: көз жүгіртіңіз. Бүкіл тізімді оқып шығыңыз. Әзірге шешім қабылдамайсыз; оны басыңызға жүктеп жатырсыз.

3-4-минут: таңдаңыз. Күнге бір-үш MIT таңдап, оларды белгілеңіз. Қаласаңыз, қалғанын A/B/C деп таңбалаңыз немесе квадранттарға бөліңіз — бірақ міндетті түрде белгіленуі тиіс жалғыз нәрсе — MIT-тер.

5-минут: блок бөліңіз. Күнтізбеңізді ашып, ең үстіңгі MIT-іңізге күннен блок бөліңіз — жақсысы ең сергек зейін терезеңізде, пошта мен кездесулер оны жаулап алмай тұрып. Бастауға жиырма минут та жетеді; бір сағат жақсырақ.

Бүкіл процесс осы. Ол әдейі қысқа, сонда сіз оны шынымен күн сайын орындайсыз.

Оны жұмыс істететін бірнеше ескерту:

  • Мұны поштадан бұрын істеңіз. Пошта басымдықтарыңызды басқа адамдардың басымдықтарына сай қайта реттейді.
  • Мұны бір уақытта, бір жерде істеңіз. Әдетті қалыптастыратын нәрсе — тұрақтылық.
  • Кешегі MIT-теріңізді де сол бес минутта қарап шығыңыз — олар бітті ме, бітпесе неге? Заңдылықтар бір аптадан кейін көрінеді.

Егер GTD секілді құрылымдырақ жүйе қолдансаңыз, бұл бес минуттық өтпе «әрекет» қадамына айналады — бұрыннан сеніп жүрген тізімнен келесі істі таңдау.

Басымдық қоюда болдырмайтын қателер

Барлық өнімділік кітабын оқып шыққан, бірақ әлі де шашыраңқы сезінетін адамдарда бірнеше заңдылық қайта-қайта көрінеді.

Шұғылдықты маңыздылықпен шатастыру. Бұл — ең үлкен қате. Шұғыл тапсырмалар шулы. Маңызды тапсырмалар үнсіз. Белсенді жүйесіз шулысы әрдайым жеңеді.

Басымдықтарыңызды басқаларға белгілетіп қою. Пошта, Slack және кездесулер — негізінен басқа біреудің үстеліңізге келіп түскен басымдықтары. Оларға күніңізден орын тиесілі, бірақ бірінші орын емес.

Барлық A-ны тең деп қабылдау. Егер A тізіміңізде он бір іс болса, сізде A тізімі жоқ — сізде жаңылысқан B тізімі бар. A ішінде мәжбүрлеп реттеңіз.

Істеудің орнына қайта жоспарлау. Тізімді қайта жазу, матрицаны қайта пішімдеу, қосымша ауыстыру. Жоспарлау өнімді сезіледі, бірақ ештеңе шығармайды. Күнделікті жоспарлауды бес минутпен шектеп, қалғанын орындауға сақтаңыз.

Не істемейтініңізді жазудан бас тарту. Ықтимал істердің бәрін қамтитын, бірақ неден бас тартқаныңызды ешқашан белгілемейтін тізім үнсіз кінә машинасына айналады. Тапсырмаларды ресми түрде зейнетке шығару үшін MoSCoW-дың «Won’t»-ын немесе ABCDE-нің «E»-сін қолданыңыз.

Әдісті таңдап алып, соны елемеу. Әдістер тек күн сайын қолданғанда жұмыс істейді. Әр дүйсенбі таңында қолданатын қызықсыз жүйе оқып шыққан, сүйсінген, бірақ ешқашан пайдаланбаған мінсіз жүйеден артық нәтиже береді.

Жұмыстың орнына жүйені жетілдіру. Егер биыл тапсырма басқарушыны үш рет ауыстырсаңыз, сізде құрал мәселесі жоқ. Сізде істеу мәселесі бар. Құрал таңдаңыз — қағаз, SetTasks немесе қолда бар кез келгені — және дүкен аралауды доғарыңыз.

Тапсырмаларға басымдық беруді үйренудің мәні ұйымшыл сезінуде емес. Мәні — апта соңында маңызды нәрселердің шынымен орындалғанына көз жеткізуде. Күн сайын қолданылатын қарапайым әдіс сізді соған жеткізеді.