چطور کارها را اولویت‌بندی کنیم: ماتریس آیزنهاور و ABCDE

اگر فهرست کارهایتان دو برابر روزتان است، پاسخ سخت‌تر کار کردن نیست — یاد گرفتن اولویت‌بندی درست کارهاست. اولویت‌بندی همان مهارتی است که تعیین می‌کند تلاش شما روی کاری بنشیند که واقعاً اوضاع را جلو می‌برد، یا روی هر موردی که تصادفاً بلندتر داد زده است. این راهنما چهار روش آزموده اولویت‌بندی کارها را مرور می‌کند — ماتریس آیزنهاور، روش ABCDE، ماسکو و MIT — همراه با مثال، نقاط ضعف و قوت، و یک روند روزانه پنج دقیقه‌ای که روی هر کدامشان سوار می‌شود.

چرا اولویت‌بندی اهمیت دارد (و اولویت‌بندی بد چه شکلی است)

بیشتر آدم‌ها مشکل بهره‌وری ندارند. مشکل اولویت‌بندی دارند. سخت کار می‌کنند، کارهای زیادی انجام می‌دهند و باز هفته را با این پرسش تمام می‌کنند که چرا کارهای مهم دست‌نخورده ماند.

اولویت‌بندی بد چند نشانه آشناست. صبح را روی ایمیل می‌گذرانید چون حس بهره‌ور بودن می‌دهد. می‌گذارید پرصداترین ذی‌نفع دستور کارتان را تعیین کند. کارهای فوری، هفته پس از هفته، کارهای مهم را کنار می‌زنند. پروژه بزرگ هرگز تکان نمی‌خورد چون هیچ‌وقت «وقت مناسبی» برایش نیست. روز را خسته تمام می‌کنید و نمی‌توانید به چیزی اشاره کنید که ارزش داشته باشد.

بلد بودن اولویت‌بندی کارها این را از دو راه درست می‌کند. شما را وادار می‌کند سیاه روی سفید بپذیرید چه چیزی را به تعویق انداخته‌اید — و این سالم‌تر از احساس گناه مبهمِ وانمود کردن است که به همه چیز می‌رسید. و یک اقدام پیش‌فرض برای 30 دقیقه بعد به شما می‌دهد، تا انرژی تصمیم‌گیری را روی «چه کار کنم» خرج نکنید و صرف انجام دادن کنید.

اولویت‌بندی درباره انجام دادن بیشتر نیست. درباره انجام دادن کمترِ درست است.

روش اول: ماتریس آیزنهاور

ماتریس آیزنهاور به نام دوایت آیزنهاور، رئیس‌جمهور آمریکا، نام‌گذاری شده که نقل است گفته: «من دو نوع مسئله دارم: فوری و مهم. فوری‌ها مهم نیستند و مهم‌ها هرگز فوری نیستند.» استیون کاوی آن را در هفت عادت مردمان مؤثر رایج کرد.

هر کار را بر اساس دو پرسش در یکی از چهار ربع می‌گذارید: فوری است؟ مهم است؟

ربع اول — فوری و مهم. بحران‌های واقعی، مهلت‌های سفت، اضطرارهای حقیقی. این‌ها را اول انجام دهید. هدف در بلندمدت این است که با گذراندن وقت بیشتر در ربع دوم، از تعداد این‌ها کم کنید.

ربع دوم — مهم اما غیرفوری. کار راهبردی، برنامه‌ریزی، توسعه عمیق مهارت، روابط، سلامت، همان پروژه بزرگی که هنوز کسی برایش داد نمی‌زند. اینجا جایی است که بیشتر آدم‌های پرکارنامه بخش عمده وقتشان را می‌گذرانند و بیشتر آدم‌ها تقریباً هیچ.

ربع سوم — فوری اما غیرمهم. وقفه‌ها، بیشتر ایمیل‌ها، جلسه‌هایی که دیگری به حضور شما نیاز دارد. این‌ها را واگذار یا دسته‌بندی کنید. حس کار دارند اما به‌ندرت هدف‌های واقعی شما را جلو می‌برند.

ربع چهارم — نه فوری و نه مهم. بالا و پایین کردن شبکه‌های اجتماعی، کار الکی، مرتب کردن پوشه‌ها برای سومین بار در روز. حذف کنید یا جایگزینش کنید.

مثال. فهرست شنبه یک مدیر محصول ممکن است شامل «انتشار وصله فوری» (ربع 1)، «نوشتن نقشه راه سه‌ماهه سوم» (ربع 2)، «پاسخ به درخواست وضعیت از یک ذی‌نفع» (ربع 3) و «سازمان‌دهی دوباره کانال‌های اسلک» (ربع 4) باشد. بدون ماتریس، هر چهار تا فوری حس می‌شوند. با ماتریس، نقشه راه پیش از پر شدن روز با هیاهوی ربع سوم یک بلوک 90 دقیقه‌ای می‌گیرد.

ماتریس آیزنهاور برای کسانی بهترین است که حس واکنشی بودن دارند — همیشه در حال پاسخ دادن، هرگز در حال پیش رفتن. وقتی تقریباً همه چیز واقعاً فوری است کمتر مفید است (در آن صورت مشکل شما حجم کار است، نه اولویت‌بندی).

روش دوم: روش ABCDE

روش ABCDE که برایان تریسی در قورباغه را قورت بده معرفی کرد، مستقیم‌ترین راه رتبه‌بندی یک فهرست مسطح از کارهاست. فهرست را از بالا پایین می‌آیید و به هر کار یک حرف می‌دهید:

A — باید انجام شود. پیامد جدی در صورت انجام نشدن. می‌شود در یک روز بیش از یک A داشت؛ در آن صورت به ترتیب A-1، A-2، A-3 برچسب بزنید.
B — بهتر است انجام شود. پیامد خفیف. مهم است، اما اگر یک روز بلغزد دنیا تمام نمی‌شود.
C — خوب است انجام شود. اگر رد شود پیامد واقعی ندارد.
D — واگذار کنید. هر کاری که کس دیگری می‌تواند انجامش دهد، حتی اگر بی‌نقص نباشد.
E — حذف کنید. کارهایی که با یک نگاه صادقانه، اصلاً لازم نیست وجود داشته باشند.

قاعده نشکستنی این است که تا هر A تمام نشده، سراغ کار B نمی‌روید. بیشتر آدم‌ها این را وارونه می‌کنند — C‌های آسان را می‌زنند تا حس بهره‌ور بودن کنند و بعد پیش از رسیدن به A‌ها انرژی کم می‌آورند.

مثال. فهرست یکشنبه یک نویسنده آزادکار:

ارسال فاکتور به مشتری بدحساب — A-1
تمام کردن پیش‌نویس اول مقاله ویژه با مهلت پنجشنبه — A-2
پاسخ به سه ایمیل پیشنهاد همکاری — B
به‌روزرسانی نمونه‌کارها با کارهای ماه گذشته — C
زمان‌بندی پست‌های شبکه‌های اجتماعی — D (دستیار)
خواندن مقاله‌ای درباره ابزارهای نویسندگی هوش مصنوعی — E (فقط حذفش کنید)

ABCDE برای کسانی بهترین است که کارشان بیشتر خودگردان است و فهرستشان ناهمگون — ترکیبی از کار اداری، کار عمیق و کارهای ریز. ساده‌تر از ماتریس آیزنهاور است و سریع‌تر اجرا می‌شود. معامله‌اش این است که فوری را از مهم جدا نمی‌کند — باید خودتان آن قضاوت را در تصمیم A/B/C جا بدهید.

روش سوم: ماسکو (باید / بهتر است / می‌شود / نمی‌شود)

ماسکو در توسعه نرم‌افزار به‌عنوان راهی برای مذاکره بر سر دامنه یک نسخه به‌وجود آمد، اما به‌زیبایی با اولویت‌بندی شخصی سازگار می‌شود. چهار دسته‌اش:

باید. غیرقابل مذاکره. بدون این، کار شکست می‌خورد.
بهتر است. مهم و پرارزش، اما کار بدون آن هم موفق می‌شود.
می‌شود. مطلوب. اگر وقت اجازه داد اضافه‌اش کنید.
نمی‌شود. صراحتاً از این دور کنار گذاشته شده — نه «هرگز»، فقط «نه حالا».

دسته «نمی‌شود» است که ماسکو را ویژه می‌کند. بیشتر روش‌های اولویت‌بندی روی کاری تمرکز می‌کنند که انجام خواهید داد. ماسکو وادارتان می‌کند بنویسید چه چیزی را تصمیم گرفته‌اید انجام ندهید. آن به تعویق انداختن مکتوب فوق‌العاده آزادکننده است — آن مورد دیگر آزارتان نمی‌دهد چون رسماً پارک شده، نه فراموش.

مثال. برنامه‌ریزی هفته عرضه یک محصول:

باید: انتشار صفحه فرود، ارسال ایمیل اطلاع‌رسانی، توجیه تیم پشتیبانی
بهتر است: ضبط ویدئوی دو دقیقه‌ای دمو، انتشار پست لینکدین
می‌شود: تهیه فهرست رسانه‌ها برای تماس، راه‌اندازی صفحه همکاری در فروش
نمی‌شود (این هفته): تبلیغات پولی، پیشنهاد به پادکست‌ها، جدول قیمت بازطراحی‌شده

ماسکو برای کار پروژه‌محور، اسپرینت، عرضه محصول و هر موقعیتی با مهلت ثابت و دامنه منعطف بهترین است. برای یک فهرست کارهای شخصی روزانه کمتر مفید است چون موردها را درون یک دسته مرتب نمی‌کند.

روش چهارم: MIT — مهم‌ترین کارها

MIT ساده‌ترین چارچوب این فهرست است و برای خیلی‌ها اثربخش‌ترین. ایده‌اش: ابتدای هر روز، یک تا سه «مهم‌ترین کار» خود را مشخص کنید. بالای فهرست بنویسیدشان. اول همان‌ها را انجام دهید.

همین. بدون ربع. بدون حرف. بدون دسته.

محدودیت، خودِ نکته است. محدود کردن خودتان به سه MIT شما را به یک تصمیم واقعی وامی‌دارد. اگر همه چیز مهم باشد، هیچ چیز مهم نیست — و روش MIT وادارتان می‌کند با این حقیقت روبه‌رو شوید. معمولاً یک MIT کار ستون‌مانندی است که بیشتر صبحتان را می‌گیرد. یکی دو تای دیگر کوچک‌ترند اما همچنان پیامددار.

مثال. MIT‌های شنبه یک بنیان‌گذار:

نوشتن گزارش سرمایه‌گذاران برای چهارشنبه.
انجام گفت‌وگوی دشوار با هم‌بنیان‌گذار درباره دامنه کار.
بازبینی و تأیید سطح‌بندی جدید قیمت‌ها.

هر چیز دیگری در فهرست روز، اضافه است. اگر فقط MIT‌ها انجام شوند، روز موفقی بوده است.

MIT با هر روش دیگری در این فهرست خوب جفت می‌شود. می‌توانید با ماتریس آیزنهاور نامزدها را پیدا کنید و بعد سه MIT را از ربع دوم بردارید. می‌توانید ABCDE را روی کل فهرست اجرا کنید و بعد دو A برتر را MIT اعلام کنید. این چارچوب‌ها با هم رقابت نمی‌کنند — لایه‌های همدیگرند.

چطور روش درست را برای وضعیت خودتان انتخاب کنیم

هیچ روشی به‌تنهایی بهترین نیست. انتخاب درست به نوع کاری بستگی دارد که انجام می‌دهید.

ماتریس آیزنهاور را انتخاب کنید اگر دائم حس واکنشی بودن دارید، روزتان را وقفه‌ها دیکته می‌کنند، یا برای کار راهبردی وقت نمی‌گذارید. ماتریس ربع دوم را رو می‌آورد و ربع سوم را شرمنده می‌کند.

روش ABCDE را انتخاب کنید اگر کارتان بیشتر خودگردان است، فهرستتان بلند و درهم است، و معمولاً کارهای آسان را اول انجام می‌دهید. ABCDE ترتیب را تحمیل می‌کند.

ماسکو را انتخاب کنید اگر روی پروژه‌ای با مهلت ثابت و فهرستی از قابلیت‌ها یا خروجی‌ها کار می‌کنید که می‌تواند تا ابد کش بیاید. ماسکو بر سر دامنه مذاکره می‌کند و تعویق‌ها را صریح می‌کند.

MIT را انتخاب کنید اگر یک عادت می‌خواهید، همین حالا می‌خواهیدش و می‌خواهید فردا جواب بدهد. MIT پربازده‌ترین و کم‌هزینه‌ترین روش این فهرست است.

در عمل، بسیاری از حرفه‌ای‌های باتجربه روزانه از MIT و هفتگی در جریان مرور هفتگی از روشی سنگین‌تر (آیزنهاور یا ABCDE) استفاده می‌کنند. گذر هفتگی تصویر بزرگ را رو می‌آورد؛ گذر روزانه MIT اجرایش می‌کند. برای یک سامانه برنامه‌ریزی کامل‌تر، اولویت‌بندی را با تکنیک‌های مدیریت زمان مثل بلوک‌بندی زمان ترکیب کنید — MIT‌هایتان را انتخاب کنید و بعد برایشان زمان تقویمی رزرو کنید.

یک روند روزانه اولویت‌بندی (5 دقیقه در روز)

به آیین برنامه‌ریزی یک‌ساعته نیاز ندارید. یک روال پنج دقیقه‌ای صبح که پیوسته اجرا شود، از یک سامانه پیچیده که دو هفته بعد رهایش می‌کنید بهتر است.

دقیقه 1: تخلیه. فهرست کارهایتان را باز کنید و هرچه از دیروز تا حالا رسیده سریع اضافه کنید — ایمیل‌ها، ایده‌های نیمه‌شب، چیزهایی که همکاران گفته‌اند. هنوز ویرایش نکنید. فقط ثبت کنید. اگر هنوز فهرست اصلی‌ای برای تخلیه ندارید، راهنمای ما درباره چطور فهرست کارها بسازیم را ببینید.

دقیقه 2: مرور سریع. کل فهرست را از بالا تا پایین بخوانید. هنوز تصمیم نمی‌گیرید؛ دارید آن را در ذهنتان بار می‌کنید.

دقیقه‌های 3 و 4: انتخاب. یک تا سه MIT روز را انتخاب و علامت‌گذاری کنید. اگر خواستید، باقی را با A/B/C برچسب بزنید یا در ربع‌ها بچینید — اما تنها چیزی که حتماً باید علامت بخورد MIT‌هاست.

دقیقه 5: رزرو زمان. تقویمتان را باز کنید و برای MIT اولتان یک بلوک روی روز بگذارید — ترجیحاً در بهترین پنجره تمرکزتان، پیش از آنکه ایمیل و جلسه‌ها آن را تصرف کنند. بیست دقیقه برای شروع کافی است؛ یک ساعت بهتر است.

کل روند همین است. عمداً کوتاه است تا واقعاً هر صبح انجامش بدهید.

چند نکته که کارآمدش می‌کند:

پیش از ایمیل انجامش دهید. ایمیل اولویت‌های شما را با اولویت‌های دیگران هماهنگ می‌کند.
در همان ساعت و همان جا انجامش دهید. همین ثبات است که عادت را می‌سازد.
MIT‌های دیروز را در همان پنج دقیقه مرور کنید — انجام شدند و اگر نه، چرا؟ الگوها بعد از یک هفته پیدا می‌شوند.

اگر از سامانه ساختاریافته‌تری مثل GTD استفاده می‌کنید، این گذر پنج دقیقه‌ای همان گام «اجرا» می‌شود — انتخاب کار بعدی از فهرستی که همین حالا به آن اعتماد دارید.

اشتباه‌های اولویت‌بندی که باید کنار بگذارید

چند الگو بارها و بارها در آدم‌هایی دیده می‌شود که هر کتاب بهره‌وری را خوانده‌اند و هنوز پراکنده‌اند.

اشتباه گرفتن فوریت با اهمیت. این بزرگ‌ترین اشتباه است. کارهای فوری بلندند. کارهای مهم ساکت‌اند. بدون یک چارچوب فعال، بلند همیشه برنده است.

گذاشتن اولویت‌ها به عهده دیگران. ایمیل، اسلک و جلسه‌ها بیشتر اولویت‌های دیگرانند که به میز شما می‌رسند. حق دارند جایی در روزتان بگیرند، نه اولین جا را.

یکسان گرفتن همه A‌ها. اگر فهرست A شما یازده مورد دارد، فهرست A ندارید — فهرست B دارید با یک توهم. درون A هم رتبه‌بندی اجباری کنید.

برنامه‌ریزی دوباره به‌جای انجام دادن. بازنویسی فهرست، تغییر شکل ماتریس، عوض کردن اپلیکیشن. برنامه‌ریزی حس بهره‌وری دارد اما چیزی تولید نمی‌کند. برنامه‌ریزی روزانه را روی پنج دقیقه سقف بزنید و باقی را برای اجرا نگه دارید.

نپذیرفتن نوشتن چیزی که انجام نخواهید داد. فهرستی که هر کار ممکن را دارد اما هرگز مشخص نمی‌کند از چه چیزی صرف‌نظر کرده‌اید، بی‌سروصدا به یک ماشین احساس گناه تبدیل می‌شود. از «نمی‌شود»ِ ماسکو یا «E»ِ ABCDE برای بازنشسته کردن صریح کارها استفاده کنید.

انتخاب یک روش و بعد نادیده گرفتنش. روش‌ها فقط وقتی جواب می‌دهند که هر روز اجرا شوند. چارچوب کسل‌کننده‌ای که هر شنبه صبح به کار می‌برید از چارچوب بی‌نقصی که درباره‌اش خواندید، تحسینش کردید و هرگز به کار نبردید بهتر عمل می‌کند.

بهینه کردن سامانه به‌جای انجام دادن کار. اگر امسال سه بار مدیریت‌کننده کارتان را عوض کرده‌اید، مشکل ابزار ندارید. مشکل انجام دادن دارید. یک ابزار انتخاب کنید — کاغذ، SetTasks، یا هرچه دم دستتان است — و دست از خرید کردن بردارید.

هدف از یاد گرفتن اولویت‌بندی کارها این نیست که حس منظم بودن کنید. این است که مطمئن شوید آخر هفته، چیزهایی که اهمیت داشتند واقعاً انجام شده‌اند. یک روش ساده که هر روز به کار برود، شما را به همان‌جا می‌رساند.