ถ้ารายการสิ่งที่ต้องทำของคุณยาวเป็นสองเท่าของเวลาที่มีในหนึ่งวัน ทางออกไม่ใช่การทำงานให้หนักขึ้น แต่คือการเรียนรู้วิธีจัดลำดับความสำคัญของงานให้เป็น การจัดลำดับความสำคัญคือทักษะที่ตัดสินว่าแรงของคุณจะไปลงกับงานที่ขยับทุกอย่างไปข้างหน้าจริงๆ หรือไปลงกับงานที่บังเอิญส่งเสียงดังที่สุด บทความนี้จะพาคุณผ่าน 4 วิธีจัดลำดับความสำคัญที่พิสูจน์แล้วว่าได้ผล ทั้งเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ วิธี ABCDE, MoSCoW และ MIT พร้อมตัวอย่าง ข้อแลกเปลี่ยน และขั้นตอนวันละ 5 นาทีที่ใช้ได้กับทุกวิธี

ทำไมการจัดลำดับความสำคัญถึงสำคัญ (และการจัดลำดับที่แย่หน้าตาเป็นอย่างไร)

คนส่วนใหญ่ไม่ได้มีปัญหาเรื่องประสิทธิภาพการทำงาน แต่มีปัญหาเรื่องการจัดลำดับความสำคัญ พวกเขาทำงานหนัก ทำหลายอย่าง แต่พอจบสัปดาห์ก็ยังนั่งสงสัยว่าทำไมเรื่องสำคัญถึงยังไม่ได้แตะเลยสักที

การจัดลำดับความสำคัญที่แย่มีอาการคุ้นๆ อยู่ไม่กี่แบบ คุณใช้เวลาทั้งเช้าไปกับอีเมลเพราะมันให้ความรู้สึกว่าได้ทำงาน คุณปล่อยให้คนที่เสียงดังที่สุดเป็นคนกำหนดตารางของคุณ งานเร่งด่วนเบียดงานสำคัญออกไปสัปดาห์แล้วสัปดาห์เล่า โปรเจกต์ใหญ่ไม่เคยขยับเพราะไม่เคยมี “จังหวะที่เหมาะ” สักที คุณจบวันด้วยความเหนื่อยล้าแต่ชี้ไม่ได้ว่ามีอะไรที่มีความหมายเกิดขึ้นบ้าง

การรู้วิธีจัดลำดับความสำคัญของงานแก้เรื่องนี้ได้สองทาง มันบังคับให้คุณยอมรับเป็นลายลักษณ์อักษรว่าคุณตัดสินใจเลื่อนอะไรออกไป ซึ่งดีต่อใจกว่าความรู้สึกผิดคลุมเครือจากการแกล้งทำเป็นว่าเดี๋ยวก็ทำได้ครบ และมันให้คำตอบสำเร็จรูปว่า 30 นาทีข้างหน้าคุณจะทำอะไร คุณจะได้เลิกเผาพลังงานไปกับการตัดสินใจว่าจะทำอะไร แล้วเอาพลังนั้นไปลงมือทำจริง

การจัดลำดับความสำคัญไม่ได้แปลว่าทำให้มากขึ้น แต่แปลว่าทำให้น้อยลงอย่างถูกที่ถูกทาง

วิธีที่ 1: เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ตั้งชื่อตาม Dwight D. Eisenhower ประธานาธิบดีสหรัฐฯ ผู้ที่มีคนเล่าว่าเคยพูดไว้ว่า “ผมมีปัญหาอยู่สองแบบ คือเรื่องเร่งด่วนกับเรื่องสำคัญ เรื่องเร่งด่วนมักไม่สำคัญ ส่วนเรื่องสำคัญก็แทบไม่เคยเร่งด่วน” และ Stephen Covey ทำให้แนวคิดนี้แพร่หลายในหนังสือ The 7 Habits of Highly Effective People

คุณจะแยกทุกงานลงในหนึ่งใน 4 ช่อง โดยตอบสองคำถาม งานนี้เร่งด่วนไหม และงานนี้สำคัญไหม

ช่องที่ 1 — เร่งด่วนและสำคัญ วิกฤตของจริง กำหนดส่งที่ขยับไม่ได้ เหตุฉุกเฉินที่เกิดขึ้นแล้วจริงๆ ทำพวกนี้ก่อน เป้าหมายในระยะยาวคือทำให้ช่องนี้มีงานน้อยลง ด้วยการทุ่มเวลาให้ช่องที่ 2 มากขึ้น

ช่องที่ 2 — สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน งานเชิงกลยุทธ์ การวางแผน การพัฒนาทักษะเชิงลึก ความสัมพันธ์ สุขภาพ และโปรเจกต์ใหญ่ที่ยังไม่มีใครมาตะโกนเร่ง นี่คือช่องที่คนทำงานเก่งๆ ส่วนใหญ่ใช้เวลาไปกับมันมากที่สุด และเป็นช่องที่คนทั่วไปแทบไม่ได้แตะเลย

ช่องที่ 3 — เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ สิ่งที่เข้ามาขัดจังหวะ อีเมลส่วนใหญ่ ประชุมที่คนอื่นต้องการให้คุณอยู่ด้วย ให้มอบหมายต่อหรือรวบไว้ทำทีเดียว มันให้ความรู้สึกเหมือนได้ทำงาน แต่แทบไม่ขยับเป้าหมายจริงของคุณ

ช่องที่ 4 — ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ การไถโซเชียล งานหยุมหยิม การจัดโฟลเดอร์เป็นรอบที่สามของวัน ตัดทิ้งหรือเปลี่ยนไปทำอย่างอื่น

ตัวอย่าง รายการวันจันทร์ของผู้จัดการผลิตภัณฑ์คนหนึ่งอาจมี “ปล่อยแพตช์แก้บั๊กด่วน” (ช่อง 1) “ร่างโรดแมปไตรมาส 3” (ช่อง 2) “ตอบคำขออัปเดตสถานะจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย” (ช่อง 3) และ “จัดระเบียบแชนเนลใน Slack” (ช่อง 4) ถ้าไม่มีเมทริกซ์ ทั้งสี่อย่างดูเร่งพอๆ กันหมด แต่พอมีเมทริกซ์ โรดแมปจะได้เวลา 90 นาทีก่อนที่ทั้งวันจะเต็มไปด้วยเสียงรบกวนจากช่อง 3

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์เหมาะที่สุดกับคนที่รู้สึกว่าตัวเองเอาแต่ตั้งรับ คือคอยตอบสนองตลอดแต่ไม่เคยได้เดินหน้า และจะช่วยได้น้อยลงเมื่อเกือบทุกอย่างเร่งด่วนจริงๆ (ซึ่งกรณีนั้นคุณมีปัญหาเรื่องปริมาณงาน ไม่ใช่ปัญหาเรื่องการจัดลำดับความสำคัญ)

วิธีที่ 2: วิธี ABCDE

วิธี ABCDE พัฒนาโดย Brian Tracy ในหนังสือ Eat That Frog เป็นวิธีที่ตรงไปตรงมาที่สุดในการจัดอันดับรายการงานแบบเรียงยาว คุณไล่ดูรายการของคุณทีละบรรทัดแล้วติดตัวอักษรให้แต่ละงาน

  • A — ต้องทำ ถ้าไม่ทำจะมีผลกระทบรุนแรง ในหนึ่งวันมีงาน A ได้มากกว่าหนึ่งงาน ถ้าเป็นแบบนั้นให้ไล่เป็น A-1, A-2, A-3 ตามลำดับ
  • B — ควรทำ ผลกระทบเบากว่า สำคัญอยู่ แต่ถ้าหลุดไปหนึ่งวันโลกก็ไม่แตก
  • C — ทำก็ดี ถ้าข้ามไปก็ไม่มีผลอะไรจริงจัง
  • D — มอบหมายต่อ อะไรก็ตามที่คนอื่นทำแทนได้ ถึงจะทำได้ไม่เนี้ยบเท่าก็ตาม
  • E — ตัดทิ้ง งานที่พอมองตามจริงแล้วไม่จำเป็นต้องมีอยู่ตั้งแต่แรก

กฎที่ห้ามแหกคือคุณจะยังไม่เริ่มงาน B จนกว่างาน A ทุกงานจะเสร็จ คนส่วนใหญ่ทำกลับกัน คือเก็บงาน C ง่ายๆ ให้หมดก่อนเพื่อให้รู้สึกว่าได้ทำงาน แล้วก็หมดแรงก่อนจะไปถึงงาน A

ตัวอย่าง รายการวันอังคารของนักเขียนฟรีแลนซ์คนหนึ่ง

  • ส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าที่ค้างจ่าย — A-1
  • เขียนดราฟต์แรกของบทความยาวที่ต้องส่งวันพฤหัสให้จบ — A-2
  • ตอบอีเมลเสนอหัวข้อ 3 ฉบับ — B
  • อัปเดตพอร์ตโฟลิโอด้วยผลงานเดือนที่แล้ว — C
  • ตั้งเวลาโพสต์โซเชียล — D (ให้ผู้ช่วยทำ)
  • อ่านบทความเรื่องเครื่องมือ AI ช่วยเขียน — E (ลบทิ้งไปเลย)

ABCDE เหมาะที่สุดกับคนที่งานส่วนใหญ่กำหนดเองได้ และมีรายการที่คละกันไปหมด ทั้งงานเอกสาร งานที่ต้องใช้สมาธิสูง และงานจุกจิก มันง่ายกว่าเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์และใช้ได้เร็วกว่า ข้อแลกเปลี่ยนคือมันไม่ได้แยกเร่งด่วนออกจากสำคัญ คุณต้องใส่การตัดสินใจนั้นเข้าไปในการเลือก A/B/C ด้วยตัวเอง

วิธีที่ 3: MoSCoW (Must / Should / Could / Won’t)

MoSCoW มีจุดกำเนิดในวงการพัฒนาซอฟต์แวร์ ใช้ต่อรองขอบเขตงานของแต่ละรอบปล่อยเวอร์ชัน แต่เอามาปรับใช้กับการจัดลำดับความสำคัญส่วนตัวได้สวยงามมาก สี่หมวดมีดังนี้

  • Must — ต้องมี ต่อรองไม่ได้ ถ้าขาดอันนี้ งานทั้งก้อนถือว่าล้มเหลว
  • Should — ควรมี สำคัญและมีคุณค่าสูง แต่ถึงไม่มีก็ยังถือว่างานสำเร็จ
  • Could — มีก็ดี น่าได้ทำ ใส่เข้าไปถ้าเวลาเหลือ
  • Won’t — ไม่ทำรอบนี้ ประกาศตัดออกจากรอบนี้ให้ชัด ไม่ใช่ “ไม่ทำตลอดไป” แค่ “ยังไม่ใช่ตอนนี้”

หมวด Won’t คือสิ่งที่ทำให้ MoSCoW พิเศษ วิธีจัดลำดับความสำคัญส่วนใหญ่โฟกัสว่าคุณจะทำอะไร แต่ MoSCoW บังคับให้คุณเขียนออกมาว่าคุณตัดสินใจจะไม่ทำอะไร การเขียนสิ่งที่เลื่อนออกไปให้ชัดแบบนี้ปลดล็อกความรู้สึกได้มหาศาล เพราะงานนั้นจะเลิกมาก่อกวนใจคุณ มันถูกจอดไว้อย่างเป็นทางการ ไม่ได้ถูกลืม

ตัวอย่าง การวางแผนสัปดาห์เปิดตัวผลิตภัณฑ์

  • Must: ปล่อยหน้าแลนดิงเพจ ส่งอีเมลประกาศ บรีฟทีมซัพพอร์ต
  • Should: อัดวิดีโอสาธิต 2 นาที โพสต์บน LinkedIn
  • Could: ทำรายชื่อสื่อที่จะติดต่อ ตั้งหน้าโปรแกรมพันธมิตร
  • Won’t (สัปดาห์นี้): โฆษณาแบบจ่ายเงิน เสนอตัวออกพอดแคสต์ ตารางราคาที่ออกแบบใหม่

MoSCoW เหมาะที่สุดกับงานแบบโปรเจกต์ สปรินต์ การเปิดตัว และทุกสถานการณ์ที่กำหนดส่งตายตัวแต่ขอบเขตยืดหยุ่นได้ มันช่วยได้น้อยลงกับรายการสิ่งที่ต้องทำประจำวันส่วนตัว เพราะมันไม่ได้เรียงลำดับงานภายในแต่ละหมวด

วิธีที่ 4: MIT — งานสำคัญที่สุดของวัน

MIT เป็นกรอบที่ง่ายที่สุดในบทความนี้ และสำหรับหลายคนก็ได้ผลที่สุดด้วย ไอเดียคือทุกเช้าให้เลือกงานสำคัญที่สุดของวันมา 1 ถึง 3 งาน เขียนไว้บนสุดของรายการ แล้วลงมือทำก่อนเลย

เท่านั้นเอง ไม่มีช่อง ไม่มีตัวอักษร ไม่มีหมวดหมู่

ข้อจำกัดคือหัวใจของมัน การบังคับตัวเองให้เหลือ MIT แค่สามงานทำให้คุณต้องตัดสินใจจริงๆ ถ้าทุกอย่างสำคัญ ก็แปลว่าไม่มีอะไรสำคัญเลย และวิธี MIT บังคับให้คุณเผชิญหน้ากับความจริงข้อนั้น MIT หนึ่งงานมักเป็นงานเสาหลักที่กินเวลาเกือบทั้งเช้า ส่วนอีกหนึ่งหรือสองงานจะเล็กกว่าแต่ยังมีน้ำหนัก

ตัวอย่าง MIT วันจันทร์ของผู้ก่อตั้งบริษัทคนหนึ่ง

  1. เขียนอัปเดตส่งนักลงทุนสำหรับวันศุกร์
  2. คุยเรื่องยากๆ กับผู้ร่วมก่อตั้งเรื่องขอบเขตงาน
  3. ตรวจและอนุมัติแพ็กเกจราคาใหม่

ทุกอย่างที่เหลือในรายการของวันนั้นถือเป็นของแถม ถ้าวันนั้นทำเสร็จแค่ MIT ก็นับว่าเป็นวันที่สำเร็จแล้ว

MIT เข้ากันได้ดีกับทุกวิธีในบทความนี้ คุณจะใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์หาตัวเลือก แล้วเลือก MIT สามงานจากช่องที่ 2 ก็ได้ หรือจะใช้ ABCDE กับรายการทั้งหมด แล้วประกาศให้งาน A สองอันดับแรกเป็น MIT ก็ได้ กรอบเหล่านี้ไม่ได้แข่งกัน แต่มันซ้อนกันเป็นชั้นๆ

เลือกวิธีที่ใช่สำหรับสถานการณ์ของคุณ

ไม่มีวิธีไหนดีที่สุดเพียงวิธีเดียว ตัวเลือกที่ถูกขึ้นอยู่กับว่าคุณทำงานแบบไหน

ใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ถ้า คุณรู้สึกว่าต้องตั้งรับตลอดเวลา วันของคุณถูกกำหนดด้วยสิ่งที่เข้ามาขัดจังหวะ หรือคุณไม่เคยหาเวลาให้งานเชิงกลยุทธ์ได้ เมทริกซ์จะดึงช่องที่ 2 ขึ้นมาให้เห็นและตีแผ่ช่องที่ 3

ใช้วิธี ABCDE ถ้า งานส่วนใหญ่ของคุณกำหนดเองได้ รายการยาวและคละกัน และคุณมักหยิบงานง่ายมาทำก่อน ABCDE จะบังคับลำดับให้คุณ

ใช้ MoSCoW ถ้า คุณกำลังทำโปรเจกต์ที่มีกำหนดส่งตายตัว และมีรายการฟีเจอร์หรือสิ่งที่ต้องส่งมอบซึ่งบานปลายได้ไม่รู้จบ MoSCoW จะช่วยต่อรองขอบเขตและทำให้การเลื่อนออกไปชัดเจน

ใช้ MIT ถ้า คุณอยากได้นิสัยเดียว อยากได้เดี๋ยวนี้ และอยากให้มันได้ผลตั้งแต่พรุ่งนี้ MIT คือวิธีที่ให้ผลตอบแทนสูงสุดโดยมีต้นทุนในการดูแลต่ำที่สุดในบทความนี้

ในทางปฏิบัติ คนที่ช่ำชองหลายคนใช้ MIT ทุกวัน แล้วใช้วิธีที่หนักกว่า (ไอเซนฮาวร์หรือ ABCDE) สัปดาห์ละครั้งตอนทำการทบทวนประจำสัปดาห์ รอบรายสัปดาห์ทำให้เห็นภาพใหญ่ ส่วนรอบ MIT รายวันคือการลงมือทำตามภาพนั้น ถ้าอยากได้ระบบวางแผนที่ครบกว่านี้ ให้ผสมการจัดลำดับความสำคัญเข้ากับเทคนิคบริหารเวลาอย่างการกันเวลาเป็นบล็อก เลือก MIT ของคุณก่อน แล้วค่อยกันเวลาในปฏิทินให้มัน

ขั้นตอนจัดลำดับความสำคัญประจำวัน (วันละ 5 นาที)

คุณไม่จำเป็นต้องมีพิธีกรรมวางแผนยาวเป็นชั่วโมง กิจวัตรตอนเช้า 5 นาทีที่ทำสม่ำเสมอ ชนะระบบซับซ้อนที่คุณเลิกใช้ภายในสองสัปดาห์

นาทีที่ 1: เทออกมา เปิดรายการงานของคุณแล้วเพิ่มทุกอย่างที่เข้ามาใหม่ตั้งแต่เมื่อวานอย่างรวดเร็ว ทั้งอีเมล ไอเดียตอนดึก เรื่องที่เพื่อนร่วมงานเอ่ยถึง ยังไม่ต้องเรียบเรียง แค่เก็บให้ครบก่อน ถ้าคุณยังไม่มีรายการหลักไว้ให้เทของลงไป ลองอ่านคู่มือวิธีทำรายการสิ่งที่ต้องทำของเรา

นาทีที่ 2: กวาดตา อ่านไล่ลงมาทั้งรายการ ตอนนี้ยังไม่ต้องตัดสินใจ แค่โหลดมันเข้าไปในหัว

นาทีที่ 3–4: เลือก เลือก MIT ของวันมา 1 ถึง 3 งานแล้วทำเครื่องหมายไว้ ถ้าอยากจะติด A/B/C ให้ส่วนที่เหลือหรือแยกลงช่องด้วยก็ได้ แต่สิ่งเดียวที่ต้องทำเครื่องหมายจริงๆ คือ MIT

นาทีที่ 5: กันเวลา เปิดปฏิทินแล้วกันบล็อกเวลาของวันไว้ให้ MIT อันดับหนึ่ง ควรเป็นช่วงที่สมาธิคุณดีที่สุด ก่อนที่อีเมลและประชุมจะเข้ามายึดครอง ยี่สิบนาทีก็พอเริ่มได้ ถ้าได้หนึ่งชั่วโมงยิ่งดี

นี่คือขั้นตอนทั้งหมด มันสั้นแบบตั้งใจ เพื่อให้คุณทำมันได้จริงทุกเช้า

มีข้อสังเกตไม่กี่ข้อที่ทำให้มันเวิร์ก

  • ทำก่อนเปิดอีเมล เพราะอีเมลจะเรียงลำดับความสำคัญของคุณใหม่ให้ตรงกับของคนอื่น
  • ทำในเวลาเดิมและที่เดิม ความสม่ำเสมอคือสิ่งที่สร้างนิสัย
  • ทบทวน MIT ของเมื่อวานใน 5 นาทีเดียวกันนี้ด้วยว่าทำเสร็จไหม ถ้าไม่เสร็จเพราะอะไร รูปแบบจะเริ่มโผล่ให้เห็นหลังผ่านไปหนึ่งสัปดาห์

ถ้าคุณใช้ระบบที่มีโครงสร้างมากกว่านี้อย่าง GTD ขั้นตอน 5 นาทีนี้จะกลายเป็นขั้น “ลงมือ” คือการเลือกว่าจะทำอะไรต่อจากรายการที่คุณไว้ใจอยู่แล้ว

ข้อผิดพลาดที่ควรเลี่ยงตอนจัดลำดับความสำคัญ

มีรูปแบบไม่กี่อย่างที่โผล่ซ้ำแล้วซ้ำอีกในคนที่อ่านหนังสือด้านประสิทธิภาพการทำงานมาหมดแล้วแต่ยังรู้สึกกระจัดกระจาย

สับสนระหว่างความเร่งด่วนกับความสำคัญ นี่คือข้อผิดพลาดใหญ่ที่สุดข้อเดียว งานเร่งด่วนเสียงดัง งานสำคัญเงียบ ถ้าไม่มีกรอบที่ใช้จริง เสียงดังชนะเสมอ

ปล่อยให้คนอื่นกำหนดลำดับความสำคัญของคุณ อีเมล Slack และการประชุมส่วนใหญ่คือลำดับความสำคัญของคนอื่นที่เดินทางมาถึงโต๊ะคุณ มันควรได้ที่ทางในวันของคุณ แต่ไม่ใช่ที่ทางแรก

มองงาน A ทุกงานว่าเท่ากันหมด ถ้ารายการ A ของคุณมีสิบเอ็ดรายการ นั่นไม่ใช่รายการ A แต่เป็นรายการ B ที่หลอกตัวเอง บังคับจัดอันดับภายในกลุ่ม A ให้ได้

วางแผนซ้ำแทนที่จะลงมือ เขียนรายการใหม่ จัดฟอร์แมตเมทริกซ์ใหม่ ย้ายแอปไปมา การวางแผนให้ความรู้สึกว่าได้ทำงานแต่ไม่ได้ผลิตอะไรออกมา จำกัดการวางแผนรายวันไว้ที่ 5 นาที แล้วเก็บเวลาที่เหลือไว้ลงมือทำ

ไม่ยอมเขียนว่าจะไม่ทำอะไร รายการที่บรรจุทุกอย่างที่คุณอาจจะทำ แต่ไม่เคยระบุว่าคุณยอมปล่อยอะไรไปแล้ว จะค่อยๆ กลายเป็นเครื่องผลิตความรู้สึกผิด ใช้ Won’t ของ MoSCoW หรือ E ของ ABCDE เพื่อปลดระวางงานให้ชัดเจน

เลือกวิธีมาแล้วไม่ใช้ วิธีจะได้ผลก็ต่อเมื่อใช้ทุกวัน กรอบน่าเบื่อที่คุณใช้ทุกเช้าวันจันทร์จะให้ผลดีกว่ากรอบสมบูรณ์แบบที่คุณแค่อ่านเจอ ชื่นชม แล้วไม่เคยได้ใช้

ขัดเกลาระบบแทนที่จะทำงาน ถ้าปีนี้คุณเปลี่ยนแอปจัดการงานมาสามครั้งแล้ว คุณไม่ได้มีปัญหาเรื่องเครื่องมือ คุณมีปัญหาเรื่องการลงมือทำ เลือกเครื่องมือสักอย่าง จะเป็นกระดาษ SetTasks หรืออะไรก็ตามที่มีอยู่ในมือ แล้วเลิกเดินหาของใหม่ได้แล้ว

จุดประสงค์ของการเรียนรู้วิธีจัดลำดับความสำคัญของงานไม่ใช่การรู้สึกว่าตัวเองเป็นระเบียบ แต่คือการทำให้แน่ใจว่าเมื่อจบสัปดาห์ สิ่งที่มีความหมายจริงๆ ได้ถูกทำจนเสร็จ วิธีง่ายๆ ที่ใช้ทุกวัน จะพาคุณไปถึงจุดนั้นเอง