Yapılacaklar listeniz gününüzden iki kat uzunsa, çözüm daha hızlı çalışmak değildir. Çözüm, hangi işin önce geleceğine dair açık bir kural koymaktır. Önceliklendirme tam olarak budur: gün boyunca harcadığınız enerjinin gerçekten bir şeyi ileri taşıyan işe mi, yoksa en yüksek sesle bağıran işe mi gideceğine karar vermek.

Aşağıda dört yöntem var: Eisenhower matrisi, ABCDE, MoSCoW ve MIT. Hepsi yıllardır kullanılıyor, hepsi farklı bir duruma uygun. Her birinin nerede işe yaradığını ve nerede sizi yavaşlattığını da yazdım, çünkü yanlış yöntemi seçmek çoğu zaman yöntemsiz kalmaktan daha yorucudur. En sonda da hepsinin üzerine oturtabileceğiniz beş dakikalık günlük bir akış bulacaksınız.

Önceliklendirme neden gerekli, kötüsü neye benzer

Çoğu insanın verimlilik sorunu yoktur; öncelik sorunu vardır. Sabah dokuzdan akşam altıya kadar çalışırlar, gün boyu bir sürü şey yaparlar, cuma akşamı da haftanın asıl önemli işine hiç dokunmadıklarını fark ederler.

Kötü önceliklendirmenin tanıdık belirtileri vardır. Sabahın ilk saati e-postayla geçer, çünkü gelen kutusunu boşaltmak üretken hissettirir. Gündeminizi en ısrarcı kişi belirler; kim daha çok yazıyorsa gün onun olur. Acil işler önemli işlerin üstüne çıkar, hafta hafta. Büyük proje hiç ilerlemez, çünkü ona ayıracak uygun bir zaman hiçbir zaman gelmez. Akşam yorgun bitirirsiniz ama gün içinde neyin değiştiğini söyleyemezsiniz.

Düzgün önceliklendirme bunu iki şekilde onarır. Birincisi, neyi ertelediğinizi yazıyla kabul etmeye zorlar. Bu, her şeye yetişeceğinizi varsayarak taşıdığınız belirsiz suçluluk duygusundan çok daha sağlıklıdır. İkincisi, önümüzdeki otuz dakika için hazır bir cevap verir; böylece karar enerjinizi ne yapacağınızı düşünmeye değil, işi yapmaya harcarsınız.

Önceliklendirme daha çok iş yapmak değildir. Doğru olan daha azını yapmaktır.

Yöntem 1: Eisenhower matrisi

Yöntem adını ABD Başkanı Dwight Eisenhower’a borçlu. Kendisine atfedilen söz şu: benim iki tür sorunum var, acil olanlar ve önemli olanlar; acil olanlar önemli değildir, önemli olanlar da hiçbir zaman acil değildir. Stephen Covey bu ayrımı kitabıyla yaygınlaştırdı.

Her görevi iki soruya göre dört kutudan birine koyarsınız: acil mi, önemli mi?

Birinci kare — hem acil hem önemli. Gerçek kriz. Yarın teslim edilecek teklif, hata veren ödeme sistemi, öfkeli müşteri, doktor randevusu. Bunlar hemen yapılır. Uzun vadeli hedef, bu kareyi küçültmektir; çünkü buradaki işlerin çoğu, ikinci karede vaktinde ilgilenilmediği için buraya düşmüştür.

İkinci kare — önemli ama acil değil. Bir şeyi gerçekten değiştiren işler burada yaşar: yıllık planlama, yeni bir beceri öğrenmek, ekipteki kişiyle birebir konuşma, kontrol muayenesi, kimsenin henüz sormadığı büyük proje. Uzun vadede fark yaratan herkes zamanının çoğunu burada geçirir; çoğu insan ise neredeyse hiç geçirmez. Bu karedeki işler bağırmaz, o yüzden takvime yazılmadıkça yapılmaz.

Üçüncü kare — acil ama önemli değil. Kesintilerin çoğu buradadır. Bildirimler, sizi ilgilendirmeyen toplantılar, birinin acil diye yazdığı için acil görünen istekler. Bunları devredin ya da gün içinde tek bir aralığa toplayın. İş gibi hissettirirler ama hedeflerinizi ileri taşımazlar.

Dördüncü kare — ne acil ne önemli. Sosyal medyada gezinmek, klasörleri günde üçüncü kez düzenlemek, gereksiz rapor biçimlendirmek. Tartışmasız silinir.

Örnek. Bir proje yöneticisinin pazartesi listesi şöyle olabilir: canlıdaki hatayı düzelttirmek (birinci kare), üçüncü çeyrek yol haritasının taslağını yazmak (ikinci kare), bir yöneticinin durum sorusunu yanıtlamak (üçüncü kare), ekip klasörlerini yeniden adlandırmak (dördüncü kare). Matris olmadan dördü de aynı derecede acil hisseder. Matrisle birlikte yol haritasına, gün üçüncü kare gürültüsüyle dolmadan önce doksan dakikalık bir blok ayrılır.

Eisenhower matrisi, sürekli tepki verdiğini hisseden insanlar için en iyisidir. Neredeyse her işin gerçekten acil olduğu durumlarda ise pek işe yaramaz; orada sorun sıralamada değil, iş yükündedir.

Yöntem 2: ABCDE yöntemi

Brian Tracy’nin popülerleştirdiği ABCDE, düz bir listeyi sıralamanın en doğrudan yoludur. Listenizi baştan aşağı okur, her göreve bir harf verirsiniz. Ölçüt duygular değil, sonuçlardır: bunu yapmazsam ne olur?

  • A — mutlaka yapılmalı. Yapılmazsa ciddi sonuç var: müşteri kaybı, gecikme cezası, kaçırılan yasal süre. Bir günde birden fazla A olabilir; o zaman A1, A2, A3 diye numaralandırırsınız.
  • B — yapılmalı. Hafif sonuçlar. Biri memnun olmaz ama dünya durmaz.
  • C — yapılsa iyi olur. Atlandığında hiçbir şey olmaz.
  • D — devredilecek. Başkasının, kusurlu da olsa, yapabileceği her şey.
  • E — elenecek. Dürüstçe bakıldığında var olması gerekmeyen işler.

Bozulmaz kural şu: bütün A’lar bitmeden hiçbir B’ye başlanmaz. Çoğu insan bunu tersine çevirir. Üretken hissetmek için kolay C’leri temizler, sonra A’ya sıra geldiğinde enerjisi kalmaz.

Örnek. Serbest çalışan bir tasarımcının salı listesi:

  • Ödemesi geciken müşteriye fatura ve hatırlatma göndermek — A1
  • Perşembe teslim edilecek marka sunumunun ilk taslağını bitirmek — A2
  • Üç yeni iş teklifine dönüş yapmak — B
  • Portfolyoya geçen ayın işlerini eklemek — C
  • Muhasebeciye evrakları iletmek — D
  • Yeni bir tasarım aracıyla ilgili video izlemek — E, listeden silinir

ABCDE, işi büyük ölçüde kendi belirlediği ve listesi karışık olan insanlar için uygundur: biraz evrak işi, biraz derin çalışma, biraz ufak tefek angarya. Eisenhower matrisinden daha basittir ve daha hızlı uygulanır. Bedeli şudur: acil ile önemliyi sizin yerinize ayırmaz, o kararı A/B/C verirken kendiniz vermek zorundasınız.

Yöntem 3: MoSCoW

MoSCoW yazılım dünyasından geliyor; bir sürüm için kapsam pazarlığı yapmaya yarıyordu. Kişisel planlamaya da şaşırtıcı derecede iyi uyum sağlıyor. Dört kategori var:

  • Must — olmazsa olmaz. Bu olmadan iş anlamını yitirir.
  • Should — olmalı. Önemli ve değerli, ama bu olmadan da teslim gerçekleşir.
  • Could — olabilir. Vakit kalırsa yapılır.
  • Won’t — bu turda yok. Açıkça dışarıda bırakılan iş. Asla değil, şimdilik değil.

MoSCoW’u özel kılan son kategoridir. Yöntemlerin çoğu neyi yapacağınıza odaklanır; MoSCoW neyi yapmamaya karar verdiğinizi yazmanızı ister. Bu yazılı erteleme insanı ciddi biçimde rahatlatır, çünkü iş unutulmuş değil, resmen park edilmiştir ve artık aklınızı kurcalamaz.

Örnek. Bir ürünün tanıtım haftası planı:

  • Must: tanıtım sayfasını yayına almak, duyuru e-postasını göndermek, destek ekibini bilgilendirmek
  • Should: iki dakikalık tanıtım videosu çekmek, LinkedIn paylaşımı yapmak
  • Could: basın iletişim listesi hazırlamak, iş ortaklığı sayfasını kurmak
  • Won’t (bu hafta): reklam bütçesi, podcast görüşmeleri, fiyat tablosunun yeniden tasarımı

Pratik bir ölçü: must maddeleri tahmini eforun yüzde altmışını aşmamalı. Her şey zorunluysa önceliklendirme yapmamışsınız, sadece liste yazmışsınız demektir.

MoSCoW; projeler, sprintler, lansmanlar ve genel olarak tarihi sabit, kapsamı esnek işler için uygundur. Günlük kişisel liste için fazla ağır kalır, çünkü kategori içindeki sırayı belirlemez.

Yöntem 4: MIT, yani günün en önemli görevleri

MIT buradaki en basit yöntem ve birçok kişi için en etkilisi. Fikir şu: her günün başında bir ila üç adet en önemli görev belirleyin, listenin en üstüne yazın ve önce onları yapın.

Hepsi bu. Kare yok, harf yok, kategori yok.

Asıl mesele kısıttır. Kendinizi üç maddeyle sınırlamak sizi gerçek bir karar vermeye zorlar. Her şey önemliyse hiçbir şey önemli değildir ve MIT bunu her sabah yüzünüze söyler. Genelde bir madde sabahınızın çoğunu alan büyük iştir; diğer bir ikisi daha küçük ama yine de sonuç doğuran işlerdir.

Örnek. Küçük bir işletme sahibinin pazartesi listesi:

  1. Bankaya sunulacak nakit akışı tablosunu bitirmek.
  2. Tedarikçiyle gecikmeler hakkındaki zor konuşmayı yapmak.
  3. Yeni fiyat listesini onaylayıp ekibe duyurmak.

Günün geri kalanındaki her şey fazladan kazançtır. Sadece bu üçü bitse bile gün başarılı sayılır.

MIT diğer bütün yöntemlerle birlikte çalışır. Eisenhower matrisiyle aday belirleyip ikinci kareden üç MIT seçebilirsiniz. Uzun listeye ABCDE uygulayıp ilk iki A’yı günün MIT’leri ilan edebilirsiniz. Bu yöntemler birbirinin rakibi değil, üst üste binen katmanlardır.

Kendi durumunuza uygun yöntemi nasıl seçersiniz

Tek bir en iyi yöntem yok. Doğru seçim, yaptığınız işin türüne bağlı.

Eisenhower matrisini seçin eğer sürekli tepki verdiğinizi hissediyorsanız, gününüzü kesintiler belirliyorsa ve stratejik işe hiç vakit ayıramıyorsanız. Matris ikinci kareyi görünür kılar, üçüncü kareyi de mahcup eder.

ABCDE’yi seçin eğer işinizi büyük ölçüde kendiniz belirliyorsanız, listeniz uzun ve karışıksa ve önce kolay işlere yönelme eğiliminiz varsa. ABCDE sırayı size dayatır.

MoSCoW’u seçin eğer teslim tarihi sabit, kapsamı sonsuza kadar büyüyebilecek bir proje üstünde, özellikle de ekiple çalışıyorsanız. MoSCoW neyin kesileceği konusunda ortak bir karar üretir.

MIT’i seçin eğer tek bir alışkanlık istiyorsanız ve yarın sabah işe yaramasını bekliyorsanız. Buradaki en düşük maliyetli, en yüksek getirili yöntem budur.

Uygulamada deneyimli çoğu kişi ikisini birleştirir: her gün MIT, haftada bir de daha ağır bir gözden geçirme için Eisenhower ya da ABCDE. Haftalık tur büyük resmi görünür kılar, günlük tur onu uygular. Önceliklendirmeyi zaman bloklama gibi bir planlama alışkanlığıyla birleştirmek de işe yarar: önce MIT’leri seçin, sonra onlara takvimde yer açın.

Günlük beş dakikalık önceliklendirme akışı

Bir saatlik planlama ritüeline ihtiyacınız yok. Her sabah tutarlı biçimde uygulanan beş dakika, iki hafta sonra bıraktığınız gösterişli bir sistemi kolayca geçer.

Birinci dakika: toplayın. Listenizi açın ve dünden bu yana biriken her şeyi hızlıca ekleyin. E-postalar, gece aklınıza gelen fikirler, koridorda konuşulanlar. Henüz düzenlemeyin, sadece kaydedin.

İkinci dakika: okuyun. Listeyi baştan sona gözden geçirin. Henüz karar vermiyorsunuz, sadece hepsini kafanıza yüklüyorsunuz.

Üçüncü ve dördüncü dakika: seçin. Günün bir ila üç MIT’ini belirleyin ve işaretleyin. İsterseniz kalanlara A/B/C verin veya karelere dağıtın; ama işaretlenmesi zorunlu olan tek şey MIT’lerdir.

Beşinci dakika: yer ayırın. Takvimi açın ve en önemli görev için bir blok koyun. Tercihen en verimli olduğunuz saatte, e-postaların ve toplantıların o aralığı işgal etmesinden önce. Yirmi dakika başlamak için yeter, bir saat daha iyidir.

Akışın tamamı bu kadar. Kısa olması bilinçli, çünkü uzun olursa her sabah yapmazsınız.

Birkaç ayrıntı bu akışı ayakta tutar. E-postadan önce yapın; gelen kutusu, önceliklerinizi başkalarının önceliklerine göre yeniden dizer. Aynı saatte ve aynı yerde yapın, alışkanlığı kuran şey bu tutarlılıktır. Aynı beş dakikada dünün MIT’lerine de bakın: yapıldı mı, yapılmadıysa neden? Bir hafta sonra tekrar eden kalıplar ortaya çıkar.

Bunu kâğıt üzerinde, takvimde ya da SetTasks gibi bir görev listesinde yapabilirsiniz. Ortam değil, tekrar önemlidir.

Sık yapılan önceliklendirme hataları

Her verimlilik kitabını okuyup hâlâ dağınık hisseden insanlarda aynı kalıplar tekrar eder.

Aciliyeti önemle karıştırmak. En büyük hata budur. Acil işler gürültülüdür, önemli işler sessizdir. Aktif bir yöntem olmadan gürültülü olan her seferinde kazanır. Aciliyet zamanın özelliğidir, önem ise sonucun.

Öncelikleri başkalarına belirletmek. E-posta, mesajlaşma uygulamaları ve toplantılar büyük ölçüde başkalarının önceliklerinin masanıza gelmiş hâlidir. Gününüzde bir yerleri olmalı, ama ilk yer değil.

Bütün A’ları eşit saymak. A listenizde on bir madde varsa elinizde A listesi yoktur; kendini A sanan bir B listesi vardır. A içinde de sıralama yapın.

Yapmak yerine yeniden planlamak. Listeyi yeniden yazmak, matrisi yeniden biçimlendirmek, uygulama değiştirmek. Planlama üretken hissettirir ama hiçbir şey üretmez. Günlük planlamayı beş dakikayla sınırlayın, kalanını uygulamaya ayırın.

Yapmayacaklarını yazmamak. Yapabileceğiniz her şeyi içeren ama hiçbirinden vazgeçtiğinizi işaretlemeyen liste, sessizce bir suçluluk makinesine dönüşür. MoSCoW’un won’t kategorisini ya da ABCDE’nin E harfini kullanıp işleri açıkça emekliye ayırın.

Enerjiyi hesaba katmamak. En önemli görevi tükendiğiniz saate koyarsanız, kaç tane A harfi taşırsa taşısın ertelenir. Öncelik neyi sorusunu yanıtlar, enerji ne zaman sorusunu.

Bir yöntem seçip uygulamamak. Yöntemler ancak her gün kullanıldığında çalışır. Her pazartesi sabahı uyguladığınız sıkıcı yöntem, okuyup beğendiğiniz ve hiç denemediğiniz mükemmel yöntemi her zaman geçer.

Sistemi iyileştirmeyi işin yerine koymak. Bu yıl üç kez görev yöneticisi değiştirdiyseniz sorununuz araçta değil. Bir araç seçin ve alışveriş etmeyi bırakın.

Önceliklendirmeyi öğrenmenin amacı düzenli hissetmek değildir. Amaç, hafta bittiğinde önemli olan işlerin gerçekten yapılmış olmasıdır. Her gün uygulanan basit bir yöntem sizi oraya götürür.