Cách sắp xếp ưu tiên công việc: ma trận Eisenhower & ABCDE

Nếu danh sách công việc của bạn dài gấp đôi ngày làm việc, câu trả lời không phải là cày cật lực hơn — mà là học cách sắp xếp ưu tiên công việc cho đúng. Sắp xếp ưu tiên là kỹ năng quyết định xem công sức của bạn rơi vào phần việc thật sự đẩy mọi thứ tiến lên, hay rơi vào bất cứ đầu việc nào tình cờ kêu to nhất. Bài viết này đi qua bốn phương pháp đã được kiểm chứng — ma trận Eisenhower, phương pháp ABCDE, MoSCoW và MIT — kèm ví dụ, đánh đổi của từng cái, và một quy trình năm phút mỗi ngày mà bạn có thể áp dụng cho bất kỳ phương pháp nào.

Vì sao sắp xếp ưu tiên lại quan trọng (và ưu tiên sai trông ra sao)

Phần lớn mọi người không gặp vấn đề về năng suất. Họ gặp vấn đề về thứ tự ưu tiên. Họ làm việc chăm chỉ, làm rất nhiều thứ, mà cuối tuần vẫn tự hỏi vì sao những việc quan trọng chẳng được động tới.

Ưu tiên sai có vài triệu chứng quen thuộc. Bạn dành cả buổi sáng cho email vì nó tạo cảm giác đang làm việc. Bạn để người nào lên tiếng to nhất quyết định lịch trình của mình. Việc gấp lấn át việc quan trọng, tuần này qua tuần khác. Dự án lớn không nhúc nhích vì chẳng bao giờ có “thời điểm thích hợp”. Bạn kết thúc ngày trong kiệt sức mà không chỉ ra được điều gì thật sự có ý nghĩa.

Biết cách sắp xếp ưu tiên công việc sửa chuyện này theo hai hướng. Nó buộc bạn thừa nhận, bằng văn bản, những gì bạn đã quyết định hoãn lại — điều này lành mạnh hơn nhiều so với cảm giác tội lỗi mơ hồ khi cứ giả vờ rằng mình sẽ làm hết. Và nó cho bạn một hành động mặc định cho 30 phút tới, để bạn thôi tiêu năng lượng quyết định vào chuyện làm gì và bắt đầu tiêu nó vào chuyện làm.

Sắp xếp ưu tiên không phải để làm được nhiều hơn. Nó là để làm ít đi một cách đúng đắn.

Phương pháp 1: Ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower mang tên tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower, người được cho là đã nói: “Tôi có hai loại vấn đề: loại khẩn cấp và loại quan trọng. Loại khẩn cấp thì không quan trọng, còn loại quan trọng thì chẳng bao giờ khẩn cấp.” Stephen Covey đã phổ biến nó trong cuốn 7 Thói quen của người thành đạt.

Bạn xếp mọi đầu việc vào một trong bốn ô, dựa trên hai câu hỏi: việc này có gấp không? việc này có quan trọng không?

Ô 1 — Gấp và quan trọng. Khủng hoảng thật sự, hạn chót cứng, tình huống khẩn cấp có thật. Làm những việc này trước. Mục tiêu dài hạn là giảm số lượng việc trong ô này bằng cách dành nhiều thời gian hơn cho ô 2.

Ô 2 — Quan trọng nhưng không gấp. Công việc chiến lược, lập kế hoạch, rèn kỹ năng chuyên sâu, quan hệ, sức khỏe, dự án lớn mà chưa ai hối thúc. Đây là nơi hầu hết người làm việc xuất sắc dành phần lớn thời gian, và cũng là nơi hầu hết mọi người gần như chẳng dành chút nào.

Ô 3 — Gấp nhưng không quan trọng. Các gián đoạn, phần lớn email, những cuộc họp mà người khác cần bạn có mặt. Hãy giao đi hoặc gom lại làm một lượt. Chúng có vẻ giống công việc nhưng hiếm khi đẩy mục tiêu thật của bạn tiến lên.

Ô 4 — Không gấp cũng không quan trọng. Lướt mạng xã hội, việc bận rộn vô nghĩa, sắp xếp lại thư mục lần thứ ba trong ngày. Xóa bỏ hoặc thay bằng thứ khác.

Ví dụ. Danh sách thứ Hai của một quản lý sản phẩm có thể gồm “phát hành bản vá gấp” (Ô 1), “phác thảo lộ trình quý III” (Ô 2), “trả lời yêu cầu cập nhật tình hình của một bên liên quan” (Ô 3) và “sắp xếp lại các kênh Slack” (Ô 4). Không có ma trận, cả bốn đều cảm thấy cấp bách. Có ma trận, bản lộ trình được cấp một khối 90 phút trước khi cả ngày bị lấp đầy bởi tiếng ồn ở ô 3.

Ma trận Eisenhower hợp nhất với người luôn thấy mình bị động — lúc nào cũng phản ứng, không bao giờ tiến lên. Nó ít hữu ích khi gần như mọi thứ đều thật sự gấp (trong trường hợp đó bạn có vấn đề về khối lượng công việc, chứ không phải về thứ tự ưu tiên).

Phương pháp 2: Phương pháp ABCDE

Được Brian Tracy phát triển trong cuốn Eat That Frog, phương pháp ABCDE là cách trực tiếp nhất để xếp hạng một danh sách công việc phẳng. Bạn đi từ trên xuống và gán cho mỗi đầu việc một chữ cái:

A — Bắt buộc làm. Hậu quả nghiêm trọng nếu không làm. Một ngày có thể có nhiều việc A; khi đó hãy đánh số A-1, A-2, A-3 theo thứ tự.
B — Nên làm. Hậu quả nhẹ. Quan trọng, nhưng trời không sập nếu nó trôi sang hôm sau.
C — Làm thì tốt. Không có hậu quả thực sự nào nếu bỏ qua.
D — Giao đi. Bất cứ việc gì người khác làm được, kể cả khi họ làm chưa hoàn hảo.
E — Loại bỏ. Những việc mà nếu nhìn thẳng thắn thì chẳng cần tồn tại.

Quy tắc không thể phá vỡ là bạn không bắt đầu việc B chừng nào mọi việc A chưa xong. Phần lớn mọi người làm ngược lại — họ giải quyết mấy việc C dễ dàng để có cảm giác làm được việc, rồi cạn năng lượng trước khi chạm tới các việc A.

Ví dụ. Danh sách thứ Ba của một người viết tự do:

Gửi hóa đơn cho khách hàng đang chậm thanh toán — A-1
Hoàn thành bản nháp đầu tiên của bài phóng sự hạn thứ Năm — A-2
Trả lời ba email chào đề tài — B
Cập nhật hồ sơ năng lực với các bài tháng trước — C
Lên lịch đăng bài mạng xã hội — D (trợ lý làm)
Đọc một bài về công cụ viết bằng AI — E (xóa luôn)

ABCDE hợp nhất với những người chủ yếu tự điều phối công việc của mình và có danh sách pha trộn nhiều thứ — vừa hành chính, vừa làm việc sâu, vừa việc vặt. Nó đơn giản hơn ma trận Eisenhower và áp dụng nhanh hơn. Đánh đổi là nó không tách bạch gấp với quan trọng — bạn phải tự đưa phán đoán đó vào lựa chọn A/B/C của mình.

Phương pháp 3: MoSCoW (Bắt buộc / Nên có / Có thì tốt / Không làm)

MoSCoW xuất phát từ ngành phát triển phần mềm như một cách thương lượng phạm vi cho mỗi bản phát hành, nhưng nó chuyển sang việc sắp xếp ưu tiên cá nhân rất mượt. Bốn nhóm:

Bắt buộc. Không thể thương lượng. Thiếu nó là hỏng việc.
Nên có. Quan trọng và giá trị cao, nhưng công việc vẫn thành công nếu thiếu.
Có thì tốt. Đáng mong muốn. Đưa vào nếu còn thời gian.
Không làm. Bị loại rõ ràng khỏi đợt này — không phải “không bao giờ”, chỉ là “không phải lúc này”.

Chính nhóm “Không làm” tạo nên nét đặc biệt của MoSCoW. Hầu hết các phương pháp sắp xếp ưu tiên chỉ tập trung vào việc bạn sẽ làm. MoSCoW buộc bạn viết ra những gì bạn đã quyết định không làm. Việc hoãn được ghi thành chữ mang lại cảm giác nhẹ nhõm rất lớn — đầu việc đó thôi cắn rứt bạn vì nó đã được chính thức gác lại, chứ không phải bị bỏ quên.

Ví dụ. Lên kế hoạch cho tuần ra mắt sản phẩm:

Bắt buộc: đưa trang giới thiệu lên, gửi email thông báo, phổ biến cho bộ phận hỗ trợ
Nên có: quay video demo 2 phút, đăng bài trên LinkedIn
Có thì tốt: lập danh sách liên hệ báo chí, dựng trang tiếp thị liên kết
Không làm (tuần này): chạy quảng cáo, chào mời podcast, thiết kế lại bảng giá

MoSCoW hợp nhất với công việc theo dự án, các sprint, các đợt ra mắt và mọi tình huống có hạn chót cố định nhưng phạm vi linh hoạt. Nó kém hữu ích cho danh sách việc cá nhân hằng ngày vì không sắp thứ tự bên trong từng nhóm.

Phương pháp 4: MIT — Những việc quan trọng nhất

MIT là khung đơn giản nhất trong danh sách này và, với nhiều người, cũng là khung hiệu quả nhất. Ý tưởng: đầu mỗi ngày, xác định một đến ba việc quan trọng nhất. Viết chúng lên đầu danh sách. Làm chúng trước.

Chỉ vậy thôi. Không ô nào. Không chữ cái nào. Không nhóm nào.

Chính giới hạn mới là điểm mấu chốt. Việc chỉ cho phép mình có ba MIT buộc bạn phải ra một quyết định thật. Nếu mọi thứ đều quan trọng thì chẳng có gì quan trọng cả — và phương pháp MIT bắt bạn đối diện với điều đó. Một MIT thường là đầu việc trụ cột chiếm gần hết buổi sáng của bạn. Một hoặc hai việc còn lại nhỏ hơn nhưng vẫn có sức nặng.

Ví dụ. Các MIT thứ Hai của một người sáng lập:

Viết bản cập nhật gửi nhà đầu tư cho thứ Sáu.
Nói chuyện thẳng thắn với người đồng sáng lập về phạm vi công việc.
Xem xét và phê duyệt các gói giá mới.

Mọi thứ khác trong danh sách hôm đó chỉ là phần thưởng thêm. Nếu chỉ các MIT được hoàn thành, đó vẫn là một ngày thành công.

MIT kết hợp tốt với mọi phương pháp khác trong bài. Bạn có thể dùng ma trận Eisenhower để tìm ứng viên, rồi chọn ba MIT từ ô 2. Bạn có thể áp dụng ABCDE cho cả danh sách, rồi tuyên bố hai việc A hàng đầu là MIT. Các khung này không cạnh tranh nhau — chúng là các lớp chồng lên nhau.

Cách chọn phương pháp phù hợp với hoàn cảnh của bạn

Không có phương pháp nào tốt nhất cho tất cả. Lựa chọn đúng phụ thuộc vào kiểu công việc bạn làm.

Dùng ma trận Eisenhower nếu bạn thấy mình liên tục bị động, ngày của bạn bị các gián đoạn chi phối, hoặc bạn không dành được thời gian cho công việc chiến lược. Ma trận làm nổi ô 2 và bêu riếu ô 3.

Dùng phương pháp ABCDE nếu công việc của bạn chủ yếu do bạn tự điều phối, danh sách dài và pha trộn nhiều loại, và bạn có xu hướng làm việc dễ trước. ABCDE ép ra một trình tự.

Dùng MoSCoW nếu bạn đang làm một dự án có hạn chót cố định và một danh sách tính năng hoặc hạng mục bàn giao có thể phình ra vô tận. MoSCoW giúp thương lượng phạm vi và làm cho việc hoãn trở nên rõ ràng.

Dùng MIT nếu bạn muốn đúng một thói quen, muốn có nó ngay bây giờ, và muốn nó phát huy tác dụng ngay từ ngày mai. MIT là phương pháp cho lợi ích cao nhất với chi phí thấp nhất trong bài này.

Trên thực tế, nhiều người dày dạn dùng MIT hằng ngày và một phương pháp nặng hơn (Eisenhower hoặc ABCDE) mỗi tuần trong buổi nhìn lại tuần. Lượt rà soát hằng tuần cho thấy bức tranh lớn; lượt chọn MIT hằng ngày thực thi bức tranh đó. Để có một hệ thống lập kế hoạch trọn vẹn hơn, hãy kết hợp việc sắp xếp ưu tiên với các kỹ thuật quản lý thời gian như chia khung thời gian — chọn MIT rồi chặn luôn khoảng lịch cho chúng.

Quy trình sắp xếp ưu tiên hằng ngày (5 phút mỗi ngày)

Bạn không cần một nghi thức lập kế hoạch kéo dài cả tiếng. Một thói quen năm phút buổi sáng, làm đều đặn, sẽ thắng bất kỳ hệ thống cầu kỳ nào mà bạn bỏ cuộc sau hai tuần.

Phút 1: Đổ ra. Mở danh sách công việc và nhanh chóng thêm mọi thứ mới xuất hiện từ hôm qua — email, ý tưởng nảy ra lúc đêm, những việc đồng nghiệp nhắc đến. Chưa chỉnh sửa gì cả. Chỉ ghi lại. Nếu bạn chưa có một danh sách tổng để đổ vào, hãy xem bài cách lập danh sách việc cần làm.

Phút 2: Quét. Đọc lướt toàn bộ danh sách. Bạn chưa quyết định gì; bạn chỉ đang nạp nó vào đầu.

Phút 3–4: Chọn. Chọn một đến ba MIT cho ngày hôm đó và đánh dấu chúng. Nếu muốn, bạn có thể gán A/B/C cho phần còn lại hoặc xếp vào các ô của ma trận — nhưng MIT là thứ duy nhất bắt buộc phải đánh dấu.

Phút 5: Chặn lịch. Mở lịch và đặt một khối thời gian trong ngày cho MIT hàng đầu — lý tưởng nhất là vào khung giờ bạn tập trung tốt nhất, trước khi email và các cuộc họp kịp chiếm chỗ. Hai mươi phút là đủ để bắt đầu; một tiếng thì tốt hơn.

Đó là toàn bộ quy trình. Nó ngắn một cách có chủ ý để bạn thật sự làm nó mỗi sáng.

Vài lưu ý để nó phát huy tác dụng:

Làm trước khi mở email. Email sẽ sắp xếp lại thứ tự ưu tiên của bạn theo ưu tiên của người khác.
Làm vào cùng một giờ và cùng một chỗ. Chính sự đều đặn xây nên thói quen.
Xem lại các MIT của hôm qua trong đúng năm phút đó — chúng có xong không, nếu không thì vì sao? Các quy luật sẽ hiện ra sau một tuần.

Nếu bạn dùng một hệ thống bài bản hơn như GTD, lượt năm phút này chính là bước “bắt tay vào làm” — chọn việc kế tiếp từ một danh sách mà bạn đã tin tưởng.

Những sai lầm cần tránh khi sắp xếp ưu tiên

Có vài kiểu sai lầm cứ lặp đi lặp lại ở những người đã đọc hết mọi cuốn sách về năng suất mà vẫn thấy mình tản mát.

Nhầm lẫn khẩn cấp với quan trọng. Đây là sai lầm lớn nhất. Việc gấp thì ồn ào. Việc quan trọng thì im lặng. Không có một khung tư duy chủ động, cái ồn ào luôn thắng.

Để người khác đặt thứ tự ưu tiên cho mình. Email, Slack và các cuộc họp phần lớn là ưu tiên của người khác được chuyển tới bàn làm việc của bạn. Chúng xứng đáng có một chỗ trong ngày, nhưng không phải chỗ đầu tiên.

Coi mọi việc A là ngang nhau. Nếu danh sách A của bạn có mười một dòng thì đó không phải danh sách A — đó là danh sách B kèm ảo tưởng. Hãy ép xếp hạng ngay bên trong nhóm A.

Lập lại kế hoạch thay vì bắt tay làm. Chép lại danh sách, định dạng lại ma trận, đổi ứng dụng. Lập kế hoạch cho cảm giác đang làm việc nhưng chẳng tạo ra gì. Hãy giới hạn thời gian lập kế hoạch hằng ngày ở năm phút và giữ phần còn lại cho thực thi.

Không chịu viết ra những gì mình sẽ không làm. Một danh sách chứa mọi thứ bạn có thể làm nhưng không bao giờ đánh dấu thứ bạn đã từ bỏ sẽ lặng lẽ lớn lên thành cỗ máy sản xuất cảm giác tội lỗi. Hãy dùng nhóm “Không làm” của MoSCoW hoặc chữ “E” của ABCDE để chính thức cho các đầu việc nghỉ hưu.

Chọn một phương pháp rồi phớt lờ nó. Phương pháp chỉ hiệu quả khi được áp dụng hằng ngày. Cái khung nhàm chán mà bạn dùng mỗi sáng thứ Hai sẽ vượt xa cái khung hoàn hảo mà bạn đọc được, tấm tắc khen, rồi chẳng bao giờ dùng.

Tối ưu hệ thống thay vì làm việc. Nếu năm nay bạn đã đổi ứng dụng quản lý công việc ba lần thì vấn đề của bạn không nằm ở công cụ. Vấn đề nằm ở chỗ bắt tay vào làm. Hãy chọn lấy một công cụ — giấy, SetTasks, hay bất cứ thứ gì bạn đang có — và thôi đi mua sắm.

Mục đích của việc học cách sắp xếp ưu tiên công việc không phải để cảm thấy mình ngăn nắp. Mục đích là để chắc chắn rằng đến cuối tuần, những điều quan trọng đã thật sự được hoàn thành. Một phương pháp đơn giản, dùng mỗi ngày, sẽ đưa bạn tới đó.