Biết cách lập danh sách việc cần làm nghe có vẻ là chuyện quá đơn giản, cho tới chiều thứ Sáu khi bạn nhìn vào hai mươi dòng chưa gạch xong. Một danh sách tốt sẽ lôi công việc ra khỏi đầu bạn, xếp hạng chúng và đẩy đúng việc quan trọng lên đầu màn hình. Một danh sách tồi thì biến thành cỗ máy sản xuất cảm giác tội lỗi. Bài viết này đi qua những nguyên tắc, định dạng và cái bẫy tạo nên khác biệt giữa hai loại đó.

Danh sách việc cần làm là gì (và vì sao phần lớn thất bại)

Danh sách việc cần làm là một lời cam kết được viết ra: bản ghi những việc bạn định hoàn thành, thường trong một khoảng thời gian xác định như hôm nay hoặc tuần này. Hành động viết công việc ra giấy giải phóng trí nhớ làm việc, làm cho thứ tự ưu tiên trở nên rõ ràng và tạo một chút hưng phấn mỗi lần bạn gạch được một dòng. Điều đó đã được hiểu từ khi David Allen viết cuốn Getting Things Done và tới nay vẫn là nền tảng của mọi ứng dụng quản lý công việc hiện đại.

Phần lớn danh sách thất bại vì cùng vài lý do. Chúng trộn lẫn việc của hôm nay với những ý tưởng “lúc nào đó sẽ làm”. Chúng chứa cả dự án (“làm lại website”) núp dưới dạng một đầu việc. Chúng không có thứ tự ưu tiên, nên bạn cứ làm mãi những việc dễ và né những việc quan trọng. Và chúng nằm rải rác ở năm chỗ cùng lúc — giấy nhớ, email được gắn cờ, cuốn sổ tay, tin nhắn lưu trong Slack — nghĩa là không chỗ nào là nguồn đáng tin cậy cả.

Cách sửa không phải là đổi sang một ứng dụng mới. Cách sửa là một bộ thói quen về việc gì được đưa vào danh sách, danh sách trông ra sao và bạn xử lý nó thế nào. Đó chính là nội dung phần còn lại của bài viết.

7 nguyên tắc của một danh sách việc cần làm hiệu quả

Nếu bạn không nhớ gì khác từ bài này, hãy nhớ bảy nguyên tắc sau. Chúng ngắn một cách có chủ ý.

  1. Một danh sách, một nơi. Chọn một chỗ duy nhất để chứa công việc — giấy, ứng dụng ghi chú hoặc một ứng dụng quản lý công việc chuyên dụng — và đổ mọi thứ vào đó. Nhiều danh sách song song chắc chắn dẫn tới làm trùng và bỏ sót.
  2. Ghi lại trước, lên kế hoạch sau. Ghi lại một việc (“gọi nha sĩ”) là thao tác khác hẳn với quyết định khi nào làm việc đó. Đừng trộn hai thao tác, nếu không bạn sẽ hoặc lên kế hoạch quá mức, hoặc ghi lại quá ít.
  3. Dùng động từ. Mỗi dòng nên bắt đầu bằng một hành động: gửi email, viết nháp, rà soát, gọi điện, đặt chỗ. “Báo cáo marketing” là một chủ đề. “Viết dàn ý báo cáo marketing quý II” mới là một đầu việc.
  4. Giới hạn số việc mỗi ngày. Chỉ để ba đến bảy dòng cho một ngày. Danh sách hai mươi dòng là danh sách ước mơ, không phải kế hoạch.
  5. Ghi kèm ước lượng thời gian. Đặt một con số phút áng chừng bên cạnh mỗi dòng. Đây là cải thiện lớn nhất mà hầu hết mọi người có thể tạo ra, vì nó buộc bạn đối diện với câu hỏi liệu ngày làm việc có chứa nổi ngần ấy việc không.
  6. Sắp theo mức ưu tiên, không theo thứ tự xuất hiện. Việc mới đến hiếm khi là việc quan trọng nhất. Hãy xếp lại thứ tự trước khi bắt tay vào làm.
  7. Đóng vòng lặp. Cuối ngày, xem lại việc gì đã xong, việc gì bị trôi và vì sao. Chuyển sang hôm sau, dời lịch hoặc bỏ hẳn — nhưng đừng để những dòng dang dở lặng lẽ trôi sang ngày mai mà không có quyết định nào.

Những nguyên tắc này rất đơn giản. Cái khó nằm ở chỗ áp dụng chúng mỗi ngày, chứ không phải ở việc nghĩ ra các ngoại lệ khéo léo.

Danh sách theo ngày và danh sách theo tuần

Một sai lầm phổ biến là coi “danh sách việc cần làm” như một thứ duy nhất. Trên thực tế, bạn cần ít nhất hai lớp.

Danh sách tuần là công cụ hoạch định. Bạn dựng nó vào tối Chủ nhật hoặc sáng thứ Hai. Nó chứa năm đến mười kết quả mà nếu hoàn thành sẽ khiến cả tuần được xem là thành công. Nó không cần chi tiết — mỗi dòng có thể là một dự án hay một mục tiêu. Danh sách tuần trả lời câu hỏi: “Tuần này rốt cuộc là để làm gì?”

Danh sách ngày là công cụ thực thi. Bạn dựng nó vào tối hôm trước hoặc ngay đầu buổi sáng, lấy từ danh sách tuần cộng với những việc phát sinh (họp, email, yêu cầu từ người khác). Nó nhỏ gọn, có ước lượng thời gian và được xếp thứ tự. Đây là danh sách duy nhất bạn nên nhìn trong lúc làm việc.

Một số người thêm lớp thứ ba: danh sách “lúc nào đó” hoặc danh sách chờ, chứa những ý tưởng bạn không muốn quên nhưng chưa cam kết thực hiện. Chuyển một dòng từ danh sách chờ lên danh sách tuần khi bạn sẵn sàng cam kết, và từ danh sách tuần xuống danh sách ngày khi bạn sẵn sàng bắt tay làm. Về bước sắp xếp ưu tiên, bài hướng dẫn cách sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc đi qua vài khung tư duy cụ thể.

3 mẫu danh sách việc cần làm (kèm ví dụ)

Mẫu chỉ là bộ khung. Chọn một mẫu, dùng ít nhất một tuần, và chỉ đổi khi nó rõ ràng không hợp với bạn.

Mẫu 1: Danh sách Bắt buộc / Nên làm / Có thể làm

Chia danh sách ngày thành ba nhóm:

  • Bắt buộc — một đến ba việc nhất định phải xong hôm nay. Nếu chỉ hoàn thành đúng nhóm này, ngày hôm đó vẫn tính là thắng.
  • Nên làm — những việc bạn định làm hôm nay nhưng trôi sang mai cũng không sao.
  • Có thể làm — phần thưởng thêm, bạn chỉ động tới nếu ngày hôm đó trôi nhanh hơn dự kiến.

Ví dụ:

Nhóm Công việc Ước lượng
Bắt buộc Gửi bản đề xuất đã sửa cho Acme 45 phút
Bắt buộc Hoàn thành bản nháp ngân sách quý II 90 phút
Nên làm Rà soát ba pull request 60 phút
Nên làm Gọi nha sĩ 5 phút
Có thể làm Dọn lại kho lưu trữ dự án 30 phút

Điểm mạnh của mẫu này là nó buộc bạn phải xếp ưu tiên một cách trung thực. Bạn không thể có mười việc Bắt buộc.

Mẫu 2: Danh sách 1-3-5

Mỗi ngày bạn cam kết đúng chín đầu việc: một việc lớn, ba việc vừa và năm việc nhỏ. Cấu trúc này ngăn cả chuyện ôm đồm quá sức lẫn cám dỗ lấp đầy ngày bằng toàn những chiến thắng nhỏ.

Ví dụ:

  • 1 việc lớn: Viết dàn ý bài thuyết trình chính
  • 3 việc vừa: Chuẩn bị phỏng vấn, cập nhật tài liệu hướng dẫn nhân sự mới, gọi cho nhà cung cấp
  • 5 việc nhỏ: Làm báo cáo chi phí, trả lời Maria, đặt khách sạn, đặt mua màn hình, lưu trữ tài liệu cũ

Nếu một cuộc họp nuốt mất cả ngày, việc lớn dời sang hôm sau, nhưng cấu trúc vẫn giữ nguyên.

Mẫu 3: Danh sách theo khung giờ

Thay vì một danh sách trôi nổi, bạn gán mỗi đầu việc vào một khung giờ trên lịch. Danh sách và thời gian biểu hòa làm một.

09:00–10:30  Làm việc sâu: bản nháp ngân sách quý II
10:30–11:00  Xử lý email và Slack
11:00–12:00  Họp 1:1 với quản lý
13:00–14:00  Rà soát pull request
14:00–15:00  Chỉnh sửa đề xuất cho Acme
15:00–15:30  Gọi điện và việc hành chính

Chia khung giờ là cách đáng tin cậy nhất để đối diện với một danh sách quá tải, bởi vì bạn nhìn thấy rõ ràng ngày làm việc hết chỗ. Nó ăn ý đặc biệt với một mẫu kế hoạch ngày mà bạn dùng lại mỗi sáng.

5 sai lầm thường gặp với danh sách việc cần làm

Ngay cả khi có mẫu tốt, những sai lầm quen thuộc vẫn cứ quay lại. Hãy để ý các điểm sau.

  1. Đưa cả dự án vào danh sách. “Ra mắt website mới” không phải một đầu việc; đó là công sức của nhiều tháng. Hãy tách nó xuống hành động cụ thể tiếp theo: viết nội dung trang chủ, gửi email hỏi designer về file logo. Nếu bạn không hình dung được mình làm xong nó trong một lần ngồi, đó vẫn là dự án.
  2. Trộn công việc với ghi chú tham khảo. Danh sách việc cần làm dành cho những thứ bạn sẽ làm, không phải cho thông tin bạn có thể cần. Hãy để đường link, biên bản họp và ý tưởng ở nơi khác.
  3. Không bao giờ xóa dòng nào. Nếu một việc nằm im trong danh sách ba tuần liền, nó đang nói với bạn điều gì đó. Hoặc xếp lịch cho nó, hoặc giao cho người khác, hoặc bỏ hẳn. Để nó lay lắt sẽ dạy não bạn thói quen phớt lờ cả danh sách.
  4. Bỏ qua buổi nhìn lại hằng tuần. Không có nhịp xem lại đều đặn, danh sách sẽ âm thầm trôi lệch khỏi những ưu tiên thật của bạn. Chỉ mười lăm phút mỗi tuần cũng đủ để phát hiện những dòng đã cũ.
  5. Nhầm bận rộn với hiệu quả. Một danh sách đầy những việc năm phút cho cảm giác rất đã khi gạch hết, nhưng phần công việc quan trọng vẫn nguyên đó. Hãy chắc chắn mỗi ngày có ít nhất một việc Bắt buộc là công việc thực chất — không phải chỉ dọn hộp thư.

Điểm chung của cả năm sai lầm là một: danh sách là công cụ để quyết định, không phải để ghi lại mọi thứ. Chính các quyết định mới tạo ra khác biệt.

Công cụ để danh sách việc cần làm không chết yểu

Công cụ tốt nhất là công cụ bạn thật sự mở ra mỗi ngày. Dù vậy, dưới đây là so sánh giữa các lựa chọn chính.

Giấy. Một cuốn sổ hay tấm thẻ ghi việc trong ngày không có thông báo nào, không có ma sát nào, và mang lại cảm giác chạm tay mà màn hình không thể sánh được. Nhược điểm là không tìm kiếm được, không đồng bộ và không có việc lặp lại. Phù hợp với người lên kế hoạch từng ngày một và không cần chia sẻ công việc với ai.

Ứng dụng ghi chú thông thường (Apple Notes, Google Keep, Notion). Linh hoạt và miễn phí, nhưng chúng đối xử với đầu việc như mọi ghi chú khác. Bạn sẽ phải tự tay dựng cấu trúc. Ổn cho nhu cầu cá nhân, mức độ nhẹ nhàng.

Ứng dụng quản lý công việc chuyên dụng (SetTasks, Todoist, Things, TickTick, Microsoft To Do). Được thiết kế riêng cho công việc: hạn chót, mức ưu tiên, việc lặp lại, dự án, lời nhắc. Cấu trúc đã sẵn ở đó. Hầu hết mọi người thấy bước nhảy lớn nhất khi chuyển từ ứng dụng ghi chú sang một ứng dụng quản lý công việc thật sự.

Dù bạn chọn gì, hãy gắn bó với nó ít nhất hai tuần trước khi đánh giá. Đổi công cụ liên tục là một trong những kiểu trì hoãn phổ biến nhất được khoác áo năng suất. Xây dựng những thói quen làm việc hiệu quả quanh công cụ bạn đang có quan trọng hơn nhiều so với việc đó là công cụ nào.

Biết cách lập danh sách việc cần làm cho tốt ít liên quan tới định dạng, mà liên quan nhiều tới vòng lặp: ghi lại, xếp ưu tiên, thực thi, nhìn lại. Hãy chọn một mẫu trong bài này, dùng nó hai tuần, rồi đo xem bao nhiêu phần công việc Bắt buộc thật sự hoàn thành. Con số đó — chứ không phải danh sách trông đẹp thế nào — mới là điểm số duy nhất đáng kể.