Істер тізімін құруды білу — жұма күні түстен кейін орындалмаған жиырма іске телміріп отырғанша елеусіз көрінетін дағдылардың бірі. Жақсы тізім жұмысты басыңыздан шығарып, оны реттеп, керектісін экраныңыздың ең жоғарғы жағына шығарады. Нашары кінә машинасына айналады. Бұл нұсқаулықта екеуін ажырататын ережелер, форматтар және тұзақтар қаралады.

Істер тізімі деген не (және көбі неге сәтсіз)

Істер тізімі — жазбаша міндеттеме: әдетте бүгін немесе осы апта секілді белгілі бір терезе ішінде орындауды көздеген жұмысыңыздың жазбасы. Тапсырманы жазып қою жедел жадты босатады, басымдықтарды көрінетін етеді және белгі қойған сайын шағын дофамин сыйын береді. Мұны Дэвид Аллен Getting Things Done кітабында жазғаннан бері бәрі түсінеді әрі бұл кез келген заманауи тапсырма басқарушының негізі болып қала береді.

Тізімдердің көбі бірнеше ортақ себеппен сәтсіз болады. Оларда бүгінгі жұмыс «бір күні, мүмкін» идеяларымен араласып жатады. Оларда тапсырма болып бүркенген жобалар («сайтты қайта жасау») тұрады. Оларда басымдық реті жоқ, сондықтан сіз жеңіл істерді істеп, маңыздысынан қашасыз. Әрі олар бір мезгілде бес жерде тұрады — жабысқақ қағаздар, поштадағы жалаушалар, дәптер, Slack-те сақталғандар — бұл бірде-біреуі шындықтың көзі емес дегенді білдіреді.

Шешім жаңа қосымшада емес. Шешім — тізімге не түсетіні, оның қалай көрінетіні және оны қалай өңдейтініңіз туралы әдеттер жиынтығы. Нұсқаулықтың қалған бөлігі осы туралы.

Тиімді істер тізімінің 7 ережесі

Осы мақаладан басқа ештеңе алмасаңыз, мына жеті ережені алыңыз. Олар әдейі қысқа.

  1. Бір тізім, бір орын. Тапсырмаларға бір ғана мекен таңдаңыз — қағаз, жазба қосымшасы немесе арнайы тапсырма басқарушы — және бәрін соған құйыңыз. Бірнеше тізім қайталанған жұмыс пен ұмыт қалған істерге кепілдік береді.
  2. Алдымен жинаңыз, содан кейін жоспарлаңыз. Тапсырманы жинау («стоматологқа қоңырау шалу») мен оны қашан істейтініңізді шешу — екі бөлек қимыл. Оларды араластырмаңыз, әйтпесе не артық жоспарлайсыз, не жеткіліксіз жинайсыз.
  3. Етістік қолданыңыз. Әр жол әрекеттен басталуы тиіс: жазу, дайындау, қарап шығу, қоңырау шалу, брондау. «Маркетинг есебі» — тақырып. «Q2 маркетинг есебінің құрылымын жазу» — тапсырма.
  4. Күнделікті тізіміңізді шектеңіз. Күніне үш-жеті іспен шектеліңіз. Жиырма істік тізім — жоспар емес, тілек тізімі.
  5. Уақыт болжамын қосыңыз. Әр істің қасына шамалас минут санын жазыңыз. Бұл — көпшілік жасай алатын ең үлкен жақсарту, себебі ол күннің күнге сыятынын мойындауға мәжбүрлейді.
  6. Келу реті бойынша емес, басымдық бойынша реттеңіз. Ең жаңа тапсырма сирек ең маңызды болады. Жұмысты бастамай тұрып тізімді қайта реттеңіз.
  7. Шеңберді жабыңыз. Күн соңында нені бітіргеніңізді, нені үлгермегеніңізді және неге солай болғанын қарап шығыңыз. Көшіріңіз, қайта жоспарлаңыз немесе жойыңыз — бірақ аяқталмаған істердің шешімсіз үнсіз ертеңге ауысуына жол бермеңіз.

Бұл ережелер қарапайым. Қиындығы — ұтымды ерекшелік іздеуде емес, оларды күн сайын қолдануда.

Күнделікті және апталық істер тізімдері

Жиі кездесетін қате — «істер тізімін» бір ғана нәрсе деп қабылдау. Іс жүзінде сізге кемінде екі қабат керек.

Апталық тізім — жоспарлау құралы. Оны жексенбі кешінде немесе дүйсенбі таңында құрасыз. Онда орындалса, аптаны сәтті ететін бес-он нәтиже тұрады. Ол ұсақ емес — жазбалар жоба немесе мақсат болуы мүмкін. Апталық тізім «бұл апта шын мәнінде не үшін?» деген сұраққа жауап береді.

Күнделікті тізім — орындау құралы. Оны алдыңғы күні кешке немесе таңертең ең бірінші құрасыз әрі ол апталық тізім мен келіп түсетін жұмыстан (кездесулер, хаттар, өтініштер) тартылады. Ол шағын, уақыт болжамы бар және реттелген. Жұмыс істеп отырғанда қарайтын жалғыз тізім — осы.

Кейбіреулер үшінші қабат қосады: жоғалтқысы келмейтін, бірақ әзірге міндеттеме алмайтын идеялар жататын «бір күні/мүмкін» немесе қор тізімі. Міндеттеме алуға дайын болғанда қордан апталық тізімге, ал орындауға дайын болғанда апталықтан күнделікті тізімге көшіріңіз. Басымдық қою қадамы бойынша тапсырмаларға қалай басымдық беру керек нұсқаулығымызда бірнеше жүйе қаралған.

Істер тізімінің 3 үлгісі (мысалдарымен)

Үлгілер — тіреуіш. Біреуін таңдап, кемінде бір апта қолданыңыз және ол айқын жарамай тұрған жағдайда ғана ауыстырыңыз.

1-үлгі: Must / Should / Could тізімі

Күнделікті тізіміңізді үш белдеуге бөліңіз:

  • Must (міндетті) — бүгін міндетті түрде шығуға тиіс бір-үш іс. Тек осылар бітсе де, күн жеңіспен өтті.
  • Should (керек) — бүгін істеуді көздейсіз, бірақ ертеңге ауысса да, әлем құламайды.
  • Could (болса жақсы) — күн болжағаннан жылдам өтсе, қолға алатын қосымша жұмыс.

Мысал:

Белдеу Тапсырма Болжам
Must Acme-ге түзетілген ұсынысты жіберу 45 мин
Must Q2 бюджетінің жобасын бітіру 90 мин
Should Үш pull request-ті қарап шығу 60 мин
Should Стоматологқа қоңырау шалу 5 мин
Could Жоба мұрағатын реттеу 30 мин

Бұл үлгінің күші — ол шыншыл басымдық қоюға мәжбүрлейді. Он «Must» бола алмайды.

2-үлгі: 1-3-5 тізімі

Күн сайын дәл тоғыз іске міндеттеме аласыз: бір үлкен іс, үш орташа іс және бес ұсақ іс. Бұл құрылым артық міндеттеме алудың да, күнді тек ұсақ жеңістермен толтыру азғырығының да алдын алады.

Мысал:

  • 1 үлкен: Негізгі баяндаманың құрылымын жазу
  • 3 орташа: Сұхбатқа дайындық, танысу құжатын жаңарту, жеткізушімен қоңырау
  • 5 ұсақ: Шығын есебі, Марияға жауап беру, қонақүй брондау, монитор тапсырыс беру, ескі файлдарды мұрағаттау

Егер кездесу күнді жеп қойса, үлкен тапсырма ертеңге ауысады, ал құрылым сол күйінде қалады.

3-үлгі: уақыт блоктарына бөлінген тізім

Еркін жүзетін тізімнің орнына әр тапсырманы күнтізбеңіздегі ұяға тағайындайсыз. Тізім мен кесте бір құжатқа айналады.

09:00–10:30  Терең жұмыс: Q2 бюджет жобасы
10:30–11:00  Пошта + Slack сұрыптау
11:00–12:00  Басшымен жеке кездесу
13:00–14:00  Pull request-терді қарау
14:00–15:00  Acme үшін ұсынысты түзету
15:00–15:30  Қоңыраулар + әкімшілік істер

Уақытты блоктарға бөлу — тығыздалып кеткен тізіммен бетпе-бет келудің ең сенімді жолы, себебі күнде орын көзге көрініп таусылады. Ол әсіресе әр таңертең қайта қолданатын күнделікті жоспар үлгісімен жақсы үйлеседі.

Істер тізімінде жиі кездесетін 5 қате

Үлгі жақсы болса да, сол бір қателер қайталана береді. Мыналарға назар аударыңыз.

  1. Тізімге жоба қою. «Жаңа сайтты іске қосу» — тапсырма емес; бұл — бірнеше айлық жұмыс. Оны келесі физикалық әрекетке дейін бөлшектеңіз: басты беттің мәтінін жазу, дизайнерге логотип файлдары туралы хат жіберу. Егер оны бір отырғанда істеп жатқаныңызды елестете алмасаңыз, ол әлі де жоба.
  2. Тапсырма мен анықтама жазбаларын араластыру. Істер тізімі — істейтін нәрселерге арналған, керек болуы мүмкін ақпаратқа емес. Сілтемелер, кездесу жазбалары мен идеяларды бөлек ұстаңыз.
  3. Ешқашан ештеңе жоймау. Егер тапсырма үш апта бойы қозғалмай тізімде тұрса, ол сізге бірдеңе айтып тұр. Не оны жоспарлаңыз, не біреуге тапсырыңыз, не жойыңыз. Оны сол күйінде қалдыру миыңызды бүкіл тізімді елемеуге үйретеді.
  4. Апталық шолуды өткізіп жіберу. Тұрақты шолусыз тізім нақты басымдықтарыңыздан үнсіз ажырайды. Аптасына бір рет тіпті он бес минут бөлсеңіз де, ескіргенін байқауға жетеді.
  5. Қарбаласты өнімділікпен шатастыру. Бес минуттық ұсақ істерге толы тізімді тазалау керемет сезілуі мүмкін, бірақ маңызды жұмыс қолға алынбай қалады. Күн сайын кемінде бір «Must» нақты, мазмұнды жұмыс болсын — кіріс себетін тазалау ғана емес.

Бесеуіне ортақ заңдылық біреу: тізім — бәрін тіркеу құралы емес, шешім қабылдау құралы. Нәтижені жылжытатын нәрсе — шешімдер.

Істер тізімін тірі ұстайтын құралдар

Ең жақсы құрал — күн сайын шынымен ашатыныңыз. Дегенмен негізгі нұсқалар былайша салыстырылады.

Қағаз. Дәптерде немесе күнделікті карточкада ешқандай хабарландыру, ешқандай үйкеліс жоқ әрі экран бере алмайтын нақты жанасу қанағаты бар. Кемшілігі — іздеу де, синхрондау да, қайталанатын тапсырмалар да жоқ. Күндерін бір-бірлеп жоспарлайтын және жұмысын басқалармен бөлісуі керек емес адамдарға қолайлы.

Жалпы жазба қосымшалары (Apple Notes, Google Keep, Notion). Икемді әрі тегін, бірақ олар тапсырманы кез келген басқа жазба сияқты қабылдайды. Құрылымды қолмен құруға тура келеді. Жалғыз, жеңіл қолданысқа жарайды.

Арнайы тапсырма басқарушылар (SetTasks, Todoist, Things, TickTick, Microsoft To Do). Тапсырмаға арнап жасалған: мерзімдер, басымдықтар, қайталанатын істер, жобалар, еске салғыштар. Құрылым бұрыннан бар. Көпшілік ең үлкен серпінді жалпы жазбалардан нағыз тапсырма басқарушыға көшкенде алады.

Қайсысын таңдасаңыз да, баға бермей тұрып кемінде екі апта қолданыңыз. Құрал ауыстыру — өнімділік болып киінген кейінге қалдырудың ең жиі кездесетін түрлерінің бірі. Қолда бар құралдың айналасында сенімді өнімділік әдеттерін құру қандай құрал екенінен әлдеқайда маңызды.

Істер тізімін жақсы құруды білу форматтан гөрі шеңберге қатысты: жинау, басымдық қою, орындау, шолу. Осы нұсқаулықтан бір үлгі таңдап, оны екі апта қолданыңыз да, «Must» жұмысыңыздың қаншасы шынымен шыққанын өлшеңіз. Тізімнің қалай көрінетіні емес, дәл сол сан — маңызы бар жалғыз ұпай.