Дұрыс таңдалған күнделікті жоспар үлгісі «өнімді күн өткізсем» деген бұлыңғыр ниетті нақты әрекеттер тізбегіне айналдырады. Көпшілікке әдемірек қосымша керек емес — оларға жұмысының шын ағынына сай келетін құрылым керек. Бұл нұсқаулықта жұмыс істейтін бес формат, оларды бес минуттан аз уақытта қалай толтыру керегі және «бал айынан» кейін де қолдануды қалай жалғастыру керегі қаралады.

Күнделікті жоспар үлгісі не үшін керек

Жоспар үлгісі сізге бос парақ бере алмайтын үш нәрсе береді. Біріншіден, ол бірізді сұрақтар жиынын мәжбүрлеп қояды: басымдықтар, кесте, жазбалар, шолу. Сіз нені тіркеу керегін шешуде жадқа сүйенуді доғарасыз. Екіншіден, ол күннің басындағы шешім шаршауын жояды — құрылым дайын тұр, сіз оны толтырасыз ғана. Үшіншіден, ол жазба қалдырады. Аптаның толтырылған үлгілерін артқа қарап шығу уақытыңыздың қайда кеткенін және қай жерде артық міндеттеме алғаныңызды шыншыл көрсетеді.

Үлгі істер тізімімен бір нәрсе емес. Істер тізімі — жұмыстың жалпақ жазбасы. Жоспар үлгісі оған уақытты қосады: әр іс қашан болады, ол қанша уақыт алуы керек, айналасында не тұр. Егер оның астындағы тізімді әлі меңгермеген болсаңыз, істер тізімін қалай құру керек нұсқаулығымыздан бастаңыз — жоспар сол іргетастың үстіне қонады.

Үлгіні қолданудың тағы бір себебі — шыншылдық. Бос парақ он екі басты басымдықты қуана қабылдайды. Үш басымдық ұясы бар үлгі оны қабылдамайды. Шектеудің өзі — құндылық.

Шынымен жұмыс істейтін 5 күнделікті жоспар форматы

Әмбебап ең жақсы үлгі деген жоқ. Ең жақсысы — күніңіздің пішініне сай келетіні. Төменде мысалдарымен бес формат берілген; өз шындығыңызға жақынын таңдап, содан ары бейімдеңіз.

Сағаттық

Классикалық нұсқа. Жұмыс күнінің басынан аяғына дейінгі әр сағат бір жол алады да, сіз онда не болып жатқанын жазасыз. Кездесуі, ауысымы немесе бекітілген жолығуы көп жұмыстарға қолайлы — мұнда басты сұрақ «бекітілген нүктелердің арасына не сыяды» дегенге саяды.

07:00  Ояну, кофе, күнді жоспарлау
08:00  Спортзал
09:00  Стендап + поштаны сұрыптау
10:00  Терең жұмыс: клиентке есеп
11:00  Терең жұмыстың жалғасы
12:00  Түскі ас
13:00  Сэммен жеке кездесу
14:00  Жобаны талқылау кездесуі
15:00  Қор уақыт / қалғандарын бітіру
16:00  Жеңіл жұмыс: шоттар, шығын есебі
17:00  Күнді жабу салты, ертеңді жоспарлау

Күшті жағы — шыншылдық: күннің сыятын-сыймайтынын бір қарағанда көресіз. Әлсіз жағы — жұмысыңыз сағаттық бөліктерге дәл түспесе, қатаңдау болады.

Уақыт блоктары

Сағаттық форматтың жақын туысы, бірақ блоктардың ұзақтығы әртүрлі. Әр блок сағатпен бөлінбей, жұмыстың бір түріне арналады. Сізде 90 минуттық терең жұмыс блогы, 30 минуттық әкімшілік блок және 45 минуттық оқу блогы болуы мүмкін.

09:00–10:30  Терең жұмыс — ұсыныс жобасы
10:30–11:00  Пошта + Slack сұрыптау
11:00–12:30  Терең жұмыс — ұсыныстың жалғасы
12:30–13:30  Түскі ас + серуен
13:30–14:30  Кездесулер блогы
14:30–15:30  Код тексеру блогы
15:30–16:00  Жеңіл тапсырмалар
16:00–16:30  Күнді жабу + ертеңгі жоспар

Уақытты блоктарға бөлуді Кэл Ньюпорт Deep Work кітабында танымал етті және ол оңашада жұмыс істейтін уақыты көп ой еңбегі адамдарына жақсы келеді. Ол Помодоро техникасымен табиғи түрде үйлеседі — зейінді ұстау үшін әр терең жұмыс блогының ішінде помодоро қолданыңыз.

Must / Should / Could

Басымдықты алға шығаратын минималистік формат. Ешқандай уақыт шкаласы жоқ. Тек үш баған немесе үш бөлім.

  • Must (міндетті) (1-3 іс): бүгін талқыға салынбайды.
  • Should (керек) (3-5 іс): жоспарланған, бірақ жылжытуға болады.
  • Could (болса жақсы) (шектеусіз): уақыт болса, бонус.

Мысал:

Must Should Could
Қаржы директорына Q2 болжамын жіберу Жалдау жоспарын қарау Кіріс себетін реттеу
Танысу құжатын бітіру Жеткізушіге ұзарту туралы қоңырау Салалық жаңалықтарды оқу
Жеке кездесуге дайындық Q3 тақырыптарын ойластыру

Бұл формат күндері болжауға келмейтіндерге — қолдау қызметінің инженерлеріне, кішкентай баласы барларға, кәсіпкерлерге — жақсы келеді. Сағаттарды сенімді түрде бөле алмайсыз, бірақ шағын «Must» тізімін қорғай аласыз.

1-3-5 тізімі

Күн сайын бір үлкен іске, үш орташа іске және бес ұсақ іске міндеттеме аласыз. Барлығы: тоғыз іс.

Мысал:

  • 1 үлкен: Келісімшартты ұзарту ұсынысын жазу (90 мин)
  • 3 орташа: Жаңа қызметкерді таныстыру (45 мин), баға бетін жаңарту (45 мин), директорлар кеңесіне есеп дайындау (60 мин)
  • 5 ұсақ: Шығын есебін тапсыру, мамырға сапар брондау, Приаға жауап беру, ескі құжаттарды мұрағаттау, стоматологқа жазылу

1-3-5 тізімі аралас нұсқа ретінде жұмыс істейді: артық жүктемеудің алдын алатындай құрылым бар, әрі шынымен нақты іс тындырдым деп сезінуге орын бар. Күні бір мазмұнды жобамен ұсақ әкімшілік істердің ұзын құйрығына бөлінетін басшыларға тамаша келеді.

ABCDE

Брайан Трейсидің әдісі. Тізіміңіздегі әр іс әріп алады:

  • A — істеу міндетті, істелмесе салдары ауыр
  • B — істеу керек, салдары жеңіл
  • C — істесе жақсы, салдары жоқ
  • D — біреуге тапсыру
  • E — жою

Содан кейін әріп ішінде нөмірлейсіз: алдымен A1, сосын A2 және т.б. Барлық A бітпейінше B-ға қол тигізбейсіз.

ABCDE — бес форматтың ішіндегі ең қатаңы. Ол өзіңізді басып қалғандай сезінген кезде ісініп кеткен тізімді кесіп өтуге тамаша, ал күнделікті формат ретінде онша қолайлы емес, себебі сұрыптаудың өзі уақыт алады.

Күнделікті жоспарды қалай толтырасыз (5 минуттық таңғы рәсім)

Үлгі оны толтыру шағын күнделікті салтқа айналғанда ғана жұмыс істейді. Бес минут жеткілікті.

  1. Алдымен кешегі жоспарды ашыңыз. Не орындалғанына, не орындалмағанына көз жүгіртіңіз. Шынымен маңыздысы алға жылжиды; үш күн бойы жылжып жүрген нәрсе нақты шешім талап етеді (біреуге тапсыру, жоспарлау немесе жою).
  2. Күнтізбеңізді тексеріңіз. Әр кездесу мен жолығуды белгілеңіз. Олардың арасындағы бос уақыт — тапсырмаларға қолжетімді жалғыз уақыт, ал көпшілік оны екі есе артық бағалайды.
  3. «Must» істеріңізді таңдаңыз. Бір-үш, одан көп емес. Сұраңыз: бүгін тек осы үш іс бітсе, күнді сәтті деп атар ма едім?
  4. Қалғанын толтырыңыз. Форматыңызға қарай «Should» пен «Could» істерін қосыңыз немесе уақыт блоктарын толтырыңыз. Әрқайсысына уақыт болжаңыз.
  5. Қосындыны тексеріңіз. Тапсырма уақыты мен кездесу уақытын қосыңыз. Егер ол қолда бар сағаттардан асып кетсе, кейін емес, дәл қазір қысқартыңыз. Жоспарлаудағы ең қиын дағды — өз құлшынысыңызға жоқ деп айту.

Осымен бітті. Күн сайын бес минут, жақсысы поштадан бұрын. Егер бес минут та көп көрінсе, сізде жоспарлау мәселесі емес — құрал мәселесі бар. Қарапайымырақ үлгіге ауысыңыз.

Сандық және қағаз күнделікті жоспарлар

Екеуі де жұмыс істейді. Таңдау үйкеліс пен сезімге байланысты.

Қағазда хабарландыру да, кіру де жоқ, ал жазу әрекетінің өзі баяуырақ әрі саналырақ ойлауға мәжбүрлейді. Зерттеулер қолмен жазу теруден гөрі есте сақтауға көбірек көмектесетінін көрсетеді. Ымырасы: іздеу жоқ, құрылғылар арасында синхрондау жоқ, қайталанатын тапсырма жоқ, еске салғыш жоқ. Дәптерді жоғалтсаңыз, жоспарды да жоғалтасыз.

Сандық нұсқа икемділігімен ұтады. Қайталанатын тапсырмалар, күнтізбемен байланыс, мобильді қолжетімділік, хабарландырулар, іздеу. Жақсы тапсырма басқарушы аяқталмаған істерді өздігінен алға көшіреді және бүкіл бетті қайта жазбай басымдықтарды қайта реттеуге мүмкіндік береді. Кемшілігі — дәл сол экран Slack-ті, поштаны және өзге де алаңдататын нәрселерді жеткізеді.

Жиі кездесетін аралас нұсқа: күнделікті жоспарға қағаз бет, ал қор мен қайталанатын тапсырмаларға сандық тапсырма басқарушы. Қағаз бет — бүгінгі шоғырланған бөлік; сандық құрал — жазбалардың негізгі жүйесі.

Сандық құрал таңдап жатсаңыз, ең маңызды мүмкіндік — ЖИ де, әсем көріністер де емес. Ол — аяқталмаған тапсырмалардың сенімді түрде алға көшуі және таза күнделікті көрініс. Қалғанының бәрі — бонус.

Бірінші аптадан кейін жоспарды қалай ұстап қаласыз

Жоспарлардың көбі сегізінші күн шамасында тасталады. Жалғастыратындарды өзгелерден не ажыратады, соны айтайық.

Оны тірек әдетке жалғаңыз. Жоспарыңызды ойланбай орындайтын әдеттің дәл артынан толтырыңыз: таңғы кофе, ноутбукті ашу, судың алғашқы жұтымы. Жаңа әдеттер барына бекітілгенде жақсырақ орнығады.

Ертеңді бүгін кешке жоспарлаңыз. Күнді ертеңге арналған 3 минуттық жоспармен жабу таңертең, шұғыл келіп түскен жұмыс зейініңізге таласып тұрғанда жоспарлауға тырысудан сенімдірек. Сіз дайын тұрған жоспармен оянасыз.

Жаман күндері талапты түсіріңіз. Ауырып қалсаңыз немесе кездесулерге көміліп қалсаңыз, тек үш іс жазыңыз: бір Must, бір Should, бір Could. Әдетті қалыптастыратын нәрсе — мінсіз орындау емес, үлгіге келудің өзі.

Апта сайын шолу жасаңыз. Жұма немесе жексенбі күні 15 минут бөліп, аптаның жоспарларын артқа қарап шығыңыз. Заңдылықтар өзі көрінеді: қай күн шамадан тыс жүктелді, қай тапсырмалар үнемі жылжытылды, қай басымдықтар үнсіз түсіп қалды. Мұны алдағы аптаға арналған апталық жоспармен қатар қолдансаңыз, күнделікті салт қана емес, нағыз жоспарлау жүйеңіз болады.

Өткізіп алған күнді кешіріңіз. Бір күнді өткізіп алу — қалыпты жағдай. Екеуі — үзу керек тізбек. Артқа қарай жоспар жазып «қуып жетуге» тырыспаңыз — жай ғана бүгіннен жаңадан бастаңыз.

Жақсы күнделікті жоспар үлгісі — сиқырлы салт емес; бұл — не істегіңіз келетіні мен күніңізге не шынымен сыятынының арасындағы алшақтықпен бетпе-бет қоятын шағын мәжбүрлеуші. Жоғарыдағы бес форматтың бірін таңдаңыз, оны екі апта өзгеріссіз қолданыңыз, содан кейін ғана бейімдеуге кірісіңіз. Мәні дәл сол құрылымда.