Жоспарлау туралы кеңестердің көбі уақыттың өтіп жатқанын сезетін, қарамай тұрып жоспарды есте ұстайтын және тізімдегі келесі тапсырма болғаны үшін ғана бастай алатын адамдарға арналып жазылған. ЗТГС (зейін тапшылығы және гиперактивтілік синдромы) осы үшеуінің әрқайсысын қиындатады. Сондықтан әріптесіңізге тамаша жұмыс істейтін әдіс сізде сәрсенбіге дейін құлайды, сондықтан да сіз жоспарлаушыларды аяқтағаныңыздан көбірек сатып алған боларсыз. Бұл нұсқаулық дәл ЗТГС кезінде жоспарлау туралы: не бұзылады, неге бұзылады және ЗТГС кезіндегі зейіннің нақты қалай жұмыс істейтініне құрылған төрт бөлімді жүйе. Ол медициналық кеңес емес және емдеуді алмастырмайды, бірақ сізде қандай ем болса да, соны күштірек жұмыс істетеді.

Әдеттегі жоспарлау кеңестері ЗТГС кезінде неге нәтиже бермейді

ЗТГС-ні ең көп дәйектелетін зерттеушілердің бірі Расселл Баркли білім мәселесі емес, орындау мәселесі деп сипаттайды. ЗТГС бар адамдар әдетте не істеу керегін өте жақсы біледі. Алшақтық «білу» мен «істеу» арасында жатыр және ол атқарушы функциялардан туындайды: мақсатты ойда ұстайтын, алаңдаушылыққа қарсы тұратын, уақытты бағалайтын және бірден сыйақы бермейтін тапсырмаларды бастайтын ой механизмінен.

Жоспарлау үшін бұл механизмнің үш бөлігі ең маңызды.

Уақытты сезбеу. ЗТГС уақыт сезімін «қазір» және «қазір емес» дегенге дейін тарылтады. Жұмадағы мерзім бейсенбіде дүйсенбіге қарағанда жақынырақ сезілмейді, кенет жұма таңы болғанша. Бағалау екі бағытта да қате: жиырма минуттық тапсырма күні бойы алатындай көрініп, одан қашады; күні бойы алатын тапсырма жиырма минуттай көрініп, оны сағат төртте бастайды.

Жұмыс жады. Басыңыздағы жоспар қызықтырақ бірдеңе шыға келген сәтте буланып кетеді. Ашу керек қосымшадағы жоспар да солай. Оны көрмесеңіз, іс жүзінде ол жоқ.

Тапсырманы бастау. Жалықтырарлық, түсініксіз немесе үлкен істі бастау үшін ЗТГС миы бұйрық бойынша бере алмайтын түрткі керек. Бұл — жалқаулық емес. Дәл осы себептен сіз қызықты нәрсеге алты сағат гиперфокусталып, бірақ тоқсан секундта жазылатын хатты аша алмайсыз.

Әдеттегі кеңестердің сізден не талап ететініне назар аударыңыз. Уақытты блоктарға бөлу блок басталған кезде бастайсыз деп болжайды. Ұзын істер тізімі оны қайта оқисыз деп болжайды. «Жай ғана басымдық қойыңыз» бәрі не өртеніп жатқандай, не көрінбейтіндей сезілгенде шұғылын ажыратасыз деп болжайды. Мұның ешқайсысы сіздің мінезіңіздің кемшілігі емес. Бұл құрал мен ми арасындағы сәйкессіздік.

ЗТГС-ге лайықты жоспарлаудың төрт қағидасы

Төмендегі әр әдіс төрт қағидадан шығады. Басқа ештеңе есте қалмаса, осыларды есте сақтаңыз.

1. Бәрін сыртқа шығарыңыз. Уақыт, тапсырмалар, еске салғыштар мен прогресс — бәрі басыңыздан тыс, шешім қабылдамай-ақ қарайтын жерде болуы керек. Көрінетін таймерлер, мониторға жапсырылған жоспар, екінші экранда ашық тізім. Ереже қарапайым: көрінбесе, ол жоспарда жоқ.

2. Тапсырмаларды қажет болып көрінгеннен де ұсақ етіңіз. Сізді бастататын қадам жазғаныңыздан әрдайым дерлік кішірек. «Есепті жазу» — жоба. «Құжатты ашып, тақырыбын теру» — тапсырма. Мұндай ұсақ қадамдарды жазудың ыңғайсыздығы — оларды шынымен орындаудың бағасы.

3. Сағат уақытына емес, тіректерге сүйеніп жоспарлаңыз. Тапсырмаларды күніңізде әлдеқашан болып жатқан нәрсеге байлаңыз: кофе, түскі ас, тұрақты жиын, баланы мектепке апару. Тіректер күніңізбен бірге жылжиды. Сағат уақыты жылжымайды, ал 9:00 деп жазылған жоспар 9:40-та сәтсіздік болып көрінеді.

4. Нашар күнге арнап құрыңыз. Ұйқысыз түн, кездейсоқ тақырыпқа батып кету немесе бос толқын салдарынан күндерді жоғалтасыз. Тек жақсы күндері жұмыс істейтін жоспарды алғашқы нашар күннің өзінде тастайсыз. Төмендегі жүйе әдейі екі минутта қалпына келеді.

1-қадам: екі тізімнен тұратын жүйе құрыңыз

ЗТГС бар адамдардың көбі үшін ең пайдалы өзгеріс — істер тізімін екіге бөлу.

Жинақтаушы тізім — бәрінің үйіндісі: тапсырмалар, идеялар, уайымдар, жартылай ұмытылған уәделер. Оның ұзын әрі ұсқынсыз болуына болады. Оның жалғыз міндеті — нәрселерді басыңыздан шығарып, назарыңызды жеуін тоқтату. Оған күні бойы телефоннан, сұрыптамай қосып отырыңыз.

Бүгінгі тізімде дәл үш тапсырма болады. Үш санат емес, үш жоба емес. Кешке қарай көзге көрінерлік орындалатын үш іс. Ол сіз қарамай тұра алмайтын жерде тұрады: пернетақтадағы карточка, мониторға жапсырылған стикер, бекітілген терезе.

Бөлудің шынайы пайдасы бар. Ұзын тізім шамадан тыс жүктеме тудырады және оқылмай, көз жүгіртіліп өтіледі; үш тармақты тізім оқылады. Үшеуін таңдау «жай ғана басымдық қойыңыз» ешқашан жасай алмаған басымдықтандыруды мәжбүрлейді. Ал күн теріс айналғанда, өзіңізді кінәлайтын қырық тармақтың орнына қалпына келтіретін бір кішкентай тізім болады. Біздің жұмыс істейтін істер тізімін құру туралы нұсқаулығымыз жинақтаушы бөлігін толығырақ қарастырады; ЗТГС-ге тән жағы — бүгінгі тізімді аяусыз қысқа ұстау.

Үшеуін таңдау қиын болса, Эйзенхауэр матрицасынан сұрақты алыңыз: бұл осы аптада орындалмаса, не болады? Жауабы ең жаманы тапсырмалар карточкаға түседі.

2-қадам: әр тапсырманы алғашқы қадамға дейін қысқартыңыз

Бүгінгі тізіміңізге қараңыз. Әр тармақ үшін сұраңыз: оны бастайтын ең кішкентай физикалық әрекет қандай? Содан кейін соны жазыңыз.

Қайта жазудың бірнеше мысалы:

  • «Салықты тапсыру» дегені «былтырғы декларацияны тауып, үстелге қою» болады.
  • «Клиентке жауап беру» дегені «хат алмасуды ашып, бір сөйлем жазу» болады.
  • «Асүйді жинау» дегені «ыдыстарды раковинаға салу» болады.
  • «Емтиханға дайындалу» дегені «оқулықты мазмұнынан ашу» болады.

Бұл алдау сияқты көрінеді және мәні де осында. Бастау — ЗТГС кезінде күш ең көп кететін жер, ал бастау керегі тек алғашқы қадам. Қозғалысқа түскен соң, инерция жиі алып кетеді. Клиентке бір сөйлем жазбақ болдыңыз, бүкіл жауапты жаздыңыз. Тек ыдыстарды раковинаға салу керек еді, үстелдер де сүртіліп қойды.

Сізді бастататын қадам сіз жазуға именбейтін қадам болуы сирек. Именетінін жазыңыз.

3-қадам: уақытты көрінетін етіңіз

Уақытты сезбеуді уақытты сезуге қаттырақ тырысып емдеуге болмайды. Оны уақытты көзіңіз көретін жерге қою арқылы айналып өтуге болады.

Аналогтық немесе визуалды таймерді пайдаланыңыз. Уақытты азайып бара жатқан түсті диск ретінде көрсететін таймер абстрактілі санды көзіңіз бақылайтын нәрсеге айналдырады. Оны 15-25 минутқа қойып, көз алдыңызда қалдырыңыз. ЗТГС бар көптеген адамдарға Помодоро техникасы дәл көрінетін, шектелген аралықтың арқасында жарайды: тапсырманың соңы бар, ал ол соңы жақындап келе жатқанын көзбен көресіз.

Жұмыс істейтін әр жерде сағатты көрінетін етіп қойыңыз. Телефонда емес: уақытты білу үшін оны ашасыз да, жиырма минуттан кейін ғана бас көтересіз. Қабырғадағы немесе үстелдегі нағыз сағат керек.

Бір апта бойы тапсырмаларды уақытқа өлшеңіз. Тапсырма қанша алады деп ойлайтыныңызды, содан кейін шынында қанша алғанын жазыңыз. Мақсат дәлдік емес, калибрлеу: бір аптадан кейін қандай тапсырмаларды төмен бағалайтыныңызды және қайсысынан олар шынынан ұзақ көрінетіндіктен қашатыныңызды білесіз. Көпшілігі қорқынышты әкімшілік істердің қорыққан уақытының бір бөлшегін ғана алатынын байқайды.

Мерзімге емес, ауысуларға оятқыш қойыңыз. Мерзім кезіндегі оятқыш пайдасыз; ол кезде кеш болады. Үйден шығар алдында немесе кездесуден он бес минут бұрынғы оятқыш — миыңыз өзі салып алмайтын «қазірден» «қазір емеске» апаратын көпір.

4-қадам: жоспарды күніңізге байлаңыз

Тапсырмаларға сағат уақытын тағайындаудың орнына, оларды сенімді түрде болып тұратын оқиғаларға байлаңыз. Жоспар «X-тен кейін Y істеймін» тізбегіне айналады.

Тіректері бар типтік күн былай көрінеді:

  • Кофеден кейін: бірінші тапсырманың бес минуттық алғашқы қадамы.
  • Таңғы жиыннан кейін: екінші тапсырма, 25 минуттық таймермен.
  • Түскі астан кейін: бірінші тапсырманың екінші қадамы.
  • Сағат үштегі кездесуден кейін: үшінші тапсырма.
  • Ноутбукті жабар алдында: екі минуттық шолу.

Тіректер екі мәселені бірден шешеді. Олар кеш бастаудан аман өтеді, өйткені «кофеден кейін» 10:30-да да болады. Және сізде бұрыннан бар әдеттердің автоматтылығын алады: кофе — белгі, сондықтан түрткіні өзіңіз тудырудың қажеті жоқ. Бұл әдеттерді бір-біріне жалғаумен (habit stacking) бірдей механизм, және ол ЗТГС кезінде дәл триггерді басыңыздан тыс шығаратындықтан жұмыс істейді.

Тіректері бар жоспарды қысқа әрі көрнекі ұстаңыз. «… кейін мен …» жолдарының бір бағанынан тұратын күнделікті жоспарлаушы үлгісі өткізіп алғаныңызға кейін кінәлі сезінетін блоктарға толатын толық сағаттық торға қарағанда жақсырақ жұмыс істейді.

5-қадам: нашар күндерге арналған қалпына келтіруді енгізіңіз

Сақтайтын жүйе мен тастайтын жүйенің айырмасы — нашар күннен кейін не болатыны.

ЗТГС кезінде нашар күндер айналып өтетін ерекшелік емес; олар заңдылықтың бөлігі. Нашар ұйықтадыңыз, дәрі ерте басылды, кездейсоқ тақырып түстен кейінді жұтып қойды немесе тапсырма бастауға тым жалықтырарлық болып, ештеңе қозғалмады. Әдеттегі реакция — ұят, содан кейін тәртіптірек болуға серт, содан кейін жоспарлаушының тартпаға түсуі.

Оның орнына қалпына келтіруді жүйенің өзіне енгізіңіз:

  1. Кез келген күннің соңында, жақсы немесе нашар болсын, орындалмаған тапсырмаларды бүгінгі тізімнен жинақтаушыға қайтарыңыз. Ескертусіз, көшірілген санау есебінсіз, қызыл сиясыз.
  2. Ертеңге үшеуін таңдаңыз. Біреуі бүгін қашқан тапсырма болуы мүмкін, бұл жолы кішірек алғашқы қадамға дейін қысқартылған.
  3. Жоспарды жабыңыз. Күн бітті.

Екі минут, бағалаусыз. Жинақтаушы бәрін қабылдайды; бүгінгі тізім таза парақтан басталады. Осылай арзанға қалпына келетін жоспар сақталады, себебі нашар күннің бағасы — апталық кінә емес, екі минут.

Он минутқа созылатын апталық шолу

GTD мағынасындағы толық апталық шолу ЗТГС миына үлкен талап; бірден сыйақы бермейтін 45 минуттық сеанс әдетте болмайды. Оны қысқартыңыз.

Аптасына бір рет, жексенбі кеші немесе жұма түскі асы сияқты тұрақты нәрсеге байлап, үш нәрсе жасаңыз: жинақтаушыны қарап, енді маңызды емесін өшіріңіз, алдағы екі аптада мерзімі бар барлығын белгілеңіз және дүйсенбіге алғашқы үшеуін таңдаңыз. Он минутқа таймер қойып, ол шырылдағанда, аяқтамасаңыз да тоқтаңыз. Болатын он минуттық шолу болмайтын мұқият шолудан жақсы. Кейін өсіп жетуге болатын толығырақ нұсқа біздің апталық жоспарлаушы нұсқаулығында бар.

Құралдар: нені іздеу керек

Дұрыс құрал — көзге көрінетін және жазуды ыңғайсыз етпейтін құрал. Нақтырақ айтқанда:

  • Екі түртуден аспайтын жазу. Тапсырма қосу қосымшаны ашуды, жобаны таңдауды және күнді көрсетуді білдірсе, жазбайсыз да, жинақтаушы өледі. Виджет, дауыстық ескертпе немесе физикалық кіріс науасы жарайды.
  • Бөлек шағын «бүгін» көрінісі. Қосымша үш нәрсені көрсете алуы керек, ештеңені артық емес.
  • Қабылдамау қиын еске салғыштар. Жарты секундта сырғытып тастауға болатын хабарлама сырғытылып тасталады. Табанды еске салғыштар немесе сіз растағанша қайталанатындары жақсырақ жұмыс істейді.
  • Екінші экранда немесе бекітілген қойындыда көрінеді. Көзден таса — көңілден таса, сөзбе-сөз.
  • Бүгінге қағаз, қалғанына сандық. Бұл үйлесім бекер кең тараған жоқ. Сандық нұсқа жинақтаушыны, мерзімдерді және еске салғыштарды сақтайды; бір карточка бүгінгі үшеуін ештеңені құлыптан шығармай көретін жерде сақтайды.

Не таңдасаңыз да, ауыстырар алдында оған екі апта беріңіз. Құралдарды ауыстыру — кейінге қалдырудың ең жағымды түрі, ал жаңа құрал айналасындағы жүйе өзгермесе, дәл сол себептермен сәтсіз болады.

Жоспар сізге қарсы емес, сізбен жұмыс істесін

ЗТГС кезінде жоспарлау — тәртібі жақсырақ басқа адамға айналу емес. Бұл — зейініңіздің қалай жұмыс істейтінін қабылдап, соның төңірегінде құру: бәрі сыртта, әр тапсырма абырой сияқты көрінгеннен ұсақ, әр жоспар шынымен бар күніңізге байланған және сол күн құлағанда қалпына келтіруге дайын. Бүгін екі тізімнен тұратын жүйе мен көрінетін таймерден бастаңыз. Осы аптада тіректерді қосыңыз. Қалғанын қалпына келтіру өзі реттейді.

FAQ

ЗТГС кезінде жоспарлау неге мағынасыз көрінеді?

Себебі жоспарлау туралы кеңестердің көбі уақыттың өтіп жатқанын сезесіз және жоспарға қарамай-ақ есте ұстайсыз деп болжайды. ЗТГС екеуін де қиындатады, сондықтан басыңыздағы немесе жабық қосымшадағы жоспар сіз көзіңізді алған сәтте жоқ болады. Жоспар сыртта, көзге көрінетін және әрекет етуге жеткілікті кішкентай болғанда жұмыс істейді.

Уақыт бойынша ма, әлде тапсырма бойынша жоспарлау керек пе?

Тапсырма және тірек бойынша. Уақыт блоктарына бөлінген күнтізбелер блок басталған сәтте бастайсыз деп болжайды, ал ЗТГС дәл осыны қиындатады. Тапсырмаларды әлдеқашан істейтін ісіңізге, мысалы «түскі астан кейін» деп байлау таңертең бұзылса да жоспарды бүтін сақтайды.

ЗТГС кезінде күнделікті жоспарда неше тапсырма болуы керек?

Үш. Одан көп болса, тізім жинақтаушыдай мәтін қабырғасына айналады да, оны оқымай қоясыз. Үшеуін де бітірсеңіз, жинақтаушыдан төртіншісін алып, жеңістен рақаттаныңыз.

Бір күнді толық жоғалтып алсам, не істеу керек?

Драмасыз-ақ. Орындалмаған тапсырмаларды жинақтаушыға қайтарып, ертеңге үшеуін таңдап, жоспарды жабыңыз. Бір нашар күннен кейін қайта құруды қажет ететін жүйені ертелі-кеш тастайды; екі минутта қалпына келетін жүйені сақтап қаласыз.

ЗТГС үшін қағаз жоспарлаушы жақсы ма, әлде қосымша ма?

Көз алдыңызда тұрғаны. Қағазды беттер арасында жоғалту қиын, оған қарау оңай, бірақ ол еске салмайды. Қосымшалар еске салады, бірақ басқа терезелердің артына тығылады. Көпшілігі екеуін де пайдаланады: қосымшаны жинақтаушы ретінде, ал бүгінгі үш тапсырмаға бір қағаз карточканы.