Οι περισσότερες συμβουλές προγραμματισμού γράφτηκαν για εγκεφάλους που νιώθουν τον χρόνο να περνά, θυμούνται ένα πλάνο που δεν κοιτάζουν και ξεκινούν μια εργασία απλώς επειδή είναι η επόμενη στη λίστα. Η ΔΕΠΥ δυσκολεύει καθένα από αυτά. Γι’ αυτό μια μέθοδος που δουλεύει υπέροχα για τον συνάδελφό σας καταρρέει σε εσάς ως την Τετάρτη, και γι’ αυτό μάλλον έχετε αγοράσει περισσότερα ημερολόγια απ’ όσα έχετε τελειώσει. Ο οδηγός αυτός αφορά συγκεκριμένα τον προγραμματισμό με ΔΕΠΥ: τι χαλάει, γιατί χαλάει και ένα σύστημα τεσσάρων μερών χτισμένο γύρω από τον τρόπο που πραγματικά συμπεριφέρεται η προσοχή στη ΔΕΠΥ. Δεν αποτελεί ιατρική συμβουλή και δεν αντικαθιστά τη θεραπεία, αλλά θα κάνει όποια θεραπεία ακολουθείτε να αποδίδει περισσότερο.

Γιατί οι συνηθισμένες συμβουλές προγραμματισμού αποτυγχάνουν στη ΔΕΠΥ

Ο Russell Barkley, από τους πιο αναφερόμενους ερευνητές της ΔΕΠΥ, περιγράφει τη διαταραχή ως πρόβλημα απόδοσης και όχι γνώσης. Οι άνθρωποι με ΔΕΠΥ συνήθως ξέρουν ακριβώς τι πρέπει να κάνουν. Το κενό βρίσκεται ανάμεσα στο να ξέρεις και στο να κάνεις, και προέρχεται από τις εκτελεστικές λειτουργίες: τον νοητικό μηχανισμό που κρατά έναν στόχο στο μυαλό, αντιστέκεται στους περισπασμούς, εκτιμά τον χρόνο και ξεκινά εργασίες που δεν ανταμείβουν αμέσως.

Τρία κομμάτια αυτού του μηχανισμού μετρούν περισσότερο στον προγραμματισμό.

Τύφλωση χρόνου. Η ΔΕΠΥ στενεύει την αίσθηση του χρόνου σε «τώρα» και «όχι τώρα». Μια προθεσμία την Παρασκευή δεν φαίνεται πιο κοντινή την Πέμπτη απ’ ό,τι τη Δευτέρα, μέχρι που ξαφνικά είναι πρωί Παρασκευής. Οι εκτιμήσεις αστοχούν και προς τις δύο κατευθύνσεις: μια εργασία είκοσι λεπτών φαίνεται ότι θα πάρει όλο το απόγευμα, οπότε αποφεύγεται· μια εργασία που παίρνει όλο το απόγευμα φαίνεται είκοσι λεπτών, οπότε ξεκινά στις 4.

Μνήμη εργασίας. Ένα πλάνο που ζει στο κεφάλι σας εξατμίζεται μόλις εμφανιστεί κάτι πιο ενδιαφέρον. Το ίδιο ισχύει για ένα πλάνο σε εφαρμογή που πρέπει να ανοίξετε. Αν δεν το βλέπετε, στην πράξη δεν υπάρχει.

Έναρξη εργασίας. Το να ξεκινήσετε κάτι βαρετό, αόριστο ή μεγάλο απαιτεί μια ώθηση που ο εγκέφαλος με ΔΕΠΥ δεν παράγει κατά παραγγελία. Δεν είναι τεμπελιά. Είναι ο ίδιος λόγος για τον οποίο μπορείτε να υπερσυγκεντρωθείτε έξι ώρες σε κάτι ενδιαφέρον και να μην ανοίξετε ένα email που θέλει ενενήντα δευτερόλεπτα.

Προσέξτε τι ζητούν από εσάς οι συμβατικές συμβουλές. Τα χρονικά μπλοκ προϋποθέτουν ότι θα ξεκινήσετε όταν ξεκινά το μπλοκ. Μια μακριά λίστα εργασιών προϋποθέτει ότι θα την ξαναδιαβάσετε. Το «απλώς ιεράρχησε» προϋποθέτει ότι ξεχωρίζετε ποια εργασία είναι επείγουσα, όταν όλες φαντάζουν είτε φλεγόμενες είτε αόρατες. Τίποτα από αυτά δεν είναι ελάττωμα χαρακτήρα. Είναι ασυμβατότητα ανάμεσα στο εργαλείο και στον εγκέφαλο.

Οι τέσσερις αρχές του προγραμματισμού που ταιριάζει στη ΔΕΠΥ

Κάθε τεχνική παρακάτω προκύπτει από τέσσερις αρχές. Αν δεν θυμάστε τίποτε άλλο, θυμηθείτε αυτές.

1. Βγάλτε τα πάντα προς τα έξω. Ο χρόνος, οι εργασίες, οι υπενθυμίσεις και η πρόοδος πρέπει να υπάρχουν έξω από το κεφάλι σας, σε σημείο που κοιτάτε χωρίς να το αποφασίσετε. Ορατά χρονόμετρα, ένα πλάνο κολλημένο στην οθόνη, μια λίστα ανοιχτή σε δεύτερη οθόνη. Ο κανόνας είναι απλός: αν δεν φαίνεται, δεν είναι στο πλάνο.

2. Κάντε τις εργασίες μικρότερες απ’ όσο φαίνεται απαραίτητο. Το βήμα που σας βάζει μπροστά είναι σχεδόν πάντα μικρότερο από το βήμα που γράψατε. Το «γράψε την αναφορά» είναι έργο. Το «άνοιξε το έγγραφο και πληκτρολόγησε τον τίτλο» είναι εργασία. Η αμηχανία του να γράφετε τόσο μικρά βήματα είναι το τίμημα για να τα κάνετε πράγματι.

3. Προγραμματίστε γύρω από άγκυρες, όχι ώρες του ρολογιού. Δέστε τις εργασίες με πράγματα που ήδη συμβαίνουν στη μέρα σας: ο καφές, το μεσημεριανό, μια σταθερή σύσκεψη, το πρωινό δρομολόγιο για το σχολείο. Οι άγκυρες κινούνται μαζί με τη μέρα σας. Οι ώρες όχι, και ένα πλάνο που έγραφε 9:00 μοιάζει αποτυχία στις 9:40.

4. Σχεδιάστε για την κακή μέρα. Θα χάσετε μέρες από μια άσχημη νύχτα, μια τρύπα του κουνελιού ή ένα κύμα κενού. Ένα πλάνο που δουλεύει μόνο τις καλές μέρες είναι πλάνο που θα εγκαταλείψετε την πρώτη κακή. Το σύστημα παρακάτω μηδενίζεται σε δύο λεπτά, επίτηδες.

Βήμα 1: Στήστε σύστημα δύο λιστών

Η πιο χρήσιμη αλλαγή για τους περισσότερους ανθρώπους με ΔΕΠΥ είναι να σπάσουν τη λίστα εργασιών σε δύο.

Η λίστα καταγραφής είναι ένα σκουπιδοτενεκεδάκι για τα πάντα: εργασίες, ιδέες, ανησυχίες, μισοθυμημένες υποσχέσεις. Επιτρέπεται να είναι μακριά και άσχημη. Η μοναδική της δουλειά είναι να βγάζει τα πράγματα από το μυαλό σας ώστε να πάψουν να κοστίζουν προσοχή. Προσθέτετε σε αυτήν όλη μέρα, από το κινητό, χωρίς ταξινόμηση.

Η λίστα της ημέρας έχει ακριβώς τρεις εργασίες. Όχι τρεις κατηγορίες, όχι τρία έργα. Τρία πράγματα που θα έχουν φανερά ολοκληρωθεί ως το βράδυ. Μένει κάπου που δεν μπορείτε να αποφύγετε να κοιτάξετε: μια κάρτα πάνω στο πληκτρολόγιο, ένα αυτοκόλλητο στην οθόνη, ένα καρφιτσωμένο παράθυρο.

Ο διαχωρισμός κάνει πραγματική δουλειά. Μια μακριά λίστα προκαλεί υπερφόρτωση και την ξεφυλλίζετε αντί να τη διαβάζετε· μια λίστα τριών στοιχείων διαβάζεται. Η επιλογή τριών επιβάλλει την ιεράρχηση που το «απλώς ιεράρχησε» δεν κατάφερε ποτέ. Και όταν η μέρα στραβώσει, έχετε μία μικρή λίστα να μηδενίσετε αντί για σαράντα στοιχεία που σας κάνουν να νιώθετε άσχημα. Ο οδηγός μας για το πώς να φτιάξετε λίστα εργασιών που δουλεύει καλύπτει αναλυτικότερα το κομμάτι της καταγραφής· το ειδικό για τη ΔΕΠΥ είναι να κρατάτε τη λίστα της ημέρας αδυσώπητα σύντομη.

Αν χρειάζεστε βοήθεια για να διαλέξετε τις τρεις, δανειστείτε την ερώτηση από τον πίνακα του Αϊζενχάουερ: τι θα συμβεί αν αυτό δεν γίνει αυτή την εβδομάδα; Οι εργασίες με τη χειρότερη απάντηση μπαίνουν στην κάρτα.

Βήμα 2: Μικρύνετε κάθε εργασία σε ένα πρώτο βήμα

Κοιτάξτε τη λίστα της ημέρας. Για κάθε στοιχείο ρωτήστε: ποια είναι η μικρότερη σωματική ενέργεια που το ξεκινά; Και γράψτε αυτήν.

Μερικά παραδείγματα αναδιατύπωσης:

  • Το «κάνε τη φορολογική δήλωση» γίνεται «βρες την περσινή δήλωση και βάλ’ την στο γραφείο».
  • Το «απάντησε στον πελάτη» γίνεται «άνοιξε το νήμα και γράψε μία πρόταση».
  • Το «καθάρισε την κουζίνα» γίνεται «βάλε τα πιάτα στον νεροχύτη».
  • Το «διάβασε για τις εξετάσεις» γίνεται «άνοιξε το βιβλίο στον πίνακα περιεχομένων».

Αυτό μοιάζει με απάτη, και αυτό είναι το νόημα. Η έναρξη είναι το σημείο όπου η προσπάθεια στη ΔΕΠΥ κορυφώνεται και το πρώτο βήμα είναι το μόνο κομμάτι που χρειάζεται εκκίνηση. Μόλις βρεθείτε σε κίνηση, η ορμή σάς πηγαίνει πολύ πιο μακριά τις περισσότερες φορές. Θέλατε να γράψετε μία πρόταση στον πελάτη· γράψατε ολόκληρη την απάντηση. Έπρεπε μόνο να βάλετε τα πιάτα στον νεροχύτη· σκουπίστηκαν και οι πάγκοι.

Το βήμα που σας ξεκινά σπάνια είναι το βήμα που δεν ντρέπεστε να γράψετε. Γράψτε αυτό που ντρέπεστε.

Βήμα 3: Κάντε τον χρόνο ορατό

Η τύφλωση χρόνου δεν διορθώνεται προσπαθώντας πιο σκληρά να νιώσετε τον χρόνο. Παρακάμπτεται βάζοντας τον χρόνο εκεί που τον βλέπετε.

Χρησιμοποιήστε αναλογικό ή οπτικό χρονόμετρο. Ένα χρονόμετρο που δείχνει τον χρόνο ως έναν χρωματιστό δίσκο που μικραίνει μετατρέπει έναν αφηρημένο αριθμό σε κάτι που τα μάτια σας μπορούν να παρακολουθήσουν. Ρυθμίστε το σε 15 έως 25 λεπτά και αφήστε το στο οπτικό σας πεδίο. Πολλοί άνθρωποι με ΔΕΠΥ βρίσκουν ότι η τεχνική Pomodoro δουλεύει για αυτούς ακριβώς χάρη στο ορατό, οριοθετημένο διάστημα: η εργασία έχει τέλος και το τέλος πλησιάζει με τρόπο που βλέπετε.

Έχετε ορατό ρολόι παντού όπου δουλεύετε. Όχι στο κινητό, που θα το ξεκλειδώσετε για να δείτε την ώρα και θα βγείτε στην επιφάνεια είκοσι λεπτά αργότερα. Ένα πραγματικό ρολόι, στον τοίχο ή στο γραφείο.

Χρονομετρήστε τις εργασίες σας για μία εβδομάδα. Γράψτε πόσο νομίζετε ότι θα πάρει μια εργασία και μετά πόσο πήρε. Το ζητούμενο δεν είναι η ακρίβεια αλλά η βαθμονόμηση: ύστερα από μία εβδομάδα θα ξέρετε ποιες εργασίες υποτιμάτε και ποιες αποφεύγετε επειδή φαίνονται μεγαλύτερες απ’ ό,τι είναι. Οι περισσότεροι διαπιστώνουν ότι οι αγχωτικές γραφειοκρατικές δουλειές παίρνουν ένα κλάσμα του χρόνου που φοβούνταν.

Βάζετε ξυπνητήρια για τις μεταβάσεις, όχι για τις προθεσμίες. Ένα ξυπνητήρι στην προθεσμία είναι άχρηστο· τότε είναι ήδη αργά. Ένα ξυπνητήρι δεκαπέντε λεπτά πριν χρειαστεί να φύγετε ή πριν από τη σύσκεψη είναι γέφυρα από το «τώρα» στο «όχι τώρα» που ο εγκέφαλός σας δεν χτίζει μόνος του.

Βήμα 4: Αγκυροβολήστε το πλάνο στη μέρα σας

Αντί να αναθέτετε εργασίες σε ώρες του ρολογιού, αναθέστε τις σε γεγονότα που ήδη συμβαίνουν αξιόπιστα. Το πλάνο γίνεται αλυσίδα του τύπου «μετά το Χ, κάνω το Υ».

Μια τυπική μέρα με άγκυρες μοιάζει κάπως έτσι:

  • Μετά τον καφέ: το πρώτο πεντάλεπτο βήμα της πρώτης εργασίας.
  • Μετά την πρωινή σύσκεψη της ομάδας: δεύτερη εργασία, με χρονόμετρο 25 λεπτών.
  • Μετά το μεσημεριανό: το δεύτερο βήμα της πρώτης εργασίας.
  • Μετά τη σύσκεψη των 3: τρίτη εργασία.
  • Πριν κλείσετε το λάπτοπ: ο δίλεπτος απολογισμός.

Οι άγκυρες λύνουν δύο προβλήματα μαζί. Αντέχουν μια καθυστερημένη εκκίνηση, γιατί ο καφές «μετά» γίνεται και στις 10:30. Και δανείζονται τον αυτοματισμό συνηθειών που ήδη έχετε: ο καφές είναι το έναυσμα, άρα δεν χρειάζεται να παράγετε μόνοι σας την ώθηση. Είναι ο ίδιος μηχανισμός με το habit stacking και δουλεύει στη ΔΕΠΥ ακριβώς επειδή μεταφέρει το έναυσμα έξω από το κεφάλι σας.

Κρατήστε το πλάνο με τις άγκυρες σύντομο και οπτικό. Ένα πρότυπο ημερήσιου προγραμματισμού με μία στήλη από γραμμές «μετά από … θα …» δουλεύει καλύτερα από ένα πλήρες ωριαίο πλέγμα, που γεμίζει με μπλοκ που μετά νιώθετε ένοχοι που χάσατε.

Βήμα 5: Χτίστε μηδενισμό για τις κακές μέρες

Η διαφορά ανάμεσα σε ένα σύστημα που κρατάτε και σε ένα που εγκαταλείπετε είναι τι γίνεται μετά από μια κακή μέρα.

Με ΔΕΠΥ οι κακές μέρες δεν είναι εξαίρεση γύρω από την οποία σχεδιάζετε· είναι μέρος του μοτίβου. Ο ύπνος ήταν κακός, η φαρμακευτική αγωγή έπαψε νωρίς να δρα, μια τρύπα του κουνελιού κατάπιε το απόγευμα ή η εργασία ήταν απλώς πολύ βαρετή για να ξεκινήσει και τίποτα δεν κουνήθηκε. Η συνήθης αντίδραση είναι ντροπή, ύστερα όρκος για περισσότερη πειθαρχία, ύστερα το πλάνο στο συρτάρι.

Χτίστε τον μηδενισμό μέσα στο σύστημα:

  1. Στο τέλος κάθε μέρας, καλής ή κακής, γυρίστε τις ανολοκλήρωτες εργασίες από τη λίστα της ημέρας πίσω στη λίστα καταγραφής. Χωρίς σχόλια, χωρίς μετρητή μεταφορών, χωρίς κόκκινο μελάνι.
  2. Διαλέξτε τρεις για αύριο. Μία μπορεί να είναι η εργασία που αποφύγατε σήμερα, μικρυμένη αυτή τη φορά σε μικρότερο πρώτο βήμα.
  3. Κλείστε το πλάνο. Η μέρα τελείωσε.

Δύο λεπτά, χωρίς κρίση. Η λίστα καταγραφής απορροφά τα πάντα· η λίστα της ημέρας ξεκινά καθαρή. Ένα πλάνο που μηδενίζεται τόσο φθηνά διατηρείται, γιατί το κόστος μιας κακής μέρας είναι δύο λεπτά και όχι μία εβδομάδα ενοχών.

Μια εβδομαδιαία ανασκόπηση σε δέκα λεπτά

Μια πλήρης εβδομαδιαία ανασκόπηση με την έννοια του GTD είναι μεγάλο αίτημα για εγκέφαλο με ΔΕΠΥ· μια συνεδρία 45 λεπτών χωρίς άμεση ανταμοιβή τείνει να μην γίνεται. Μικρύνετέ τη.

Μία φορά την εβδομάδα, δεμένη με κάτι σταθερό όπως το βράδυ της Κυριακής ή το μεσημεριανό της Παρασκευής, κάντε τρία πράγματα: ρίξτε μια ματιά στη λίστα καταγραφής και σβήστε ό,τι δεν μετράει πια, σημειώστε ό,τι έχει προθεσμία μέσα στις επόμενες δύο εβδομάδες και διαλέξτε τις πρώτες τρεις για τη Δευτέρα. Βάλτε χρονόμετρο δέκα λεπτών και σταματήστε όταν χτυπήσει, ακόμη κι αν δεν έχετε τελειώσει. Μια ανασκόπηση δέκα λεπτών που γίνεται αξίζει περισσότερο από μια εξαντλητική που δεν γίνεται. Ο οδηγός μας για τον εβδομαδιαίο προγραμματισμό έχει μια πληρέστερη εκδοχή, αν θέλετε να την αναπτύξετε αργότερα.

Εργαλεία: τι να αναζητήσετε

Το σωστό εργαλείο είναι αυτό που μένει ορατό και κάνει την καταγραφή άμοχθη. Συγκεκριμένα:

  • Καταγραφή με δύο πατήματα ή λιγότερα. Αν η προσθήκη εργασίας σημαίνει άνοιγμα εφαρμογής, επιλογή έργου και ημερομηνίας, δεν θα καταγράφετε και η λίστα καταγραφής πεθαίνει. Ένα widget, ένα φωνητικό μήνυμα ή ένας φυσικός δίσκος εισερχομένων δουλεύουν.
  • Ξεχωριστή, μικρή προβολή «σήμερα». Η εφαρμογή πρέπει να μπορεί να σας δείχνει τρία πράγματα και τίποτα άλλο.
  • Υπενθυμίσεις που δύσκολα παραμερίζονται. Μια ειδοποίηση που σβήνεται σε μισό δευτερόλεπτο θα σβηστεί. Οι επίμονες υπενθυμίσεις, ή όσες επαναλαμβάνονται μέχρι να τις επιβεβαιώσετε, δουλεύουν καλύτερα.
  • Ορατό σε δεύτερη οθόνη ή σε καρφιτσωμένη καρτέλα. Μακριά από τα μάτια, μακριά από την καρδιά, κυριολεκτικά.
  • Χαρτί για σήμερα, ψηφιακό για όλα τα υπόλοιπα. Ο συνδυασμός είναι συνηθισμένος για καλό λόγο. Το ψηφιακό κρατά τη λίστα καταγραφής, τις προθεσμίες και τις υπενθυμίσεις· μία κάρτα κρατά τις τρεις εργασίες της ημέρας, εκεί που τις βλέπετε χωρίς να ξεκλειδώσετε τίποτα.

Ό,τι κι αν διαλέξετε, δώστε του δύο εβδομάδες πριν αλλάξετε. Η αλλαγή εργαλείων είναι η πιο ευχάριστη μορφή αναβλητικότητας που υπάρχει, και το νέο εργαλείο θα αποτύχει για τους ίδιους ακριβώς λόγους αν δεν αλλάξει το σύστημα γύρω του.

Κάντε το πλάνο να δουλεύει μαζί σας, όχι εναντίον σας

Ο προγραμματισμός με ΔΕΠΥ δεν σημαίνει να γίνετε άλλος άνθρωπος με καλύτερη πειθαρχία. Σημαίνει να αποδεχτείτε πώς λειτουργεί η προσοχή σας και να χτίσετε γύρω της: όλα εξωτερικά, κάθε εργασία μικρότερη απ’ όσο αρμόζει στην αξιοπρέπειά σας, κάθε πλάνο αγκυροβολημένο στη μέρα που πραγματικά έχετε και έτοιμο να μηδενιστεί όταν εκείνη η μέρα καταρρεύσει. Ξεκινήστε σήμερα με το σύστημα δύο λιστών και ένα ορατό χρονόμετρο. Προσθέστε άγκυρες αυτή την εβδομάδα. Αφήστε τον μηδενισμό να φροντίσει τα υπόλοιπα.

Συχνές ερωτήσεις

Γιατί ο προγραμματισμός φαίνεται μάταιος με ΔΕΠΥ;

Επειδή οι περισσότερες συμβουλές προγραμματισμού προϋποθέτουν ότι νιώθετε τον χρόνο να περνά και θυμάστε το πλάνο χωρίς να το κοιτάτε. Η ΔΕΠΥ επηρεάζει και τα δύο, οπότε ένα πλάνο που ζει στο μυαλό σας ή σε μια κλειστή εφαρμογή παύει να υπάρχει τη στιγμή που γυρίζετε το βλέμμα. Ο προγραμματισμός πετυχαίνει όταν το πλάνο είναι εξωτερικό, ορατό και αρκετά μικρό για να εκτελεστεί.

Να προγραμματίζω με βάση την ώρα ή την εργασία;

Με βάση την εργασία και την άγκυρα. Τα ημερολόγια με χρονικά μπλοκ προϋποθέτουν ότι θα ξεκινήσετε όταν ξεκινά το μπλοκ, κάτι που ακριβώς η ΔΕΠΥ δυσκολεύει. Αν δέσετε τις εργασίες σε πράγματα που ήδη κάνετε, όπως «μετά το μεσημεριανό», το πλάνο μένει όρθιο ακόμη κι όταν το πρωί κατέρρευσε.

Πόσες εργασίες πρέπει να έχει ένα ημερήσιο πλάνο για ΔΕΠΥ;

Τρεις. Περισσότερες και η λίστα γίνεται ο ίδιος τοίχος κειμένου με τη λίστα καταγραφής και σταματάτε να τη διαβάζετε. Αν ολοκληρώσετε και τις τρεις, τραβήξτε μια τέταρτη από τη λίστα καταγραφής και απολαύστε τη νίκη.

Τι να κάνω όταν χάνω μια ολόκληρη μέρα;

Τίποτα δραματικό. Γυρίστε τις ανολοκλήρωτες εργασίες στη λίστα καταγραφής, διαλέξτε τρεις για αύριο και κλείστε το πλάνο. Ένα σύστημα που χρειάζεται ανοικοδόμηση μετά από μία κακή μέρα είναι σύστημα που θα εγκαταλειφθεί· αυτό που μηδενίζεται σε δύο λεπτά είναι αυτό που θα κρατήσετε.

Είναι καλύτερο το χάρτινο πλάνο ή η εφαρμογή για ΔΕΠΥ;

Όποιο μένει μέσα στο οπτικό σας πεδίο. Το χαρτί δύσκολα χάνεται σε μια καρτέλα και κοιτάζεται εύκολα, αλλά δεν μπορεί να σας υπενθυμίσει. Οι εφαρμογές υπενθυμίζουν, αλλά χάνονται πίσω από άλλα παράθυρα. Πολλοί χρησιμοποιούν και τα δύο: μια εφαρμογή για τη λίστα καταγραφής και μία χάρτινη κάρτα για τις τρεις εργασίες της ημέρας.