Planlama önerilerinin çoğu, zamanın aktığını hissedebilen, bakmadığı bir planı hatırlayan ve bir işe sırf listede sıradaki olduğu için başlayabilen beyinler için yazılır. DEHB bu üçünü de zorlaştırır. Meslektaşınız için harika işleyen bir yöntemin sizde çarşambaya kadar çökmesinin, muhtemelen bitirdiğinizden fazla planlayıcı almış olmanızın nedeni budur. Bu rehber özellikle DEHB ile planlamayı ele alıyor: neyin bozulduğunu, neden bozulduğunu ve DEHB dikkatinin gerçekte nasıl çalıştığına göre kurulmuş dört parçalı bir sistemi. Tıbbi tavsiye değildir ve tedavinin yerini tutmaz, ama aldığınız her tedavinin daha çok işe yaramasına yardımcı olur.

Standart planlama önerileri DEHB’de neden işlemez

DEHB araştırmacıları arasında en çok atıf yapılanlardan biri olan Russell Barkley, DEHB’yi bilgi sorunu değil, performans sorunu olarak tanımlar. DEHB’li insanlar genellikle ne yapmaları gerektiğini tam olarak bilir. Boşluk bilmekle yapmak arasındadır ve yürütücü işlevlerden kaynaklanır: hedefi akılda tutan, dikkat dağıtıcılara direnen, zamanı tahmin eden ve hemen ödüllendirmeyen işleri başlatan zihinsel mekanizma.

Bu mekanizmanın üç parçası planlama için en önemlisidir.

Zaman körlüğü. DEHB zaman duygusunu “şimdi” ve “şimdi değil”e daraltır. Cuma günkü bir son tarih, perşembe günü pazartesiye göre daha yakın hissettirmez; ta ki cuma sabahı olana kadar. Tahminler iki yönde de şaşar: yirmi dakika süren bir iş bütün öğleden sonrayı alacakmış gibi hissettirir ve ertelenir; bütün öğleden sonrayı alan iş yirmi dakika gibi görünür ve saat 16.00’da başlanır.

Çalışma belleği. Kafanızda yaşayan plan, daha ilginç bir şey çıktığı anda buharlaşır. Açmanız gereken bir uygulamadaki plan da öyle. Göremiyorsanız, fiilen yok demektir.

Göreve başlama. Sıkıcı, belirsiz ya da büyük bir işe başlamak, DEHB’li beynin istendiğinde üretemediği bir itiş gerektirir. Bu tembellik değil. İlginç bir şeye altı saat hiperodaklanıp doksan saniyelik bir e-postayı bir türlü açamamanızın nedeni de aynı.

Geleneksel önerilerin sizden ne istediğine bakın. Zaman bloklama, blok başladığında sizin de başlayacağınızı varsayar. Uzun bir yapılacaklar listesi onu yeniden okuyacağınızı varsayar. “Sadece önceliklendir” ise hepsi ya yanıyor ya da görünmez hissettirirken hangisinin acil olduğunu ayırt edebileceğinizi varsayar. Bunların hiçbiri sizin karakter kusurunuz değil. Araçla beyin arasındaki bir uyumsuzluk.

DEHB dostu planlamanın dört ilkesi

Aşağıdaki her teknik dört ilkeden çıkar. Başka bir şey hatırlamazsanız bunları hatırlayın.

1. Her şeyi dışarı taşıyın. Zaman, görevler, hatırlatmalar ve ilerleme, kafanızın dışında, bakmaya karar vermeden baktığınız bir yerde durmalı. Görünür zamanlayıcılar, monitöre yapıştırılmış bir plan, ikinci ekranda açık bir liste. Kural basit: görünmüyorsa plana dahil değildir.

2. Görevleri gerekli görünenden daha küçük yapın. Sizi başlatan adım, neredeyse her zaman yazdığınız adımdan küçüktür. “Raporu yaz” bir projedir. “Belgeyi aç ve başlığı yaz” bir görevdir. Bu kadar küçük adımlar yazmanın verdiği mahcubiyet, onları gerçekten yapmanın bedelidir.

3. Saatler yerine çapalar etrafında planlayın. Görevleri günün içinde zaten yaşanan şeylere bağlayın: kahve, öğle yemeği, sabit bir toplantı, çocukları okula bırakma. Çapalar gününüzle birlikte kayar. Saatler kaymaz ve 9.00 yazan bir plan 9.40’ta başarısızlık gibi görünür.

4. Kötü gün için tasarlayın. Kötü bir gece, bir tavşan deliği ya da boşluk dalgası yüzünden günler kaybedeceksiniz. Yalnızca iyi günlerde işleyen plan, ilk kötü günde terk edilir. Aşağıdaki sistem bilerek iki dakikada sıfırlanır.

Adım 1: İki listeli bir sistem kurun

DEHB’li çoğu insan için en yararlı tek değişiklik, yapılacaklar listesini ikiye bölmektir.

Yakalama listesi her şeyin döküldüğü yerdir: görevler, fikirler, kaygılar, yarım hatırlanan sözler. Uzun ve çirkin olmasına izin var. Tek işi, şeyleri kafanızdan çıkarıp dikkatinizi tüketmelerini durdurmak. Gün boyu telefonunuzdan, ayıklamadan ekleyin.

Bugün listesi tam olarak üç görev taşır. Üç kategori değil, üç proje değil. Bu akşama kadar gözle görülür biçimde bitmiş olacak üç şey. Bakmaktan kaçınamayacağınız bir yerde durur: klavyenin üstünde bir fiş kartı, monitörde bir yapışkan not, sabitlenmiş bir pencere.

Bu ayrım gerçek bir iş görür. Uzun liste bunalma yaratır, okunmaz, göz gezdirilir; üç maddelik liste okunur. Üçü seçmek, “sadece önceliklendir”in bir türlü sağlayamadığı önceliklendirmeyi zorunlu kılar. Ve gün çarpıldığında, kendinizi kötü hissedeceğiniz kırk madde yerine sıfırlayacağınız tek bir küçük listeniz olur. İşe yarayan bir yapılacaklar listesi hazırlama rehberimiz yakalama kısmını daha ayrıntılı ele alıyor; DEHB’ye özgü kısım ise bugün listesini acımasızca kısa tutmak.

Üçü seçmekte yardım isterseniz, Eisenhower matrisinden şu soruyu ödünç alın: Bu iş bu hafta yapılmazsa ne olur? Cevabı en kötü olan görevler karta girer.

Adım 2: Her görevi bir ilk adıma küçültün

Bugün listenize bakın. Her madde için sorun: Bunu başlatan en küçük fiziksel eylem nedir? Sonra onu yazın.

Yeniden yazım örnekleri:

  • “Vergi işlerini hallet” şuna dönüşür: “Geçen yılın beyannamesini bul ve masaya koy”.
  • “Müşteriye cevap ver” şuna dönüşür: “Yazışmayı aç ve tek cümle yaz”.
  • “Mutfağı temizle” şuna dönüşür: “Bulaşıkları lavaboya koy”.
  • “Sınava çalış” şuna dönüşür: “Ders kitabını bölüm listesinde aç”.

Bu hile gibi geliyor ve mesele de bu. Göreve başlama, DEHB’de çabanın en yüksek olduğu yerdir ve başlatılması gereken tek kısım ilk adımdır. Hareket etmeye başladıktan sonra ivme sizi çoğu zaman çok daha öteye taşır. Müşteriye tek cümle yazacaktınız; cevabın tamamını yazdınız. Sadece bulaşıkları lavaboya koyacaktınız; tezgâh da silindi.

Sizi başlatan adım nadiren yazmaktan utanmadığınız adımdır. Utandığınız adımı yazın.

Adım 3: Zamanı görünür kılın

Zaman körlüğü, zamanı hissetmeye daha çok çabalayarak düzelmez. Zamanı gözünüzün önüne koyarak aşılır.

Analog ya da görsel bir zamanlayıcı kullanın. Zamanı küçülen renkli bir disk olarak gösteren zamanlayıcı, soyut bir sayıyı gözlerinizin izleyebileceği bir şeye çevirir. 15 ila 25 dakikaya kurun ve görüş alanınızda bırakın. DEHB’li birçok kişi Pomodoro tekniğinin özellikle görünür, sınırlı aralığı sayesinde işe yaradığını görür: görevin bir sonu var ve o son, görebileceğiniz bir biçimde yaklaşıyor.

Çalıştığınız her yerde görünür bir saat bulundurun. Telefonda değil; saati görmek için kilidi açıp yirmi dakika sonra başka bir yerde kendinize gelirsiniz. Duvarda ya da masada gerçek bir saat.

Bir hafta boyunca görevlerinizi süreleyin. Bir işin ne kadar süreceğini düşündüğünüzü, sonra gerçekte ne kadar sürdüğünü yazın. Amaç doğruluk değil, kalibrasyon: bir hafta sonra hangi tür işleri hafife aldığınızı, hangilerini olduğundan uzun hissettirdiği için ertelediğinizi bilirsiniz. Çoğu kişi korkulan idari işlerin, korktuğundan çok daha kısa sürdüğünü görür.

Alarmları son tarihler için değil, geçişler için kurun. Son tarihteki alarm işe yaramaz; o noktada artık çok geçtir. Çıkmanız gereken saatten ya da toplantıdan on beş dakika önceki alarm ise “şimdi”den “şimdi değil”e, beyninizin kendi başına kuramadığı bir köprüdür.

Adım 4: Planı gününüze çapalayın

Görevleri saatlere atamak yerine, zaten düzenli olarak olan olaylara atayın. Plan, “X’ten sonra Y’yi yaparım” zincirine dönüşür.

Çapalı tipik bir gün şöyle görünür:

  • Kahveden sonra: birinci görevin beş dakikalık ilk adımı.
  • Sabah toplantısından sonra: ikinci görev, 25 dakikalık zamanlayıcıyla.
  • Öğle yemeğinden sonra: birinci görevin ikinci adımı.
  • Saat 15.00 toplantısından sonra: üçüncü görev.
  • Dizüstünü kapatmadan önce: iki dakikalık değerlendirme.

Çapalar iki sorunu birden çözer. Geç başlangıca dayanıklıdırlar, çünkü “kahveden sonra” saat 10.30’da da gerçekleşir. Ve zaten sahip olduğunuz alışkanlıkların otomatikliğini ödünç alırlar: kahve tetikleyicidir, dolayısıyla itişi kendiniz üretmeniz gerekmez. Bu, alışkanlık istiflemeyle aynı mekanizmadır ve DEHB’de tam da tetikleyiciyi kafanızın dışına taşıdığı için işe yarar.

Çapalı planı kısa ve görsel tutun. Tek sütunlu “… sonra … yapacağım” satırlarından oluşan bir günlük planlayıcı şablonu, kaçırınca suçluluk duyacağınız bloklarla dolan tam saatlik bir ızgaradan daha iyi çalışır.

Adım 5: Kötü günler için sıfırlama kurun

Sürdürdüğünüz sistemle terk ettiğiniz sistem arasındaki fark, kötü bir günden sonra ne olduğudur.

DEHB’de kötü günler çevresinde plan yapılacak bir istisna değil, örüntünün parçasıdır. Uyku kötüydü, ilaç erken bitti, bir tavşan deliği öğleden sonrayı yuttu ya da görev başlamak için fazla sıkıcıydı ve hiçbir şey kıpırdamadı. Olağan tepki utanç, ardından daha disiplinli olma yemini, ardından planlayıcının çekmeceye girmesidir.

Sıfırlamayı bunun yerine sisteme yerleştirin:

  1. Günün sonunda, iyi ya da kötü, bitmeyen görevleri bugün listesinden yakalama listesine geri taşıyın. Not yok, ertelenme sayacı yok, kırmızı kalem yok.
  2. Yarın için üç görev seçin. Biri bugün kaçındığınız görev olabilir; bu kez daha küçük bir ilk adıma indirgenmiş olarak.
  3. Planı kapatın. Gün bitti.

İki dakika, yargısız. Yakalama listesi her şeyi emer; bugün listesi temiz başlar. Bu kadar ucuza sıfırlanan plan sürdürülür, çünkü kötü bir günün bedeli bir haftalık suçluluk değil, iki dakikadır.

On dakikada haftalık gözden geçirme

GTD anlamındaki tam bir haftalık gözden geçirme, DEHB’li beyin için büyük bir istek; anında ödülü olmayan 45 dakikalık bir oturum çoğu zaman gerçekleşmez. Küçültün.

Haftada bir kez, pazar akşamı ya da cuma öğle arası gibi sabit bir şeye bağlayarak üç şey yapın: yakalama listesine göz atıp artık önemi kalmayanları silin, önümüzdeki iki hafta içinde son tarihi olan her şeyi not edin ve pazartesi için ilk üç görevi seçin. On dakikalık bir zamanlayıcı kurun ve çaldığında, bitmemiş olsanız bile durun. Gerçekleşen on dakikalık gözden geçirme, gerçekleşmeyen kapsamlı birinden iyidir. İleride genişletmek isterseniz haftalık planlayıcı rehberimizde daha kapsamlı bir sürüm var.

Araçlar: nelere bakmalı

Doğru araç, görünür kalan ve yakalamayı sürtünmesiz kılandır. Özellikle:

  • İki dokunuşta ya da daha azında yakalama. Görev eklemek uygulamayı açmak, proje seçmek ve tarih belirlemek demekse yakalamazsınız ve yakalama listesi ölür. Bir widget, bir sesli not ya da fiziksel bir gelen kutusu tepsisi işe yarar.
  • Ayrı, küçük bir “bugün” görünümü. Uygulama size üç şey gösterebilmeli, başka hiçbir şey değil.
  • Kapatması zor hatırlatmalar. Yarım saniyede kaydırıp geçebileceğiniz bildirim kaydırılıp geçilir. Kalıcı ya da onaylanana kadar tekrarlanan hatırlatmalar daha iyi çalışır.
  • İkinci ekranda ya da sabitlenmiş bir sekmede görünür. Gözden ırak olan, kelimenin tam anlamıyla gönülden de ırak olur.
  • Bugün için kâğıt, geri kalan her şey için dijital. Bu birleşimin yaygın olmasının iyi bir nedeni var. Dijital olan yakalama listesini, son tarihleri ve hatırlatmaları tutar; tek bir fiş kartı bugünün üç görevini, kilit açmadan görebileceğiniz yerde tutar.

Ne seçerseniz seçin, değiştirmeden önce ona iki hafta verin. Araç değiştirmek, var olan en keyifli erteleme biçimidir ve çevresindeki sistem değişmedikçe yeni araç tam olarak aynı nedenlerle başarısız olur.

Planı sizinle birlikte çalıştırın, size karşı değil

DEHB ile planlama, daha iyi disiplinli başka bir insana dönüşmekle ilgili değil. Dikkatinizin nasıl çalıştığını kabul edip etrafında inşa etmekle ilgili: her şey dışarıda, her görev haysiyete sığandan daha küçük, her plan gerçekten yaşadığınız güne çapalı ve o gün dağıldığında sıfırlanmaya hazır. Bugün iki listeli sistemle ve görünür bir zamanlayıcıyla başlayın. Bu hafta çapaları ekleyin. Gerisini sıfırlama halletsin.

Sık sorulan sorular

DEHB’de planlama neden anlamsız geliyor?

Çünkü planlama önerilerinin çoğu, zamanın aktığını hissedebildiğinizi ve plana bakmadan hatırlayabildiğinizi varsayar. DEHB ikisini de etkiler; bu yüzden kafanızda ya da kapalı bir uygulamada duran plan, gözünüzü çevirdiğiniz anda yok olur. Plan dışarıda, görünür ve harekete geçilecek kadar küçük olduğunda planlama işe yarar.

Zamana göre mi, göreve göre mi planlamalıyım?

Göreve ve çapaya göre. Zaman bloklu takvimler, blok başladığında sizin de başlayacağınızı varsayar; DEHB’nin zorlaştırdığı şey tam olarak budur. Görevleri “öğle yemeğinden sonra” gibi zaten yaptığınız olaylara bağlamak, sabah dağılsa bile planı ayakta tutar.

DEHB için günlük planda kaç görev olmalı?

Üç. Fazlası olursa liste yakalama listesi gibi bir metin duvarına dönüşür ve okumayı bırakırsınız. Üçünü de bitirirseniz yakalama listesinden dördüncüyü çekin ve bu küçük zaferin tadını çıkarın.

Bütün bir günü kaybedersem ne yapmalıyım?

Dramatik bir şey yapmayın. Bitmeyen görevleri yakalama listesine geri taşıyın, yarın için üç görev seçin ve planı kapatın. Tek bir kötü günden sonra baştan kurulması gereken sistem terk edilir; iki dakikada sıfırlanan sistem ise sürdürdüğünüz sistemdir.

DEHB için kâğıt planlayıcı mı uygulama mı daha iyi?

Hangisi görüş alanınızda kalıyorsa. Kâğıt sekmeler arasında kaybolmaz ve göz atması kolaydır, ama size hatırlatma yapamaz. Uygulamalar hatırlatır ama diğer pencerelerin arkasında kaybolur. Birçok kişi ikisini birden kullanır: yakalama listesi için bir uygulama, bugünün üç görevi için tek bir kâğıt kart.