Το GTD (Getting Things Done) δεν είναι εφαρμογή ούτε τεχνική αυτοπειθαρχίας. Είναι μια ροή εργασίας που περιέγραψε ο σύμβουλος παραγωγικότητας Ντέιβιντ Άλεν και που λύνει ένα πολύ συγκεκριμένο πρόβλημα: πώς κρατάτε δεκάδες ανοιχτές υποχρεώσεις χωρίς να τις κουβαλάτε όλες στο κεφάλι σας. Η υπόσχεση δεν είναι να προλαβαίνετε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο. Είναι να ξέρετε κάθε στιγμή τι κάνετε, τι δεν κάνετε και γιατί.

Η βασική ιδέα: το μυαλό δεν είναι αποθήκη

Ο εγκέφαλος παράγει ιδέες πολύ καλύτερα από όσο τις φυλάει. Κάθε υποχρέωση που δεν έχει καταγραφεί κάπου καταναλώνει προσοχή στο παρασκήνιο, γιατί το μυαλό την επαναφέρει περιοδικά στην επιφάνεια για να μη χαθεί. Συνήθως το κάνει στις χειρότερες δυνατές στιγμές: στις τρεις τα ξημερώματα ή στη μέση μιας συζήτησης που απαιτεί συγκέντρωση.

Αυτό δεν είναι ελάττωμα. Είναι η δικλείδα ασφαλείας ενός συστήματος που δεν έχει πού αλλού να αποθηκεύσει την πληροφορία. Το GTD αντιμετωπίζει το πρόβλημα με εξωτερίκευση: όλα όσα έχετε αναλάβει ζουν σε ένα σύστημα που εμπιστεύεστε και το μυαλό μένει ελεύθερο για τη δουλειά που πραγματικά απαιτεί σκέψη.

Ο Άλεν ονομάζει την κατάσταση αυτή «μυαλό σαν νερό»: ήρεμο, χωρίς εκκρεμότητες που τρέχουν στο βάθος, ικανό να αντιδράσει στο μέγεθος του ερεθίσματος και όχι με δυσανάλογο άγχος. Το σημαντικό είναι ότι δεν προϋποθέτει ιδιαίτερο χαρακτήρα ή κίνητρο. Προϋποθέτει μια συνήθεια που στήνεται σε ένα Σαββατοκύριακο και συντηρείται με μία ώρα την εβδομάδα.

Τα πέντε βήματα της μεθόδου

Ολόκληρο το σύστημα στηρίζεται σε πέντε επαναλαμβανόμενα βήματα. Το καθένα λύνει ένα διαφορετικό πρόβλημα και κανένα δεν λειτουργεί μόνο του.

1. Συλλογή

Μαζεύετε ό,τι τραβάει την προσοχή σας σε λίγα σημεία εισόδου: ένα σημειωματάριο, μια εφαρμογή σημειώσεων, τα εισερχόμενα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ένα φυσικό δίσκο για χαρτιά. Απολύτως τα πάντα, από εργασίες του γραφείου και ιδέες μέχρι ψώνια, βιβλία και συζητήσεις που πρέπει να κάνετε.

Η πρώτη πλήρης συλλογή διαρκεί από μία έως τρεις ώρες και βγάζει συνήθως εκατό με διακόσια στοιχεία. Είναι ταυτόχρονα δυσάρεστη και απελευθερωτική. Ο κανόνας για τις επόμενες μέρες είναι απλός: αν κάτι σας έρθει στο μυαλό, πρέπει να καταλήγει στο σημείο συλλογής μέσα σε δέκα δευτερόλεπτα. Ένα σημείο συλλογής που θέλει κόπο για να ανοίξει δεν χρησιμοποιείται.

Στο στάδιο αυτό δεν φιλτράρετε και δεν οργανώνετε τίποτα. Η συλλογή πρέπει να είναι γρήγορη και ανόητη.

2. Αποσαφήνιση

Παίρνετε ένα ένα τα στοιχεία και ρωτάτε: απαιτεί ενέργεια;

Αν όχι, έχει τρεις προορισμούς: κάδος, υλικό αναφοράς που θέλετε να κρατήσετε ή λίστα «κάποτε ίσως».

Αν ναι, ρωτάτε ποια είναι η επόμενη ορατή, φυσική ενέργεια. Όχι «ασχολούμαι με την ασφάλεια του αυτοκινήτου», αλλά «στέλνω μήνυμα στον ασφαλιστή για προσφορά ανανέωσης». Η διαφορά μοιάζει ασήμαντη, αλλά η πρώτη διατύπωση οδηγεί σχεδόν πάντα σε αναβολή, ενώ η δεύτερη όχι.

Μετά ισχύουν τέσσερις δρόμοι:

  • αν παίρνει λιγότερο από δύο λεπτά, το κάνετε επιτόπου·
  • αν μπορεί να το κάνει κάποιος άλλος, το αναθέτετε και το γράφετε στη λίστα εκκρεμοτήτων·
  • αν έχει συγκεκριμένη ημερομηνία ή ώρα, μπαίνει στο ημερολόγιο·
  • σε κάθε άλλη περίπτωση μπαίνει στις επόμενες ενέργειες.

Αν το αποτέλεσμα χρειάζεται περισσότερα από ένα βήματα, δεν είναι εργασία αλλά έργο και αποκτά δική του εγγραφή.

3. Οργάνωση

Το GTD χρησιμοποιεί λίγες λίστες, με ξεκάθαρο ρόλο η καθεμία:

  • Επόμενες ενέργειες, χωρισμένες κατά πλαίσιο: στον υπολογιστή, τηλέφωνα, εξωτερικές δουλειές, ερωτήσεις προς συγκεκριμένο άτομο.
  • Έργα — κάθε αποτέλεσμα που απαιτεί πολλά βήματα. Κάθε έργο οφείλει να έχει πάντα τουλάχιστον μία ορισμένη επόμενη ενέργεια.
  • Σε αναμονή — ό,τι έχετε αναθέσει, με ημερομηνία και όνομα.
  • Κάποτε ίσως — ιδέες που δεν εγκαταλείπετε αλλά ούτε ξεκινάτε τώρα.
  • Ημερολόγιο — αποκλειστικά όσα συμβαίνουν σε συγκεκριμένη μέρα ή ώρα.
  • Αναφορά — πληροφορία χωρίς ενέργεια.

Το ημερολόγιο είναι η λίστα που καταστρέφεται πιο εύκολα. Αν βάλετε εκεί ευχές χωρίς πραγματική δέσμευση χρόνου, μέσα σε δύο εβδομάδες θα το προσπερνάτε χωρίς να το διαβάζετε.

4. Ανασκόπηση

Το σύστημα δουλεύει μόνο αν το εμπιστεύεστε, και η εμπιστοσύνη χτίζεται με την ανασκόπηση. Καθημερινά κοιτάτε το ημερολόγιο και τις επόμενες ενέργειες. Μία φορά την εβδομάδα περνάτε ολόκληρο το σύστημα, όπως περιγράφεται παρακάτω.

5. Εκτέλεση

Όταν αποφασίζετε τι θα κάνετε αυτή τη στιγμή, η μέθοδος προτείνει τέσσερα κριτήρια με σειρά: πλαίσιο (τι μπορείτε πρακτικά να κάνετε εδώ), διαθέσιμος χρόνος, ενέργεια και μόνο στο τέλος προτεραιότητα.

Η σειρά μοιάζει αντιδιαισθητική αλλά είναι σωστή. Δεν έχει νόημα να διαλέξετε τη σημαντικότερη εργασία αν απαιτεί τρεις ώρες συγκέντρωσης και εσείς έχετε είκοσι λεπτά ανάμεσα σε δύο συσκέψεις.

Ο κανόνας των δύο λεπτών

Είναι το πιο γνωστό κομμάτι της μεθόδου και το πιο εύκολο να εφαρμοστεί αμέσως. Κατά την αποσαφήνιση, αν μια ενέργεια παίρνει λιγότερο από δύο λεπτά, την κάνετε επιτόπου. Δεν τη γράφετε, δεν την οργανώνετε, δεν την προγραμματίζετε.

Η λογική είναι οικονομική: το κόστος καταγραφής και επεξεργασίας μιας εργασίας δύο λεπτών είναι συχνά μεγαλύτερο από την ίδια την εργασία. Μια σύντομη απάντηση, μια υπογραφή, μια απόδειξη που πρέπει να μπει σε φάκελο — αν αναβληθούν, βουλώνουν το σύστημα.

Υπάρχει και μια παρενέργεια: μερικές γρήγορες ολοκληρώσεις στην αρχή μιας συνεδρίας δουλειάς δίνουν φόρα για τα βαριά κομμάτια που ακολουθούν. Προσοχή όμως στο αντίστροφο, να μη γίνει ο κανόνας δικαιολογία για δύο ώρες μικροδουλειών.

Τα πλαίσια: η υποτιμημένη λεπτομέρεια

Πλαίσιο είναι το εργαλείο, ο τόπος ή η συνθήκη που χρειάζεται μια ενέργεια για να γίνει. Τα κλασικά είναι τηλέφωνα, υπολογιστής, εξωτερικές δουλειές, σπίτι, γραφείο και αναμονή. Όταν η δουλειά σας είναι κυρίως ψηφιακή, ο τόπος μετράει λιγότερο και δουλεύουν καλύτερα πλαίσια ενέργειας: βαθιά συγκέντρωση, ελαφριά εργασία, διαχειριστικά.

Η αξία τους φαίνεται στις μικρές χρονικές τρύπες. Όταν έχετε δέκα λεπτά πριν από μια σύσκεψη και το τηλέφωνο στο χέρι, ανοίγετε τη λίστα «τηλέφωνα» και κλείνετε δύο θέματα, αντί να σκρολάρετε ογδόντα εγγραφές από τις οποίες οι εβδομήντα πέντε δεν γίνονται τώρα.

Τρία έως επτά πλαίσια είναι αρκετά. Με δεκαπέντε, η ταξινόμηση γίνεται μόνη της αγγαρεία και σταματάτε να ανοίγετε τη λίστα.

Δίπλα στα πλαίσια στέκεται η έννοια της επόμενης ενέργειας, που είναι και το πραγματικό κλειδί της μεθόδου. Κάθε γραμμή στη λίστα πρέπει να περιγράφει κάτι που ξεκινάει χωρίς ενδιάμεση σκέψη. Ένα χρήσιμο τεστ: αν διαβάζοντας τη γραμμή χρειάζεται να αποφασίσετε ξανά τι ακριβώς εννοούσατε, τότε δεν είναι ενέργεια αλλά έργο, θέμα ή ευχή. Η στιγμή της απόφασης πρέπει να έχει γίνει νωρίτερα, στο βήμα της αποσαφήνισης, όταν είχατε ήδη το κεφάλι σε λειτουργία σχεδιασμού.

Η εβδομαδιαία ανασκόπηση

Ο Άλεν έχει πει ότι είναι η σημαντικότερη συνήθεια όλου του συστήματος. Χωρίς αυτήν οι λίστες ξεφεύγουν σιγά σιγά από την πραγματικότητα, παύετε να τις εμπιστεύεστε και επιστρέφετε στη μνήμη και στον αυτοσχεδιασμό.

Μία ώρα, μία φορά την εβδομάδα, σε τρεις φάσεις:

Καθαρίζετε. Αδειάζετε όλα τα σημεία εισόδου ως το μηδέν: ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, χαρτιά, σημειώσεις, μηνύματα. Καταγράφετε ό,τι κυκλοφορεί ακόμη στο μυαλό.

Ενημερώνεστε. Κοιτάτε το ημερολόγιο της εβδομάδας που πέρασε (τι έμεινε πίσω) και των δύο επόμενων (τι θέλει προετοιμασία). Περνάτε τη λίστα έργων και επιβεβαιώνετε ότι κάθε έργο έχει επόμενο βήμα. Ελέγχετε τις εκκρεμότητες σε τρίτους και υπενθυμίζετε όπου χρειάζεται.

Σκέφτεστε. Ρίχνετε μια ματιά στο «κάποτε ίσως», προσθέτετε νέες ιδέες και ρωτάτε αν ο τρόπος που ξοδεύετε τον χρόνο σας ταιριάζει ακόμη με αυτά που θεωρείτε σημαντικά.

Χωρίς αυτή την ώρα, το σύστημα φθείρεται μέσα σε δύο με τρεις εβδομάδες και γίνεται άλλη μια λίστα που δεν εμπιστεύεστε.

Χαρτί ή ψηφιακό σύστημα

Η μέθοδος είναι αγνωστικιστική ως προς τα εργαλεία. Το χαρτί έχει το πλεονέκτημα της απλότητας, της ταχύτητας και της απουσίας ειδοποιήσεων· χάνει στην αναζήτηση και στον συγχρονισμό ανάμεσα σε συσκευές.

Το ψηφιακό κερδίζει στον όγκο, στις επαναλαμβανόμενες εργασίες που εμφανίζονται μόνες τους και στην ταξινόμηση κατά πλαίσιο με ένα κλικ. Σε έναν ηλεκτρονικό οργανωτή η δομή του GTD μεταφέρεται σχεδόν αυτούσια: ξεχωριστές λίστες για τα πλαίσια, μία λίστα έργων, μία λίστα αναμονής και μια επαναλαμβανόμενη υπενθύμιση για την εβδομαδιαία ανασκόπηση.

Στην πράξη οι περισσότεροι καταλήγουν σε υβριδικό σχήμα: συλλογή σε χαρτί επειδή είναι πιο γρήγορη, επεξεργασία σε ψηφιακό επειδή η αναζήτηση και οι επαναλήψεις είναι ευκολότερες. Ξεκινήστε με ό,τι ήδη έχετε και αλλάξτε εργαλείο μόνο αφού η μέθοδος δουλεύει, αλλιώς θα μπερδέψετε τη δυσκολία της μεθόδου με τη δυσκολία της εφαρμογής.

Μια τελευταία παρατήρηση για τα εργαλεία: δεν χρειάζεστε εφαρμογή που να διαφημίζει το GTD στο όνομά της. Οτιδήποτε προσφέρει λίστες, ετικέτες ή έργα και ένα αξιόπιστο σημείο εισόδου κάνει τη δουλειά. Η αλλαγή εργαλείου κάθε δύο μήνες είναι η πιο κομψή μορφή αναβλητικότητας που υπάρχει, γιατί μοιάζει με οργάνωση ενώ στην πραγματικότητα αντικαθιστά τη δουλειά με τη συζήτηση για τη δουλειά.

Πέντε λάθη που ακυρώνουν το σύστημα

Ελλιπής συλλογή. Αν κάποιες υποχρεώσεις μένουν μόνο στο κεφάλι, το μυαλό συνεχίζει να τις κρατάει όλες και η ανακούφιση δεν έρχεται ποτέ.

Αόριστες ενέργειες. Ένα «έργο Χ» στη λίστα επόμενων ενεργειών εγγυάται αναβολή. Η επόμενη ενέργεια πρέπει να είναι κάτι που ξεκινάτε χωρίς να ξανασκεφτείτε.

Πάρα πολλές λίστες. Είκοσι κατηγορίες σημαίνουν ότι το σύστημα έγινε χόμπι. Ξεκινήστε με πέντε και προσθέστε μόνο αν σας λείψει κάτι.

Παραλειπόμενη ανασκόπηση. Είναι το μόνο κομμάτι που δεν θυσιάζεται. Κλείστε το στο ημερολόγιο σαν κανονικό ραντεβού.

Σύγχυση οργάνωσης και ιεράρχησης. Το GTD τακτοποιεί τις υποχρεώσεις, δεν σας λέει τι είναι το πιο σημαντικό. Συνδυάστε το με μια μέθοδο ιεράρχησης, ώστε η σωστή επόμενη ενέργεια να ανεβαίνει από μόνη της στην κορυφή.

Πώς ξεκινάτε μέσα σε ένα Σαββατοκύριακο

  1. Κλείστε δύο ώρες για την αρχική συλλογή και γράψτε τα πάντα, χωρίς φίλτρο.
  2. Περάστε τη λίστα και μετατρέψτε κάθε στοιχείο σε συγκεκριμένη επόμενη ενέργεια ή σε έργο.
  3. Φτιάξτε τις πέντε βασικές λίστες και τρία πλαίσια, όχι περισσότερα.
  4. Βάλτε στο ημερολόγιο επαναλαμβανόμενη εβδομαδιαία ανασκόπηση, με ώρα, όχι «όποτε προλάβω».
  5. Δουλέψτε έτσι τρεις εβδομάδες πριν αλλάξετε οτιδήποτε στη δομή.

Οι πρώτες δύο εβδομάδες θα φανούν δύσκολες, γιατί η επεξεργασία των εισερχομένων είναι ακόμη αργή. Κάπου στην τρίτη εμφανίζεται το αποτέλεσμα για το οποίο αξίζει όλη η προσπάθεια: κοιτάτε τη λίστα και ξέρετε ακριβώς τι ακολουθεί, χωρίς την υποψία ότι κάτι σας ξεφεύγει.

Συχνές ερωτήσεις

Είναι ακόμη χρήσιμη η μέθοδος GTD σήμερα;

Ναι. Η μέθοδος δεν εξαρτάται από εργαλεία ή τεχνολογία και δουλεύει το ίδιο σε χαρτί και σε εφαρμογή. Η κεντρική ιδέα, να βγαίνουν οι υποχρεώσεις από το μυαλό σε ένα σύστημα που εμπιστεύεστε, είναι πιο χρήσιμη σήμερα από ό,τι όταν γράφτηκε το βιβλίο, επειδή ο όγκος της εισερχόμενης πληροφορίας έχει πολλαπλασιαστεί.

Πόσο χρόνο θέλει για να τη μάθει κανείς;

Τα πέντε βήματα εξηγούνται σε ένα απόγευμα και μια βασική εκδοχή στήνεται μέσα σε ένα Σαββατοκύριακο. Μέχρι το σύστημα να λειτουργεί από μόνο του χρειάζονται συνήθως έξι με οκτώ εβδομάδες σταθερών ανασκοπήσεων. Οι περισσότεροι εγκαταλείπουν πριν από αυτό το όριο και συμπεραίνουν ότι η μέθοδος δεν τους ταιριάζει.

Σε τι διαφέρει το GTD από μια απλή λίστα εργασιών;

Η απλή λίστα ανακατεύει τα πάντα σε μία στήλη. Το GTD χωρίζει τις εισροές σε ξεχωριστές κατηγορίες, δηλαδή επόμενες ενέργειες, έργα, εκκρεμότητες σε τρίτους και κάποτε ίσως, και συνδέει κάθε ενέργεια με ένα πλαίσιο. Αυτή η δομή είναι που επιτρέπει στο σύστημα να αντέξει πάνω από μερικές δεκάδες υποχρεώσεις.

Μπορώ να εφαρμόσω GTD χωρίς εφαρμογή;

Απολύτως. Ο Ντέιβιντ Άλεν σχεδίασε τη μέθοδο γύρω από χάρτινους φακέλους και ένα αρχείο με θήκες. Ένα σημειωματάριο, μερικές καρτέλες και πέντε φάκελοι αρκούν. Οι περισσότεροι περνούν αργότερα σε ψηφιακό εργαλείο για την αναζήτηση και τον συγχρονισμό, όχι επειδή το χαρτί απέτυχε.

Ποιο είναι το πιο δύσκολο κομμάτι της μεθόδου;

Η εβδομαδιαία ανασκόπηση. Η συλλογή είναι εύκολη, η αποσαφήνιση είναι μηχανική δουλειά, αλλά το να κάθεστε μία φορά την εβδομάδα και να περνάτε όλο το σύστημα θέλει πειθαρχία. Αν κρατήσετε μία μόνο συνήθεια από το GTD, κρατήστε αυτήν.