Уақытты басқару әдістерін бір-бірімен алмастыра беруге болмайды. Әрқайсысы нақты бір мәселені шешеді — алаңдау, басымдық қою, кейінге қалдыру, контекст ауыстыру — және жағдайыңызға келмейтін әдісті таңдау сәтсіздік болып көрінеді, ал шын мәнінде бұл жай ғана сәйкессіздік. Бұл нұсқаулықта ең пайдалы он әдіс, олардың әрқайсысы нені жақсы шешетіні және оларды қалай біріктіру керегі талданады.

Уақытты басқару неге маңызды

Уақыт — сізде бар жалғыз толықтай қалпына келмейтін ресурс. Ақшаны, дағдыны, қарым-қатынасты көбейтуге болады, ал сағатты — ешқашан. Соған қарамастан көпшілік күнтізбесін электрондық поштасынан гөрі бей-берекет басқарады. Жақсы уақытты басқару әдістері үш нәрсе істейді: басымдықтарды айқындайды, шоғырланған зейінді бөгеттен қорғайды және уақыттың шын мәнінде қайда кететінін ойша болжаған жеріңізбен салыстыратындай кері байланыс шеңберін құрады.

Төмендегі әдістер — философия емес. Бұл — осы аптада сынап көретін нақты тәсілдер. Ешқайсысы арнайы құрал талап етпейді: дәптер немесе кез келген тапсырма басқарушы жетеді. Мақсат — оныншысын бірден сынап көру емес, жұмысыңызға сай келетін біреуін-екеуін тауып, оларды бір жүйеге біріктіру.

1. Помодоро техникасы

1980 жылдардың соңында Франческо Чирилло жасаған Помодоро техникасы жұмысты 25 минуттық шоғырланған қарқындарға бөліп, олардың арасына 5 минуттық үзіліс қояды. Төрт помодородан кейін 15-30 минуттық ұзақ үзіліс аласыз. Атауы Чириллоның университетте пайдаланған қызанақ пішінді ас үй таймерінен шыққан.

Қалай жұмыс істейді:

  1. Тапсырма таңдаңыз.
  2. Таймерді 25 минутқа қойыңыз.
  3. Таймер шылдырлағанша сол тапсырманы — тек сол тапсырманы — істеңіз.
  4. 5 минут үзіліс жасаңыз.
  5. Қайталаңыз. Төрт циклден кейін ұзағырақ демалыңыз.

Неге ең қолайлы: кейінге қалдыруды жеңуге, зейін төзімділігін қалыптастыруға, мәтін жазу немесе код жазу секілді терең шоғырлануды талап ететін жұмысқа. Уақыттың шегі белгілі болғандықтан, міндеттеме шектеулі болады да, бастау жеңілдейді.

Неге сақ болу керек: помодороны кездесулер бөліп жібереді, сондықтан олар басқарушының күніне қарағанда жасаушының күніне жақсырақ сыяды. Әдіспен жаңа танысып жүрсеңіз, Помодоро техникасы туралы толық мақаламызда бейімдеу мен жиі кездесетін қателер қаралған.

2. Уақытты блоктарға бөлу

Уақытты блоктарға бөлу дегеніміз — күніңіздің әрбір мағыналы бөлігін күнтізбедегі нақты тапсырмаға немесе санатқа тағайындау. Жалаң істер тізімінің орнына сізде кесте пайда болады. Мұны Кэл Ньюпорт Deep Work кітабында танымал етті; Билл Гейтс пен Илон Маск те оның шектен тыс нұсқаларын қолданғаны жайлы айтылады.

Қалай жұмыс істейді:

  1. Бүгінгі тапсырмаларды шамалас уақыт болжамымен тізіңіз.
  2. Күнтізбеңізді ашыңыз.
  3. Әр тапсырмаға өзіңізбен кездесу сияқты басталу және аяқталу уақытын беріңіз.
  4. Блоктарды ұсыныс емес, міндеттеме деп қабылдаңыз.
09:00–11:00  Терең жұмыс: клиентке ұсыныс
11:00–11:30  Поштаны сұрыптау
11:30–12:30  Ішкі кездесулер
13:30–15:00  Терең жұмыс: ұсыныстың жалғасы
15:00–16:00  Код тексеру
16:00–16:30  Күнді жабу + ертеңгі жоспар

Неге ең қолайлы: оңашада жұмыс істейтін уақыты көп ой еңбегі адамдарына, күнтізбесін дүрбелең жұмыс жеп жатқан кез келген адамға. Уақытты блоктарға бөлу — шынымен маңызды нәрселерге уақыт қорғаудың ең сенімді тәсілі.

Неге сақ болу керек: бөгет жиі болғанда қатаң уақыт блоктары құлайды. Сөзсіз болатын асып кетуге қор блоктарын қосыңыз — жарты күнге кемінде біреуін.

3. Эйзенхауэр матрицасы

«Маңызды нәрсе сирек шұғыл, ал шұғыл нәрсе сирек маңызды» деген сөз айтты дейтін президент Дуайт Эйзенхауэрдің атымен аталған 2x2 тор. Әр тапсырма төрт квадранттың біріне орналасады:

Шұғыл Шұғыл емес
Маңызды Қазір істеу Жоспарлау
Маңызды емес Тапсыру Жою

Қалай жұмыс істейді: тапсырмалар тізіміңізді алыңыз. Әрқайсысының шұғылдығы мен маңыздылығын анықтаңыз. Шұғыл әрі маңызды жұмысты бүгін істеңіз. Маңызды, бірақ шұғыл емес жұмысты осы аптаға жоспарлаңыз (ең құнды жұмыстың басым бөлігі осында тұрады). Шұғыл, бірақ маңызды емес жұмысты біреуге тапсырыңыз. Қалғанын жойыңыз.

Неге ең қолайлы: басып қалған істерді сұрыптауға, бәрі шұғыл көрінетін дүрбелең режимінен шығуға. Матрица «шұғыл» тапсырмалардың көбі шын мәнінде маңызды емес екенін мойындауға мәжбүрлейді.

Неге сақ болу керек: ең шыншыл бөлігі — 4-квадрант, яғни жоюға тиіс жұмыс. Көпшілік бірдеңені жоюдан бас тартады да, 4-квадрант зиратына ие болады. Егер тапсырма сонда екі апта жатса, оны жай ғана жойыңыз.

4. Getting Things Done (GTD)

Дэвид Аллен 2001 жылғы кітабында ұсынған GTD әдісі — әдістен гөрі міндеттемелерді басқарудың толыққанды жүйесі. Негізгі идея: сіздің ойыңыз идея тудыруға арналған, оларды сақтауға емес. Зейініңізді тартып тұрған кез келген нәрсе сенімді сыртқы жүйеде болуы керек.

Бес қадам:

  1. Зейініңізді тартып тұрғанның бәрін кіріс себетіне жинаңыз.
  2. Әр нәрсенің не екенін және келесі әрекеттің қандай екенін нақтылаңыз.
  3. Нәрселерді контекст бойынша тізімдерге реттеңіз (келесі әрекеттер, күтудегілер, бір күні/мүмкін, жобалар).
  4. Жүйені өзекті ұстау үшін апталық шолу арқылы қарап шығыңыз.
  5. Керек уақытта керек тізімнен жұмыс істеп, әрекет етіңіз.

Неге ең қолайлы: көп жоба бойынша міндеттемесі көп адамдарға — басшыларға, кәсіпкерлерге, кеңесшілерге. GTD мәселе көлемде және контекст ауыстыруда болғанда жарқырайды.

Неге сақ болу керек: GTD — бұл тізімдегі ең ауыр жүйе. Оны құрудың бағасы нақты, ал апталық шолу талқыға салынбайды. Шолуға уақыт бөле алмасаңыз, GTD құлайды. GTD әдісі туралы толық талдауымызда оны процестің өзіне тұншықпай қалай құру керегі түсіндірілген.

5. Бақаны бірінші же

Брайан Трейси Марк Твеннің «Егер бақаны жеу сіздің міндетіңіз болса, оны таңертең ең бірінші істеген жөн» деген сөзінен алған тіркес. Әдіс: ең қашқақтап жүрген бір ісіңізді анықтап, соны бірінші істеңіз.

Қалай жұмыс істейді:

  1. Алдыңғы күні кешке өз «бақаңызды» анықтаңыз — ертеңгі тізімдегі ең маңызды, әдетте ең жайсыз тапсырманы.
  2. Келесі күні таңертең бақа бітпейінше басқа ештеңе істемеңіз. Поштаны да, Slack-ті де ашпайсыз, мүмкіндік болса кездесуге де бармайсыз.

Неге ең қолайлы: нақты бір жоғары мәртебелі тапсырма бойынша кейінге қалдыруды жеңуге. Ауыр әңгімелер, үлкен шығармашылық жұмыс, бір апта бойы қашқан есеп — бақаны жеу қашқақтауды кесіп тастайды.

Неге сақ болу керек: «бақаны же» қалған істердің бәрін өткізіп жіберудің сылтауына айналуы мүмкін. Бұл — толыққанды жүйе емес, күніне бір тапсырмалық әдіс. Оны жоғарыдағылардың бірімен қоса қолданыңыз.

6. Парето қағидасы (80/20)

Итальян экономисі Вильфредо Парето атындағы Парето қағидасы көп жүйеде нәтиженің 80 пайызы себептердің 20 пайызынан шығатынын байқайды. Уақытты басқаруда бұл нәтижелеріңіздің шамамен 80 пайызы тапсырмаларыңыздың 20 пайызынан келеді дегенді білдіреді.

Қалай жұмыс істейді: мезгіл-мезгіл — апта немесе ай сайын — уақытыңызды неге жұмсағаныңызды қарап шығыңыз. Құндылықтың басым бөлігін қай 20 пайыз бергенін анықтаңыз. Содан кейін қалған 80 пайызды аяусыз қысқартыңыз, біреуге тапсырыңыз немесе топтап тастаңыз. Парето қағидасы — күнделікті әдіс емес; бұл — мезгілді сүзгіден өткізудің көзілдірігі.

Қоюға болатын сұрақтардың мысалы:

  • Осы аптадағы барлық кездесуімнің қай 20 пайызы жобаны шынымен ілгерілетті?
  • Аяқтаған тапсырмаларымның қай 20 пайызы нақты нәтиже берді?
  • Уақытымды қай жерге жұмсаймын, ал одан дерлік ештеңе шықпайды?

Неге ең қолайлы: күнтізбесіне құны төмен міндеттемелердің қабаты жиналған тәжірибелі мамандарға. Қайда шоғырлану керегін іздеп жүрген кәсіпкерлерге.

Неге сақ болу керек: 80/20 арақатынасы сөзбе-сөз емес, шамалас. Нақты пайызды өлшеуге кірісіп кетпеңіз. Мұнда тәртіп деген — шолу көрсеткен нәрсе бойынша әрекет ету.

7. ABCDE басымдығы

Брайан Трейсидің тағы бір әдісі: ABCDE — күнделікті тапсырмалар тізімін салдары бойынша сұрыптаудың жылдам тәсілі.

  • A — істеу міндетті, бүгін істелмесе салдары ауыр.
  • B — істеу керек, салдары жеңіл.
  • C — істесе жақсы, нақты салдары жоқ.
  • D — біреуге тапсыру.
  • E — жою.

Әр әріптің ішінде рет-ретімен нөмірлеңіз: A1, A2, A3 және т.б. Барлық A бітпейінше B-ға қол тигізбейсіз.

Қалай жұмыс істейді:

  1. Бүгінгі тапсырмаларды тізіңіз.
  2. Әрқайсысына әріп беріңіз.
  3. Әріп ішінде басымдық бойынша нөмірлеңіз.
  4. Жоғарыдан төмен қарай жұмыс істеңіз.

Неге ең қолайлы: тізім ісініп кеткен және жылдам сұрыптау керек күндерге. «Бәрі маңызды сияқты» деген күйден шығуға өте жақсы. Басымдық жүйелерін тереңірек қарау үшін тапсырмаларға қалай басымдық беру керек нұсқаулығын қараңыз.

Неге сақ болу керек: мұнда тәртіп D мен E санаттарында. Көпшілік C-де тоқтайды. Ешқашан біреуге тапсырмасаңыз немесе жоймасаңыз, жүйе басымдық қою емес, жай ғана қайта таңбалау болып шығады.

8. Екі минут ережесі

Дэвид Алленнің GTD әдістемесінен алынған, бірақ өз алдына да пайдалы: егер тапсырма екі минуттан аз уақыт алатын болса, оны кейінге жазып қоймай, бірден орындаңыз.

Қалай жұмыс істейді: поштаны, хабарламаларды немесе жаңа өтініштерді өңдеп отырып, өзіңізге сұрақ қойыңыз: мұны екі минутта немесе одан тезірек бітіре аламын ба? Иә болса, қазір істеңіз. Жоқ болса, жоспарлаңыз немесе тапсырмалар тізіміне қосыңыз.

Неге ең қолайлы: әйтпесе үйіліп қалатын ұсақ әкімшілік істердің ұзын құйрығын жоюға. Қысқа хатқа жауап беру, құжатты сақтау, бланкіге қол қою — бұларды жазып қойып, кейін қайта оқудың бағасы жай ғана істеп қоюдан қымбат.

Неге сақ болу керек: екі минут ережесі шоғырланған жұмыстың ортасында қауіпті. Екі минуттық тапсырмалардың тобы бір сағатты жеп қоюы мүмкін. Ережені терең жұмыс кезінде емес, өңдеу терезелерінде (поштаны сұрыптау, күн соңы) қолданыңыз.

9. Таймбоксинг

Таймбоксинг — уақытты блоктарға бөлудің немере ағасы. Уақытты блоктарға бөлу тапсырмаларды жоспарласа, таймбоксинг оларды шектейді: тапсырмаға белгілі бір ең көп уақыт беріп, аяқталды-аяқталмады дегенге қарамай, қорап бітуімен тоқтайсыз.

Қалай жұмыс істейді:

  1. Тапсырманы анықтаңыз.
  2. Оған беретін ең көп уақытты шешіңіз — айталық, 45 минут.
  3. Таймерді іске қосыңыз.
  4. Тапсырма бітпесе де, таймер аяқталғанда тоқтаңыз.

Неге ең қолайлы: қолда бар уақытты түгел жайлап алуға бейім тапсырмаларға (бұл бейімділік Паркинсон заңы деп аталады). Бір беттік жазба жазу, слайд дайындау, жобаны қарап шығу — табиғи тоқтау нүктесі жоқ жұмыс жасанды нүктеден ұтады.

Таймбоксинг сонымен қатар маңызы шамалы жұмыстағы кемелдікке ұмтылудың дауасы. Мәртебесі мұны талап етпейтін жерде 30 минуттағы «жеткілікті жақсы» нұсқа үш сағаттағы «мінсіз» нұсқадан артық.

Неге сақ болу керек: сапа жылдамдықтан шынымен маңыздырақ жұмысты таймбокске салмаңыз. Хирург операцияны таймбокске салмайды. Әдісті мәртебеге сай таңдаңыз.

10. Күндерді тақырыпқа бөлу

Twitter негізін қалаушы Джек Дорси танымал еткен бұл әдіс аптаның әр күнін жұмыстың бір түріне немесе бір жобаға тағайындайды. Дорси дүйсенбіні басқаруға, сейсенбіні өнімге, сәрсенбіні маркетинг пен коммуникацияға арнаған дейді.

Қалай жұмыс істейді:

  1. Рөліңіздегі жұмыстың негізгі санаттарын анықтаңыз — айталық, терең жұмыс, кездесулер, жоспарлау, оқу, әкімшілік істер.
  2. Әр санатқа аптаның бір негізгі күнін беріңіз.
  3. Сол күннің тақырыбын қорғаңыз: кездесулер тек кездесу күндерінде, терең жұмыс тек терең жұмыс күндерінде.

Неге ең қолайлы: аптасы көп түрлі салаға бөлінген жоғары деңгейлі мамандар мен басшыларға. Тақырыпқа бөлу контекст ауысуын күрт азайтады, ал зерттеулер бойынша жиі ауысу өнімді уақыттың 20-40 пайызына түсуі мүмкін.

Неге сақ болу керек: күндерді тақырыпқа бөлу күнтізбені едәуір бақылауды талап етеді. Рөліңізде дүрбелең жұмыс көп болса, мұны орнықтыру үшін әріптестермен келісуіңіз керек болады — немесе жарты күндік тақырыпқа бөлумен (таңертең терең жұмыс, түстен кейін кездесулер) шектелесіз.

Өзіңізге қолайлы әдісті қалай таңдайсыз

Ең жиі кездесетін қате — оныншысын бірден меңгеруге тырысу. Олай жасамаңыз. Дәл қазір шешіп жатқан нақты мәселеңізге қарай таңдаңыз.

Егер бастауды кейінге қалдырсаңыз: Помодоро техникасы, Бақаны бірінші же. Екеуі де бастау кедергісін түсіреді — Помодоро міндеттемені шектеу арқылы, Бақа кідіру мүмкіндігін алып тастау арқылы.

Егер көлемнің астында қалсаңыз: GTD, Эйзенхауэр матрицасы. Екеуі де міндеттемелерді сұрыптау жүйесін орнатып, бәрін басыңызда сақтаудан құтқарады.

Егер күніңіз кездесулер мен дүрбелең жұмыстың ішінде жоғалса: Уақытты блоктарға бөлу, Күндерді тақырыпқа бөлу. Екеуі де күнтізбеде шынымен маңызды жұмысқа аумақ қорғайды.

Егер ненің маңызды екенін айыра алмасаңыз: Эйзенхауэр матрицасы, ABCDE, Парето қағидасы. Үшеуі де реттеуге мәжбүрлейді.

Егер ұсақ әкімшілік істердің ұзын құйрығы болса: Екі минут ережесі. Оларды бақылаудың орнына бірден бітіріңіз.

Егер бір тапсырма қолда бар уақытты түгел жайлап бара жатса: Таймбоксинг. Тоқтауға мәжбүрлеңіз.

Ой еңбегі адамдарының көбіне жарайтын бастапқы үйлесім: жинау мен реттеу жүйесі ретінде GTD, тікелей орындау үшін уақытты блоктарға бөлу, өңдеуге екі минут ережесі және апталық басымдық қоюға Эйзенхауэр не ABCDE. Бұл — бір жүйе, төрт әдіс, әрі ол мәселенің 90 пайызын қамтиды.

Он уақытты басқару әдісінің бәріне ортақ терең шындық біреу: уақыт — шектеу, зейін — ресурс, ал айқын таңдау әрдайым үнсіз әдепкіден артық. Бір әдісті таңдаңыз, үкім шығармай тұрып оны екі апта қолданыңыз, содан кейін ғана екіншісін қосыңыз. Мақсат — оқып шыққан әдістердің жинағы емес, шынымен қолданатын жүйе.