Những người làm việc hiệu quả cao không kỷ luật hơn bạn — họ có những thiết lập mặc định tốt hơn. Các thói quen của họ gánh phần nặng để ý chí không phải gánh. Bài viết này mổ xẻ 10 thói quen hằng ngày cộng dồn thành kết quả vượt trội, vì sao mỗi thói quen phát huy tác dụng và cách cài đặt nó mà không cần một khóa huấn luyện 30 ngày.

Vì sao thói quen thắng ý chí

Ý chí là nguồn lực hữu hạn. Các nghiên cứu về mệt mỏi khi ra quyết định cho thấy thẩm phán chấp thuận tạm tha nhiều hơn trước bữa trưa so với sau bữa trưa; bác sĩ kê kháng sinh dễ dãi hơn vào cuối ca trực; và bạn ăn hết đĩa bánh lúc 9 giờ tối dù đã phớt lờ nó lúc 9 giờ sáng. Mỗi quyết định lại rút cạn một chút bình xăng, và tới tối thì bình đã khô.

Thói quen né hẳn cái bình xăng đó. Một hành vi đã thật sự thành thói quen gần như không tốn năng lượng nhận thức — bạn làm nó như đánh răng, không cần thương lượng gì. Những người năng suất nhất bạn biết không phải đang gồng mình bằng ý chí; họ đã thiết kế những mặc định khiến lựa chọn hiệu quả trở thành lựa chọn dễ dàng.

Mười thói quen dưới đây được chọn vì hai lý do. Thứ nhất, mỗi thói quen đều có bằng chứng đo lường được đằng sau. Thứ hai, mỗi thói quen đủ nhỏ để bạn bắt đầu ngay hôm nay mà không phải sắp xếp lại cả cuộc đời. Bạn không cần cả mười — hãy chọn hai hoặc ba, cài đặt cho tử tế, rồi thêm cái khác khi chúng đã thành phản xạ.

Thói quen 1: Lên kế hoạch cho ngày mai từ tối nay

Dành năm phút cuối mỗi ngày làm việc để chọn ba việc quan trọng nhất của ngày mai. Viết chúng ra. Rồi đóng máy.

Chỉ một thói quen này thôi đã là thói quen đòn bẩy mạnh nhất trong danh sách. Nó xóa bỏ khoản thuế ra quyết định vào buổi sáng, ngăn Slack và email quyết định lịch trình của bạn, và mồi sẵn cho não làm việc với đúng vấn đề trong lúc bạn ngủ. Những người lập kế hoạch từ tối hôm trước cho biết họ bắt đầu làm việc sớm hơn trung bình 30–60 phút — không phải vì dậy sớm hơn, mà vì họ không phí tiếng đầu tiên để loay hoay xem nên làm gì.

Hãy giữ bản kế hoạch thật ngắn. Ba việc, không phải mười hai. Nếu bạn cần một cấu trúc, phương pháp GTD và các khung sắp xếp ưu tiên cơ bản đều dùng được; điều then chốt là sự đều đặn của nghi thức, không phải định dạng.

Thói quen 2: Ăn con ếch trước tiên

“Ăn con ếch” — cách nói của Brian Tracy, mượn từ Mark Twain — nghĩa là làm đầu việc khó nhất, bị né tránh nhiều nhất ngay đầu buổi sáng. Trước email. Trước các cuộc họp. Trước khi cả ngày ngập trong ma sát.

Vì sao nó hiệu quả: vỏ não trước trán của bạn tươi mới nhất trong 2–3 tiếng đầu sau khi thức dậy. Việc khó cần đúng phần vỏ não tươi mới đó; họp hành và email thì không. Tới 2 giờ chiều, những giờ đỉnh cao đã đi mất, và cơ hội làm việc khó trong ngày cũng đi theo.

Phiên bản thực tế: xác định con ếch từ tối hôm trước (xem Thói quen 1). Khi bắt đầu làm việc, hãy mở đúng tài liệu, tệp hoặc công cụ bạn cần — và không mở gì khác. Đừng “ngó qua” email trước. Email là nơi những con ếch chết đuối.

Thói quen 3: Làm một việc tại một thời điểm

Làm nhiều việc cùng lúc chỉ là bộ trang phục hóa trang của năng suất. Các nghiên cứu chụp cộng hưởng từ chức năng luôn cho thấy cái ta gọi là đa nhiệm thực chất là chuyển đổi công việc rất nhanh, và mỗi lần chuyển đều tốn một khoảng thời gian đo được — lên tới 40% tổng thời gian làm việc hiệu quả ở những công việc phải chuyển đổi liên tục.

Làm một việc tại một thời điểm là thói quen làm đúng một thứ cho tới khi xong (hoặc cho tới khi hết khối thời gian đã định). Một tab. Một tài liệu. Một cuộc trò chuyện. Điện thoại để ở phòng khác.

Phần khó nhất không phải là bản thân sự tập trung — mà là cơn thôi thúc muốn kiểm tra. Mỗi lần bạn cưỡng lại cơn thôi thúc đó, bạn không chỉ đang bảo vệ đầu việc hiện tại; bạn còn đang làm yếu đi thói quen chuyển đổi. Sau hai tuần kiên trì làm một việc tại một thời điểm, cơn thôi thúc lắng xuống thấy rõ. Phần lớn mọi người chẳng bao giờ đi tới tuần thứ hai vì họ không vượt qua nổi ngày đầu tiên.

Thói quen 4: Chia khung thời gian

Chia khung thời gian là việc gán những đầu việc cụ thể vào những khối cụ thể trên lịch, thay vì làm việc từ một danh sách không có điểm dừng.

Danh sách việc cần làm trả lời câu “tôi nên làm gì?” nhưng không bao giờ trả lời câu “khi nào?”. Một cuốn lịch đã chia khối trả lời cả hai cùng lúc. Cal Newport, người phổ biến cách làm này, chỉ ra rằng danh sách việc cần làm là một hư cấu đầy hy vọng — nó ngầm giả định thời gian là vô hạn. Cuốn lịch thì trung thực — nó có 24 giờ, và các cuộc họp ăn hết chúng.

Phiên bản cơ bản: đầu mỗi ngày (hoặc tối hôm trước), hãy kéo ba đầu việc ưu tiên vào những khối 60–120 phút cụ thể. Bảo vệ các khối đó như bảo vệ cuộc họp. Nhiều kỹ thuật quản lý thời gian mà bạn từng nghe qua thực chất là biến thể của chia khung thời gian — bao gồm gán chủ đề cho từng ngày, gom việc theo nhóm và những khối “làm việc sâu” của Newport.

Thói quen 5: Hộp thư về không (hoặc gần như vậy)

“Hộp thư về không” bị hiểu sai rất rộng rãi. Mục tiêu không phải là hộp thư trống rỗng mọi lúc — mà là một hộp thư không đóng vai trò danh sách việc cần làm.

Thói quen ở đây là: hai lần mỗi ngày (chẳng hạn 11 giờ sáng và 4 giờ chiều), xử lý email cho tới khi hộp thư trống. Với mỗi thư, hãy quyết định trong chưa tới 60 giây: xóa, lưu trữ, trả lời ngay (nếu dưới 2 phút), hoặc chuyển thành một đầu việc. Rồi đóng hộp thư lại.

Vấn đề không nằm ở con số không thư. Vấn đề nằm ở con số không thư chưa được xử lý. Email trở thành nơi bạn ghé thăm, chứ không phải nơi bạn sống. Năng suất không đòi hỏi hộp thư trống theo nghĩa đen — nhưng nó đòi hỏi hộp thư của bạn thôi lèo lái cả ngày của bạn.

Thói quen 6: Nghi thức kết thúc ngày làm việc

Nghi thức kết thúc là một thói quen 5–10 phút vào cuối ngày, khép lại một ngày làm việc để ngày hôm sau có thể bắt đầu sạch sẽ. Nó thường gồm: xem lại những gì bạn đã hoàn thành, ghi lại mọi thứ còn đang mở, chọn ba việc hàng đầu cho ngày mai (Thói quen 1), rồi nói một câu kiểu “đã kết thúc” — thành tiếng hoặc trong đầu.

Nghe thì có vẻ ngớ ngẩn. Nhưng nghiên cứu thì không. Các nghiên cứu về phục hồi giữa công việc và đời sống cho thấy những người có nghi thức chuyển tiếp rõ ràng ít nghiền ngẫm công việc vào buổi tối hơn, ngủ ngon hơn và có nhiều năng lượng hơn vào ngày hôm sau. Não bộ coi tín hiệu kết thúc công việc là lời cho phép để buông ra; không có tín hiệu đó, công việc rỉ vào những giờ buổi tối vốn đã quá muộn để làm việc hiệu quả nhưng lại quá bận rộn để nghỉ ngơi.

Quan trọng nhất, chính nghi thức kết thúc mới khiến những thói quen kia bền vững. Không có nó, các thói quen năng suất sẽ cộng dồn thành kiệt sức thay vì thành kết quả.

Thói quen 7: Quy tắc 2 phút

Quy tắc này có hai phiên bản, và cả hai đều đáng nằm trong bộ thói quen của bạn.

Phiên bản của David Allen: nếu một việc mất chưa tới 2 phút, hãy làm ngay lập tức thay vì ghi lại. Chi phí viết nó ra, đọc lại sau đó rồi nhập cuộc trở lại còn vượt quá chi phí làm luôn.

Phiên bản của James Clear: để bắt đầu một thói quen, hãy thu nhỏ nó xuống còn một việc mất 2 phút. “Đọc nhiều hơn” thành “đọc một trang”. “Tập thể dục hằng ngày” thành “xỏ giày chạy bộ vào”. Phiên bản 2 phút nhỏ tới mức sự kháng cự không kịp hình thành quanh nó, và sự đều đặn sẽ tạo ra đà.

Cả hai phiên bản sống theo cùng một nguyên lý: chi phí để bắt đầu gần như luôn cao hơn chi phí để làm. Những thói quen sống sót là những thói quen được thiết kế sao cho việc bắt đầu chẳng tốn công gì.

Thói quen 8: Quản lý năng lượng

Thời gian thì cố định; năng lượng thì không. Một ngày làm việc thật sự hiệu quả là ngày dùng tốt 4–5 giờ đỉnh cao, chứ không phải 9 giờ làng nhàng.

Quản lý năng lượng là thói quen ghép loại công việc với mức năng lượng thay vì chống lại nhịp sinh học. Việc sáng tạo khó vào giờ đỉnh cao của bạn (thường là 8–11 giờ sáng với phần lớn mọi người). Họp hành và việc nhẹ vào giờ trũng (1–3 giờ chiều). Việc hành chính và email vào đỉnh phụ (4–5 giờ chiều). Phục hồi — phục hồi thật sự, không phải lướt điện thoại — vào buổi tối.

Cách bắt đầu đơn giản nhất: trong một tuần, hãy chấm điểm năng lượng của bạn theo thang 1–5 sau mỗi hai tiếng và ghi lại lúc đó bạn đang làm gì. Tới thứ Sáu, bản đồ năng lượng cá nhân của bạn sẽ hiện ra rõ mồn một. Hãy lên kế hoạch theo đó. Phương pháp Pomodoro về bản chất chính là quản lý năng lượng ở quy mô thời gian nhỏ hơn — làm việc theo những khoảng tập trung khớp với khả năng chú ý của bạn thay vì chống lại nó.

Thói quen 9: Buổi nhìn lại hằng tuần

Buổi nhìn lại hằng tuần là một phiên 20–30 phút, thường vào thứ Sáu hoặc Chủ nhật, trong đó bạn khép lại tuần vừa qua và dựng sẵn tuần tới. Bạn rà danh sách công việc, lịch, ghi chú và hộp thư; bạn hoàn tất hoặc chuyển tiếp những mục còn mở; bạn chọn các ưu tiên cho tuần sau.

Đây là thói quen đá đỉnh vòm. Không có buổi nhìn lại hằng tuần, những thói quen khác sẽ trôi dạt — danh sách công việc phình lên, các ưu tiên trở nên cũ kỹ, các khối thời gian tách rời khỏi mục tiêu thật của bạn. Có nó, cả hệ thống tự hiệu chỉnh sau mỗi bảy ngày.

Nếu bạn không làm gì khác trong danh sách này, hãy cài đặt buổi nhìn lại hằng tuần. Những người duy trì đều đặn buổi nhìn lại hằng tuần trong ba tháng gần như luôn nói rằng đó là thói quen năng suất giá trị nhất họ từng áp dụng — hơn bất kỳ ứng dụng, khung tư duy hay khóa học nào.

Thói quen 10: Dọn dẹp không gian số

Chiếc điện thoại của bạn được thiết kế để làm bạn phân tâm. Thói quen ở đây là thiết kế ngược lại nó.

Một đợt dọn dẹp không gian số thiết thực, gồm ba nước đi:

  1. Tắt mọi thông báo không đến từ con người. Không huy hiệu, không biểu ngữ, không âm thanh, không rung từ các ứng dụng. Con người thì được lọt qua; thuật toán thì không.
  2. Đưa các ứng dụng ra khỏi màn hình chính. Hãy để mọi ứng dụng mạng xã hội, tin tức và mua sắm cách bạn ít nhất một thao tác tìm kiếm. Ma sát là hình thức tự chủ rẻ nhất.
  3. Đặt ra một hoặc hai tiếng không dùng ứng dụng mỗi ngày. Cất điện thoại vào ngăn kéo trong khối làm việc đỉnh cao và trong 30 phút đầu tiên sau khi thức dậy.

Đây không phải chuyện sống như tu sĩ. Đây là chuyện giành lại sự chú ý như một nguồn lực bạn chi tiêu có chủ đích, chứ không phải thứ bị thu hoạch một cách mặc định. Những người năng suất mà bạn ngưỡng mộ không kỷ luật hơn bạn với chiếc điện thoại — điện thoại của họ chỉ đơn giản là ít hung hăng hơn.

Cách xây một thói quen bám trụ được

Mười thói quen là quá nhiều để cài đặt cùng lúc. Đây là cách thật sự áp dụng chúng.

Chọn một thói quen. Đúng một thôi. Hãy bắt đầu bằng việc lên kế hoạch cho ngày mai từ tối nay. Nó nhỏ, nó là nền móng, và nó khiến thói quen tiếp theo dễ hơn.

Làm cho nó thật cụ thể. Không phải “lên kế hoạch cho ngày mai từ tối nay” mà là “lúc 17 giờ 55, trước khi gập máy, tôi viết ba ưu tiên của ngày mai vào danh sách công việc.” Thời điểm cụ thể, tín hiệu cụ thể, hành động cụ thể.

Xếp nó lên một thói quen sẵn có. “Sau khi gập máy, tôi viết ba ưu tiên của ngày mai.” Thói quen cũ là tín hiệu; thói quen mới đi nhờ xe.

Theo dõi bằng hình ảnh. Một dấu tích đơn giản trên giấy hiệu quả hơn một ứng dụng hào nhoáng. Điều quan trọng là chuỗi liên tục, không phải dữ liệu.

Đừng bao giờ bỏ lỡ hai lần liền. Bỏ một ngày là dữ liệu; bỏ hai ngày là một quy luật. Nguyên tắc không phải “hoàn hảo” — mà là “hồi phục nhanh”.

Chỉ chồng thói quen kế tiếp khi cái đầu tiên đã thành phản xạ. Thành phản xạ nghĩa là bạn làm nó mà không cần nghĩ, trong ít nhất hai tuần. Phần lớn mọi người thất bại vì chồng ba thói quen mới ngay tuần đầu rồi mất cả ba vào tuần thứ ba.

Thói quen làm việc hiệu quả không phải một kiểu tính cách. Chúng là một hệ thống bạn xây từng mảnh một. Hãy bắt đầu nhỏ, bỏ lỡ mà không làm ầm ĩ, và để hiệu ứng cộng dồn làm phần việc còn lại.

Câu hỏi thường gặp

Xây một thói quen làm việc hiệu quả mất bao lâu?

Con số 21 ngày hay được nhắc tới chỉ là chuyện hoang đường. Nghiên cứu của University College London đưa ra mức trung bình là 66 ngày, dao động từ 18 đến 254 ngày tùy độ phức tạp của thói quen và mức độ đều đặn của bạn. Những thói quen đơn giản như lên kế hoạch cho ngày mai từ tối nay bám trụ sau 2–4 tuần; những thói quen phức tạp như chia khung thời gian cần 2–3 tháng. Hãy chuẩn bị tinh thần cho phương án dài và bạn sẽ không bao giờ thất vọng.

Nên bắt đầu với thói quen nào?

Hãy bắt đầu bằng việc lên kế hoạch cho ngày mai từ tối nay. Nó chỉ mất năm phút, không đòi hỏi chút ý chí nào vào buổi sáng và giảm mệt mỏi vì phải ra quyết định suốt cả ngày. Mọi thói quen khác trong danh sách này đều dễ hơn khi bạn thôi bắt đầu ngày mới từ con số không.

Nếu tôi bỏ lỡ một ngày thì sao?

Bỏ một ngày thì bắt đầu lại vào ngày kế tiếp. Nghiên cứu cho thấy một lần bỏ lỡ không gây tác động đo lường được lên việc hình thành thói quen; bỏ hai lần liên tiếp làm tăng gấp đôi nguy cơ bạn từ bỏ hẳn thói quen đó. Nguyên tắc bỏ túi: đừng bao giờ bỏ lỡ hai lần liền.

Tôi có thể xếp chồng nhiều thói quen không?

Có — xếp chồng thói quen là một trong những cách đáng tin cậy nhất để xây dựng hành vi mới. Hãy neo một thói quen mới vào một thói quen sẵn có (ví dụ: “sau khi rót cà phê buổi sáng, tôi mở danh sách công việc”). Hãy bắt đầu bằng cách mỗi lần chỉ xếp chồng đúng một thói quen mới; chồng ba cái cùng lúc gần như luôn thất bại.

Tôi có cần ứng dụng để xây thói quen làm việc hiệu quả không?

Không, nhưng một danh sách công việc đơn giản hoặc một bảng theo dõi thói quen sẽ giảm ma sát. Cái bẫy là chọn công cụ trước khi chọn thói quen. Hãy chọn thói quen, làm nó hai tuần bằng giấy, rồi mới nâng cấp lên công cụ nếu bạn thật sự cần thêm cấu trúc.