Bullet journal cho người mới: hướng dẫn khởi đầu đầy đủ

Bullet journal là một trong số ít hệ thống quản lý công việc vừa gọn trong một tờ giấy vừa mở rộng được cho cả năm lập kế hoạch. Nếu bạn từng thấy ngợp trước những trang trí công phu trên mạng xã hội, bài hướng dẫn dành cho người mới này lột bỏ mọi lớp áo và trả bullet journal về đúng cơ chế của nó: bảng ký hiệu, mục lục, ba loại nhật ký và thói quen chuyển tiếp giúp cả hệ thống sống lâu. Bạn có thể dựng xong toàn bộ trong 15 phút.

Bullet journal là gì (và không phải là gì)

Bullet journal — thường gọi tắt là “bujo” — là một hệ thống trên giấy do Ryder Carroll tạo ra để ghi lại công việc, sự kiện và ghi chú trong cùng một cuốn sổ. Về cốt lõi, nó gồm ba ý tưởng: ghi nhanh bằng gạch đầu dòng (những dòng ngắn thay vì đoạn văn), một cuốn sổ cho tất cả mọi thứ, và chuyển tiếp hằng tháng để giữ hệ thống luôn trung thực.

Nó không giống những gì phần lớn internet cho bạn xem. Những trang viết tay nắn nót, tô màu nước, đầy bảng theo dõi tâm trạng trên Pinterest là một thú vui mọc lên quanh hệ thống, chứ không phải bản thân hệ thống. Bullet journal nguyên bản cố tình đơn giản — mực đen, không trang trí, không cần thước kẻ.

Đây là điểm phân biệt quan trọng với người mới:

Một cuốn bullet journal được trang trí là một lối giải tỏa sáng tạo, tình cờ giúp bạn lên kế hoạch cho ngày.
Một cuốn bullet journal thực dụng là một hệ thống lập kế hoạch, tình cờ sống trong một cuốn sổ.

Bài viết này nói về phiên bản thực dụng. Nếu sau này việc trang trí mang lại niềm vui cho bạn, cứ thêm vào. Nếu không, bullet journal vẫn chạy tốt với một cây bút bi xanh bình thường.

Những thứ bạn thật sự cần

Bạn cần một cuốn sổ và một cây bút. Đó là toàn bộ danh sách bắt buộc.

Những thứ hữu ích — nhưng không bắt buộc:

Một cuốn sổ chấm hoặc kẻ ô (khổ A5 là điểm ngọt). Trang chấm cho bạn cấu trúc mà không ép bạn viết theo dòng.
Một cây bút bạn thích viết. Yếu tố dự báo mạnh nhất xem cuốn bullet journal có sống qua tháng thứ hai không chính là việc bạn có thích cầm cây bút đó lên hay không.
Một dấu trang hoặc ruy băng đánh dấu để ngày hiện tại luôn chỉ cách một cái lật giở.
Một cây thước nếu bạn không kẻ thẳng được và điều đó làm bạn khó chịu.

Chỉ vậy thôi. Hãy bỏ qua băng dính washi, bút lông và khuôn vẽ cho tới khi bạn đã hoàn thành ba lần chuyển tiếp hằng tháng và biết chắc hệ thống hợp với mình. Sự hào hứng mua sắm phụ kiện là nguyên nhân hàng đầu khiến các cuốn bullet journal bị bỏ dở.

Bảng ký hiệu (các dấu và gạch đầu dòng)

Bảng ký hiệu là bản chú giải cho cuốn bullet journal của bạn. Nó định nghĩa mỗi ký hiệu có nghĩa gì, để chỉ cần liếc mắt là biết một dòng là công việc, sự kiện hay ghi chú. Hãy đặt bảng ký hiệu ở trang đầu tiên hoặc mặt trong của bìa trước.

Một bảng ký hiệu tối giản dùng ba dấu cho công việc và hai loại nội dung:

• Công việc
× Công việc đã xong
> Công việc được chuyển tiếp (dời sang ngày hoặc tháng sau)
< Công việc được xếp lịch (dời vào nhật ký tương lai)
~ Công việc không còn cần thiết (gạch bỏ)
○ Sự kiện
— Ghi chú

Bạn có thể mở rộng bảng ký hiệu với dấu ưu tiên (* cho việc quan trọng), cảm hứng (! cho ý tưởng) hoặc nghiên cứu (◊ cho việc cần tìm hiểu thêm). Hãy giữ nó nhỏ gọn. Bảng ký hiệu chỉ phát huy tác dụng khi bạn nhớ được mà không cần tra lại.

Các gạch đầu dòng ít quan trọng hơn so với kỷ luật dùng chúng một cách nhất quán. Khi một công việc đã được đánh dấu >, nghĩa là bạn đã ra một quyết định — nó không còn lơ lửng vô định nữa. Chỉ một nước đi đó thôi đã là phần lớn sức mạnh của bullet journal.

Mục lục

Mục lục là bảng nội dung mà bạn dựng dần theo thời gian. Nó nằm ở trang 1–2 (hoặc 1–4 với cuốn sổ dày) và trông như sau:

Mục lục
Nhật ký tương lai ............ 5–8
Nhật ký tháng 5 ............. 9–10
Nhật ký ngày tháng 5 ....... 11–24
Sách cần đọc ................. 25
Nhật ký tháng 6 ............ 26–27
Nhật ký ngày tháng 6 ....... 28–...

Mỗi khi bắt đầu một trang mới, bạn viết tên và số trang của nó vào mục lục. Đây chính là lý do bullet journal mở rộng được: bạn có thể chèn một bộ sưu tập “Sách cần đọc” vào giữa ngày 12 và ngày 13 tháng 6 mà không làm xáo trộn thứ gì, vì mục lục sẽ tìm lại nó sau này.

Hãy đánh số mọi trang trong cuốn sổ (phần lớn sổ chấm hiện đại đã đánh số sẵn). Mục lục vô dụng nếu không có số trang.

Nhật ký tương lai

Nhật ký tương lai là tầm nhìn dài hạn của bạn. Nó chứa các sự kiện, hạn chót và công việc thuộc về những tháng bạn chưa tới.

Một bố cục phổ biến: chia hai trang đối diện thành sáu ô, mỗi ô một tháng, bao phủ sáu tháng tới. Hoặc dùng “phương pháp Alastair” — một trang duy nhất với lề trái hẹp, nơi bạn ghi mã tháng (1/2/3/4/5/6) bên cạnh từng mục thuộc tương lai.

Dùng nhật ký tương lai cho:

Sinh nhật, ngày kỷ niệm và các mốc lặp lại
Hội thảo, chuyến đi và những hạn chót đã biết
Các dự án lớn bạn biết là sẽ tới nhưng chưa lên kế hoạch được
Bất cứ điều gì ai đó nhắc tới (“buổi họp toàn công ty vào tháng Chín”) mà bạn không muốn quên

Khi dựng một nhật ký tháng mới, bạn rà nhật ký tương lai và chuyển những mục liên quan lên phía trước. Đây là mảnh ghép thần kỳ thứ hai của bullet journal — không gì rơi khỏi tầm mắt, nhưng cũng không gì làm rối tháng hiện tại.

Nhật ký tháng

Nhật ký tháng là hai trang đối diện được dựng vào đầu mỗi tháng.

Trang trái — dạng lịch. Viết tên tháng ở trên cùng. Dọc theo lề trái, liệt kê mọi ngày kèm chữ viết tắt của thứ (1 S, 2 C, 3 H, 4 B…). Bên cạnh mỗi ngày, ghi nhanh các sự kiện đã xếp lịch: cuộc họp, hạn chót, chuyến đi. Bạn có được cả tháng trong một cái liếc mắt.

Trang phải — danh sách công việc. Một danh sách gạch đầu dòng các công việc và dự định cho tháng. Không phải việc của một ngày cụ thể nào — chỉ là những thứ cần xảy ra trong tháng này. Hãy lấy chúng từ các việc chưa xong của tháng trước và từ nhật ký tương lai.

Việc dựng nhật ký tháng mất khoảng năm phút và cho bạn tầm nhìn mà một bản kế hoạch tuần nằm bên dưới. Nhiều người dùng bullet journal thêm một trang tuần vào giữa nhật ký tháng và nhật ký ngày; đó là tùy chọn, nhưng đáng thử nếu các tuần của bạn có nhịp điệu rõ rệt.

Nhật ký ngày

Nhật ký ngày là nơi hệ thống chạm vào ngày sống thật. Nó cũng là phần mà người mới hay làm phức tạp hóa nhất.

Hãy mở tới chỗ trống tiếp theo. Viết ngày hôm nay làm tiêu đề. Bên dưới, ghi nhanh mọi thứ theo đúng thứ tự chúng xảy ra — việc bạn cần làm, sự kiện đã diễn ra, ghi chú đáng giữ. Hãy dùng các ký hiệu trong bảng ký hiệu.

Thứ Ba, 19/5
× Trả lời Marta về bản tóm tắt
• Viết dàn ý kế hoạch quý III
○ Họp nhanh 10:00
— Sam nói bảng phân tích số liệu đang lỗi
• Gọi nha sĩ
> Xem lại số liệu quý II
○ Ăn trưa với R.
— Ý tưởng: mẫu tổng kết hằng tuần cho từng dự án

Ba quy tắc giữ cho nhật ký ngày luôn trung thực:

Đừng kẻ sẵn các trang ngày. Hãy dùng chỗ trống tiếp theo. Nếu hôm nay là ngày dày đặc, nhật ký chiếm cả trang; nếu hôm nay yên ả, ba dòng là đủ. Trang kẻ sẵn vừa phí giấy vừa ép ngày hôm đó vào một hình dạng nó không có.
Thêm vào nhật ký suốt cả ngày, không chỉ lúc bắt đầu. Nhật ký ngày cũng là bản ghi những gì đã xảy ra, thứ vô cùng quý giá vào ngày nhìn lại.
Xử lý các việc chưa xong vào sáng hôm sau, không phải ngay lúc đó. Khi bắt đầu nhật ký của ngày mai, hãy quyết định với từng việc còn mở: làm hôm nay (•), chuyển tiếp sang ngày sau (>), xếp vào nhật ký tương lai (<), hay gạch bỏ vì không còn cần thiết (~).

Nếu bạn hoàn toàn mới với việc ghi lại công việc, những điều cơ bản trong bài cách lập danh sách việc cần làm chuyển thẳng sang thực hành bullet journal được.

Bộ sưu tập (và cách dùng chúng)

Bộ sưu tập là bất kỳ trang theo chủ đề nào không phải nhật ký. Sách cần đọc. Kế hoạch dự án. Biên bản họp. Danh sách đồ mang đi du lịch. Mục tiêu. Nhật ký tập luyện.

Siêu năng lực của bullet journal là các bộ sưu tập sống chung với nhật ký ngày mà không làm gián đoạn chúng. Cần lên kế hoạch một dự án vào thứ Ba? Hãy bắt đầu trang dự án ở chỗ trống kế tiếp, ghi số trang vào mục lục, rồi hôm sau quay lại nhật ký ngày.

Vài bộ sưu tập nên có khi mới bắt đầu:

Đổ hết ra giấy — một trang, không cấu trúc, mỗi tuần một lần đổ hết mọi thứ trong đầu ra.
Lúc nào đó — những ý tưởng và dự án bạn có thể theo đuổi nhưng không phải trong quý này.
Bảng theo dõi — thói quen, tập luyện, đọc sách, tâm trạng. Hãy giữ đơn giản; bảng theo dõi phức tạp là thứ chết sớm nhất.
Trang dự án — mỗi dự án đang chạy một trang, kèm công việc, đường link và các quyết định.
Tham khảo — mật khẩu (đừng), ghi chú đọc sách (nên), các danh sách kiểm lặp lại.

Hãy cưỡng lại thôi thúc dựng 20 bộ sưu tập trong tuần đầu tiên. Chỉ thêm một bộ sưu tập vào đúng lúc bạn thật sự cần nó, chứ không phải khi mới dự đoán là sẽ cần.

Chuyển tiếp: cách giữ cho bullet journal luôn sống

Chuyển tiếp là nghi thức hằng tháng phân định giữa những cuốn bullet journal phát triển tốt và những cuốn chết yểu vào tháng Hai.

Cuối mỗi tháng, hãy ngồi xuống 20 phút và làm việc này:

Mở nhật ký tháng vừa kết thúc. Đọc mọi công việc chưa xong.
Với từng việc, hãy hỏi: việc này còn đáng làm không?
Nếu còn và đã có ngày cụ thể — hãy xếp lịch cho nó trong nhật ký tương lai bằng dấu <.
Nếu còn và thuộc loại “sắp tới” — hãy chuyển nó sang nhật ký tháng mới bằng dấu >.
Nếu không còn — hãy gạch bỏ bằng dấu ~ và đừng thấy tội lỗi gì cả.
Dựng nhật ký tháng mới: lịch bên trái, danh sách công việc bên phải, lấy từ những mục vừa chuyển tiếp và từ nhật ký tương lai.

Chuyển tiếp áp đặt một kiểu trung thực lặng lẽ. Một đầu việc đã bị chuyển tiếp ba lần thì hoặc phải được chia nhỏ ra, hoặc phải được xếp lịch với ngày cụ thể, hoặc bị bỏ hẳn. Không có gì mục ruỗng mãi mãi trong cuốn bullet journal của bạn.

Nếu bạn còn duy trì một buổi nhìn lại hằng tuần (rất nên — xem vai trò của buổi nhìn lại tuần trong bài thói quen làm việc hiệu quả), thì chuyển tiếp trở thành cái kết tự nhiên cho mỗi tháng.

Các lựa chọn bullet journal trên nền tảng số

Bullet journal được thiết kế cho giấy, và giấy có những lợi thế thật sự: không thông báo, ghi lại nhanh hơn, nhớ tốt hơn, cùng một cảm giác chạm tay mà không ứng dụng nào tái tạo được. Nhưng giấy cũng có giới hạn — không tìm kiếm được, không đồng bộ giữa các thiết bị, không có việc lặp lại.

Nếu bạn muốn giữ tinh thần bullet journal trong một công cụ số, hãy tìm những thứ sau:

Mô hình trang tự do (những cuốn sổ gồm các trang, không phải cơ sở dữ liệu gồm các bản ghi).
Liên kết dễ dàng giữa các trang — chính là mục lục phiên bản số của bạn.
Ghi nhanh với gạch đầu dòng, ô đánh dấu và định dạng tối thiểu.
Tìm kiếm, thứ duy nhất mà giấy thật sự không thể mang lại.

Những lựa chọn phổ biến: Notion, Obsidian, Logseq, GoodNotes (trên iPad) và các ứng dụng bullet journal chuyên dụng. Không cái nào khách quan mà nói là tốt hơn một cuốn sổ chấm giá vài trăm nghìn, nhưng chúng tốt hơn với những người vốn đã làm việc hoàn toàn trên máy.

Dù chọn chất liệu nào, các quy tắc vẫn không đổi. Bảng ký hiệu, mục lục, ba loại nhật ký và chuyển tiếp hằng tháng chính là hệ thống. Cuốn sổ — bằng giấy hay bằng điểm ảnh — chỉ là trang nền bên dưới.